不動産法務パーソナルアシスタント
Mayer Brownのロンドン不動産部門のオフィス・マネージング・パートナーに対し、複雑なスケジュール、出張、書類、顧客業務、事業開発を調整しながら、上級レベルの管理サポートを提供します。機密性の高い役員アシスタント業務に加え、案件管理やイベント運営も担う職務です。
仕事内容
- 事務所の方針と手順を遵守し、業務スキルを常に最新の状態に保つ。
- 書簡、書類、プレゼンテーションの作成、編集、書式設定、校正を行う。
- 予定、アポイントメント、優先事項、重複予定、スケジュール変更を管理する。
- 会議室やオンライン会議設備の手配、議題・資料の準備、ケータリングや入館手続きの調整、事後対応を含め、会議を運営する。
- 資料、背景情報、旅程、リマインダーを用意し、オフィス・マネージング・パートナーの予定を支援する。
- 国内外の出張、宿泊、地上交通を手配する。
- 出張記録を管理し、更新や期限更新を支援する。
- 時間記録、請求、進行中業務の追跡、経費、経理事務を支援する。
- 文書、案件、顧客、事業開発の各システムの情報を最新に保つ。
- 案件の開始手続きと管理、ファイリング、保管、終了、移管を支援する。
- 印刷、コピー、スキャンを管理し、機密書類を安全に取り扱う。
- 多岐にわたる業務を計画・優先順位付けし、期限と約束事項に責任を持って対応する。
- 日々の業務を管理し、競合する依頼があれば共有する。
- 紙および電子ファイルと管理記録を維持する。
- スケジュールと業務量の定期的な確認を調整する。
- 社内外の顧客からの問い合わせに、専門的かつ慎重に対応する。
- 事業開発、顧客対応、会議、セミナー、訪問、イベントを支援する。
- 招待状、ゲストリスト、承認、出席情報、会場、出張、イベント資料を調整する。
- 事業開発、マーケティング、社内チーム、社外関係者と連携する。
- 専門性を備えた最初の窓口を務める。
- オフィス・マネージング・パートナーとの定期的な打ち合わせを設定する。
- 機密を守り、適切に判断し、懸念事項をエスカレーションする。
- 不動産部門および事務所全体と協力し、代理対応やサポートを行う。
- 訪問する上級職の同僚や海外代表団を支援する。
- 業務慣行、プロセス、サービス提供の改善案を提案する。
- 会議に出席し、メモや議事録を作成して、合意した対応事項を追跡する。
- 主体的かつ正確、迅速に顧客重視のサポートを提供し、オフィス・マネージング・パートナーと事務所を専門的に代表する。
応募要件
- GCSEまたは同等の資格。A Levelの学習経験があれば尚可。
- RSA IIのタイピング資格または同等の資格。
- 秘書関連の資格があれば尚可。
- 上級秘書または役員サポートの経験。プロフェッショナルサービス業界またはパートナーシップ組織での経験が望ましい。
- 上級職または著名人を支援し、複雑で変化する優先事項に対応した経験。
- 法律業界での経験が望ましい。不動産分野の知識があれば役立つが、必須ではない。
- 優れた英語の文章力、スペリング、文法、句読法、校正スキル。
- Microsoft WordとOutlookの高度な実務知識。
- ExcelとPowerPointの十分な実務知識。
- 文書、案件、顧客関係、財務管理システムを使いこなす自信、または迅速に習得する能力。
- 速く正確なタイピング。
- 主体的で柔軟性があり、整理整頓に優れ、ニーズを先読みして問題を解決できること。
- 細部への高い注意力と正確性へのこだわり。
- 明確で自信のあるコミュニケーション能力。
- プレッシャーの中でも冷静で信頼でき、優先順位を見直し、厳しい期限を守れること。
- 協調性があり、チームの一員として働けること。
- 福利厚生
福利厚生
- 成長し、力を発揮し、可能性を伸ばすための機会、支援、能力開発を提供します。
- インクルーシブな職場環境。
- LGBTQIA+、人種・民族、多様な信仰、女性、障がい、社会的包摂と機会、家庭生活に関する従業員リソースグループがあります。
- 採用期間中および入所後に合理的配慮を提供します。
- 週4日のオフィス勤務を伴うハイブリッド勤務。