Mayer Brown เป็นสำนักงานกฎหมายระดับโลกที่ให้บริการบริษัท กองทุนการลงทุน และสถาบันการเงินในด้านธุรกรรมที่ซับซ้อน ข้อพิพาท และประเด็นด้านกฎระเบียบ แนวปฏิบัติทางกฎหมายของสำนักงานครอบคลุมการธนาคารและการเงิน ตลาดทุน กฎหมายธุรกิจและหลักทรัพย์ การดำเนินคดี ทรัพย์สินทางปัญญา ความมั่นคงปลอดภัยทางไซเบอร์และความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ตลอดจนอสังหาริมทรัพย์ สำนักงานดำเนินงานผ่านห้างหุ้นส่วนระดับประเทศหลายแห่งและทีมผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน พร้อมเผยแพร่บทวิเคราะห์และจัดกิจกรรมเกี่ยวกับความเคลื่อนไหวต่าง ๆ เช่น ปัญญาประดิษฐ์ ความมั่นคงปลอดภัยทางไซเบอร์ และสินเชื่อภาคเอกชน
ผู้ช่วยส่วนตัวฝ่ายกฎหมาย ด้านอสังหาริมทรัพย์
สนับสนุนงานธุรการระดับอาวุโสให้แก่หุ้นส่วนผู้จัดการสำนักงานอสังหาริมทรัพย์ลอนดอนของ Mayer Brown โดยประสานงานตารางงานที่ซับซ้อน การเดินทาง เอกสาร งานลูกค้า และการพัฒนาธุรกิจ บทบาทนี้ผสานงานผู้ช่วยผู้บริหารที่ต้องรักษาความลับเข้ากับการดูแลเรื่องงานและการสนับสนุนกิจกรรม
รายละเอียด
- ปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนของสำนักงาน และพัฒนาทักษะทางเทคนิคให้ทันสมัยอยู่เสมอ
- ร่าง แก้ไข จัดรูปแบบ และตรวจทานจดหมาย เอกสาร และงานนำเสนอ
- จัดการปฏิทินนัดหมาย การนัดหมาย ลำดับความสำคัญ ตารางเวลาที่ทับซ้อนกัน และการเปลี่ยนแปลงกำหนดการ
- จัดการประชุม รวมถึงห้องประชุม ระบบประชุมเสมือน วาระการประชุม เอกสาร อาหารและเครื่องดื่ม การเข้าออกสถานที่ และการติดตามงานหลังประชุม
- เตรียมเอกสาร ข้อมูลประกอบ กำหนดการเดินทาง และการแจ้งเตือน เพื่อให้หุ้นส่วนผู้จัดการสำนักงานพร้อมสำหรับภารกิจต่าง ๆ
- จัดการเดินทางทั้งในประเทศและต่างประเทศ ที่พัก และการเดินทางภาคพื้นดิน
- ดูแลบันทึกการเดินทาง และช่วยดำเนินการต่ออายุและปรับปรุงข้อมูล
- สนับสนุนการบันทึกเวลา การเรียกเก็บเงิน การติดตามงานระหว่างดำเนินการ ค่าใช้จ่าย และงานธุรการด้านบัญชี
- ดูแลข้อมูลในระบบเอกสาร ระบบงานคดี ระบบลูกค้า และระบบพัฒนาธุรกิจให้เป็นปัจจุบัน
- ช่วยเปิดและดูแลงานคดี การจัดเก็บเอกสาร การจัดเก็บเข้าคลัง การปิดงาน และการโอนย้ายงาน
- จัดการงานพิมพ์ ทำสำเนา และสแกน พร้อมดูแลเอกสารลับอย่างปลอดภัย
- วางแผนและจัดลำดับความสำคัญของงานที่หลากหลาย โดยรับผิดชอบกำหนดเวลาและภารกิจที่ได้รับมอบหมาย
- จัดการงานประจำวันและแจ้งให้ทราบเมื่อมีความต้องการที่ขัดแย้งกัน
- ดูแลแฟ้มเอกสารทั้งแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงบันทึกงานธุรการ
- ประสานการทบทวนปฏิทินนัดหมายและปริมาณงาน
- ตอบข้อสอบถามจากลูกค้าภายในและภายนอกอย่างมืออาชีพและระมัดระวัง
- สนับสนุนการพัฒนาธุรกิจ การมีส่วนร่วมกับลูกค้า การประชุม การสัมมนา การเยี่ยมเยือน และกิจกรรมต่าง ๆ
- ประสานคำเชิญ รายชื่อแขก การอนุมัติ รายละเอียดผู้เข้าร่วม สถานที่ การเดินทาง และเอกสารประกอบกิจกรรม
