Mayer Brown on kansainvälinen asianajotoimisto, joka palvelee yrityksiä, sijoitusrahastoja ja rahoituslaitoksia vaativissa liiketoimissa, riita-asioissa ja sääntelykysymyksissä. Sen oikeudellisiin käytäntöihin kuuluvat pankki- ja rahoitusoikeus, pääomamarkkinat, yhtiö- ja arvopaperioikeus, riidanratkaisu, immateriaalioikeudet, kyberturvallisuus ja tietosuoja sekä kiinteistöoikeus. Toimisto toimii useiden kansallisten kumppanuuksien ja erikoistuneiden tiimien kautta sekä jakaa analyyseja ja järjestää tapahtumia esimerkiksi tekoälyn, kyberturvallisuuden ja yksityisen luotonannon kehityksestä.
Kiinteistöoikeuden henkilökohtainen assistentti
Tuet Mayer Brownin Lontoon kiinteistöoikeuden toimiston toimitusjohtavaa osakasta vaativissa hallinnollisissa tehtävissä ja koordinoit aikatauluja, matkoja, asiakirjoja, asiakastyötä ja liiketoiminnan kehittämistä. Tehtävässä yhdistyvät luottamuksellinen johdon avustaminen, toimeksiantojen hallinnointi ja tapahtumien tukeminen.
Kuvaus
- Noudata yrityksen käytäntöjä ja menettelytapoja sekä pidä tekniset taitosi ajan tasalla.
- Laadi, muokkaa, muotoile ja oikolue kirjeenvaihtoa, asiakirjoja ja esityksiä.
- Hallinnoi kalentereita, tapaamisia, prioriteetteja, päällekkäisyyksiä ja aikataulumuutoksia.
- Järjestä kokouksia, mukaan lukien tilat, etäyhteydet, esityslistat, aineistot, tarjoilut, kulkujärjestelyt ja jatkotoimet.
- Valmistele toimitusjohtava osakas tuleviin tehtäviin kokoamalla asiakirjat, taustatiedot, matkasuunnitelmat ja muistutukset.
- Järjestä kotimaan ja ulkomaan matkat, majoitus ja maakuljetukset.
- Ylläpidä matkatietoja ja avusta uusimisissa ja päivityksissä.
- Tue työajankirjausta, laskutusta, keskeneräisten töiden seurantaa, kulukirjanpitoa ja taloushallinnon tehtäviä.
- Pidä asiakirja-, toimeksianto-, asiakas- ja liiketoiminnan kehittämisjärjestelmien tiedot ajan tasalla.
- Avusta toimeksiantojen avaamisessa ja hallinnoinnissa, arkistoinnissa, päättämisessä ja siirroissa.
- Huolehdi tulostamisesta, kopioinnista ja skannaamisesta sekä käsittele luottamuksellisia asiakirjoja turvallisesti.
- Suunnittele ja priorisoi monipuolista työkuormaa sekä vastaa määräajoista ja sovituista sitoumuksista.
- Hallinnoi päivittäisiä tehtäviä ja tuo esiin keskenään kilpailevat vaatimukset.
- Ylläpidä paperisia ja sähköisiä arkistoja sekä hallinnollisia tietoja.
- Koordinoi kalenterin ja työkuorman säännöllisiä arviointeja.
- Vastaa sisäisiin ja ulkoisiin asiakaskyselyihin ammattimaisesti ja hienotunteisesti.
- Tue liiketoiminnan kehittämistä, asiakasyhteistyötä, konferensseja, seminaareja, vierailuja ja tapahtumia.
- Koordinoi kutsuja, vieraslistoja, hyväksyntöjä, osallistumistietoja, tapahtumapaikkoja, matkoja ja tapahtumamateriaaleja.
- Pidä yhteyttä liiketoiminnan kehittämisen, markkinoinnin, sisäisten tiimien ja ulkoisten yhteyshenkilöiden kanssa.
- Toimi ammattimaisena ensisijaisena yhteyshenkilönä.
- Järjestä säännöllisiä tapaamisia toimitusjohtavan osakkaan kanssa.
- Suojaa luottamuksellisia tietoja, käytä harkintaa ja nosta huolenaiheet esiin.
- Työskentele kiinteistöoikeuden osaston ja koko yrityksen kanssa sekä tarjoa sijaisapua ja tukea.
- Avusta vierailevia johtavia kollegoita ja kansainvälisiä valtuuskuntia.
- Ehdota parannuksia työtapoihin, prosesseihin ja palvelun tuottamiseen.
- Osallistu kokouksiin, tee muistiinpanoja tai pöytäkirjoja ja seuraa sovittujen toimien etenemistä.
- Tarjoa ennakoivaa, täsmällistä ja oikea-aikaista asiakaskeskeistä tukea ja edusta toimitusjohtavaa osakasta ja yritystä ammattimaisesti.
Vaatimukset
- Vähintään GCSE-tutkinto tai vastaava; A-tason opintoja pidetään etuna.
- RSA II -kirjoituspätevyyden osoittava tutkinto tai vastaava.
- Sihteerin tutkinto on eduksi.
- Kokemusta vaativista sihteerin tai johdon avustamisen tehtävistä, mielellään asiantuntijapalveluissa tai osakasvetoisessa yrityksessä.
- Kokemusta johtavien tai näkyvässä asemassa olevien henkilöiden avustamisesta sekä monimutkaisten ja muuttuvien prioriteettien hallinnasta.
- Kokemus lakialalta on toivottavaa; kiinteistöalan tuntemus on hyödyksi, mutta ei välttämätöntä.
- Erinomainen kirjallinen englannin kielen taito, oikeinkirjoitus, kielioppi, välimerkkien käyttö ja oikolukutaito.
- Microsoft Wordin ja Outlookin edistynyt käyttötaito.
- Hyvä Excelin ja PowerPointin käyttötaito.
- Valmius käyttää asiakirja-, toimeksianto-, asiakassuhde- ja taloushallinnon järjestelmiä tai oppia ne nopeasti.
- Nopea ja tarkka kirjoitustaito.
- Ennakoiva, joustava ja erittäin järjestelmällinen työote sekä kyky ennakoida tarpeita ja ratkaista ongelmia.
- Huolellisuus ja sitoutuminen täsmällisyyteen.
- Selkeä ja varma viestintätaito.
- Kyky säilyttää rauhallisuus ja luotettavuus paineen alla, muuttaa prioriteetteja ja noudattaa tiukkoja määräaikoja.
- Yhteistyökyky ja valmius toimia osana tiimiä.
- Edut
Edut
- Mahdollisuuksia, tukea ja kehittymismahdollisuuksia, joiden avulla voit kasvaa, menestyä ja saavuttaa täyden potentiaalisi.
- Osallistava työympäristö.
- Henkilöstöryhmiä LGBTQIA+-yhteisölle, eri etnisille taustoille, useille uskontokunnille, naisille, vammaisille, sosiaaliselle osallisuudelle ja mahdollisuuksille sekä perhe-elämälle.
- Kohtuullisia mukautuksia rekrytoinnin aikana ja yritykseen liittymisen jälkeen.
- Hybridityöskentely, johon kuuluu toimistolla työskentely neljänä päivänä viikossa.