- ประสานงานกับฝ่ายพัฒนาธุรกิจ ฝ่ายการตลาด ทีมงานภายใน และผู้ติดต่อภายนอก
- ทำหน้าที่เป็นผู้ติดต่อด่านแรกอย่างมืออาชีพ
- จัดการนัดพูดคุยกับหุ้นส่วนผู้จัดการสำนักงานเป็นประจำ
- รักษาความลับ ใช้วิจารณญาณอย่างเหมาะสม และแจ้งประเด็นที่น่ากังวลต่อผู้เกี่ยวข้อง
- ทำงานร่วมกับฝ่ายอสังหาริมทรัพย์และสำนักงานโดยรวม พร้อมให้ความช่วยเหลือและปฏิบัติหน้าที่แทน
- ช่วยดูแลเพื่อนร่วมงานระดับอาวุโสที่มาเยือนและคณะผู้แทนจากต่างประเทศ
- เสนอแนวทางปรับปรุงวิธีปฏิบัติงาน กระบวนการ และการให้บริการ
- เข้าร่วมประชุม จดบันทึกหรือจัดทำรายงานการประชุม และติดตามงานที่ตกลงกันไว้
- ให้การสนับสนุนเชิงรุก ถูกต้อง และทันท่วงทีโดยมุ่งเน้นลูกค้า พร้อมเป็นตัวแทนของหุ้นส่วนผู้จัดการสำนักงานและสำนักงานอย่างมืออาชีพ
คุณสมบัติ
- วุฒิ GCSE หรือเทียบเท่า; หากกำลังศึกษาระดับ A Level จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
- วุฒิการพิมพ์ดีด RSA II หรือเทียบเท่า
- วุฒิด้านเลขานุการจะเป็นประโยชน์
- มีประสบการณ์สนับสนุนงานเลขานุการระดับอาวุโสหรืองานผู้บริหาร โดยควรเป็นประสบการณ์ในธุรกิจบริการวิชาชีพหรือสำนักงานกฎหมายที่ดำเนินงานในรูปแบบห้างหุ้นส่วน
- มีประสบการณ์สนับสนุนบุคคลระดับอาวุโสหรือบุคคลที่มีชื่อเสียง และจัดการลำดับความสำคัญที่ซับซ้อนและเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
- ประสบการณ์ในภาคกฎหมายเป็นที่ต้องการ ความรู้ด้านอสังหาริมทรัพย์เป็นประโยชน์แต่ไม่จำเป็น
- มีทักษะภาษาอังกฤษทั้งการเขียน การสะกดคำ ไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน และการตรวจทานในระดับดีเยี่ยม
- มีความรู้ในการใช้งาน Microsoft Word และ Outlook ขั้นสูง
- มีความรู้ในการใช้งาน Excel และ PowerPoint เป็นอย่างดี
- มั่นใจในการใช้ระบบจัดการเอกสาร งานคดี ความสัมพันธ์กับลูกค้า และการเงิน หรือเรียนรู้การใช้ระบบเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็ว
- พิมพ์ได้รวดเร็วและแม่นยำ
- ทำงานเชิงรุก ยืดหยุ่น และจัดการงานได้อย่างเป็นระบบ พร้อมคาดการณ์ความต้องการและแก้ปัญหาได้
- ใส่ใจรายละเอียดสูงและมุ่งมั่นต่อความถูกต้อง
- สื่อสารได้ชัดเจนและมั่นใจ
- สงบและไว้วางใจได้เมื่ออยู่ภายใต้แรงกดดัน สามารถจัดลำดับความสำคัญใหม่และทำงานให้ทันกำหนดเวลาที่เข้มงวด
- ทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดีและเป็นส่วนหนึ่งของทีมได้
- สวัสดิการ
สวัสดิการ
- โอกาส การสนับสนุน และการพัฒนาเพื่อเติบโต ประสบความสำเร็จ และไปถึงศักยภาพสูงสุดของคุณ
- สภาพแวดล้อมการทำงานที่เปิดกว้างและยอมรับความแตกต่าง
- กลุ่มทรัพยากรพนักงานสำหรับ LGBTQIA+ เชื้อชาติและชาติพันธุ์ ศาสนาต่าง ๆ ผู้หญิง ผู้พิการ การมีส่วนร่วมและโอกาสทางสังคม ตลอดจนชีวิตครอบครัว
- การปรับเปลี่ยนอย่างเหมาะสมระหว่างการสรรหาและหลังจากเข้าร่วมสำนักงาน
- รูปแบบการทำงานแบบผสมผสาน โดยเข้าไปทำงานที่สำนักงานสัปดาห์ละสี่วัน