Mayer Brown est un cabinet d'avocats international qui accompagne les entreprises, les fonds d'investissement et les institutions financières dans des opérations complexes, des contentieux et des questions réglementaires. Ses domaines d'expertise couvrent la banque et la finance, les marchés de capitaux, le droit des sociétés et les valeurs mobilières, le contentieux, la propriété intellectuelle, la cybersécurité et la protection des données, ainsi que l'immobilier. Le cabinet s'appuie sur plusieurs partenariats nationaux et des équipes spécialisées, tout en partageant des analyses et en organisant des événements sur des évolutions telles que l'intelligence artificielle, la cybersécurité et le crédit privé.
Assistant personnel juridique, immobilier
Apporter un soutien administratif de haut niveau à l’associé responsable du bureau Immobilier de Mayer Brown à Londres, en coordonnant des agendas complexes, les déplacements, les documents, le travail avec les clients et le développement commercial. Le poste associe une assistance de direction confidentielle à l’administration des dossiers et au soutien événementiel.
Description
- Respecter les politiques et procédures du cabinet et tenir à jour ses compétences techniques.
- Rédiger, modifier, mettre en forme et relire la correspondance, les documents et les présentations.
- Gérer les agendas, les rendez-vous, les priorités, les conflits et les changements de planning.
- Organiser les réunions, notamment les salles, les équipements virtuels, les ordres du jour, les documents, la restauration, les accès et le suivi des actions.
- Préparer les engagements de l’associé responsable du bureau en réunissant les documents, les informations générales, les itinéraires et les rappels nécessaires.
- Organiser les déplacements nationaux et internationaux, l’hébergement et le transport terrestre.
- Tenir les dossiers de voyage à jour et contribuer aux renouvellements et mises à jour.
- Contribuer au suivi du temps, à la facturation, au suivi des travaux en cours, aux notes de frais et à l’administration des comptes.
- Tenir à jour les informations dans les systèmes de gestion des documents, dossiers, clients et développement commercial.
- Contribuer à l’ouverture et à l’administration des dossiers, au classement, à l’archivage, à la clôture et aux transferts.
- Gérer l’impression, la photocopie et la numérisation, et traiter les documents confidentiels en toute sécurité.
- Planifier et hiérarchiser une charge de travail variée, en assumant la responsabilité des échéances et des engagements.
- Gérer les tâches quotidiennes et signaler les demandes concurrentes.
- Tenir les dossiers papier et électroniques ainsi que les registres administratifs.
- Coordonner les bilans d’agenda et de charge de travail.
- Répondre aux demandes des clients internes et externes avec professionnalisme et discrétion.
- Soutenir le développement commercial, les relations clients, les conférences, les séminaires, les visites et les événements.
- Coordonner les invitations, les listes d’invités, les validations, les informations de présence, les lieux, les déplacements et les supports événementiels.
- Assurer la liaison avec les équipes Développement commercial et Marketing, les équipes internes et les contacts externes.
- Être un premier point de contact professionnel.
- Organiser des points réguliers avec l’associé responsable du bureau.
- Protéger la confidentialité, faire preuve de discernement et signaler les préoccupations.
- Travailler avec le département Immobilier et l’ensemble du cabinet, en assurant le relais et le soutien nécessaires.
- Apporter son aide aux collègues seniors de passage et aux délégations internationales.
- Proposer des améliorations des méthodes de travail, des processus et de la qualité de service.
- Participer aux réunions, prendre des notes ou rédiger des comptes rendus et suivre les actions convenues.
- Fournir un soutien proactif, précis et rapide, axé sur les clients, et représenter avec professionnalisme l’associé responsable du bureau et le cabinet.
Exigences
- GCSE ou équivalent ; des études de niveau A sont souhaitées.
- Qualification de dactylographie RSA II ou équivalent.
- Une qualification en secrétariat constitue un atout.
- Expérience de l’assistance administrative ou de direction auprès de cadres supérieurs, idéalement dans les services professionnels ou au sein d’un cabinet en société.
- Expérience de l’assistance à des personnes de haut niveau ou très en vue et de la gestion de priorités complexes et changeantes.
- Une expérience dans le secteur juridique est souhaitée ; une connaissance de l’immobilier est utile, mais non obligatoire.
- Excellente maîtrise de l’anglais écrit, de l’orthographe, de la grammaire, de la ponctuation et de la relecture.
- Maîtrise avancée de Microsoft Word et Outlook dans un contexte professionnel.
- Bonne maîtrise d’Excel et de PowerPoint.
- Aisance avec les systèmes de gestion documentaire, des dossiers, de la relation client et de l’administration financière, ou capacité à les apprendre rapidement.
- Excellente vitesse et précision de frappe.
- Approche proactive, souple et très organisée, avec la capacité d’anticiper les besoins et de résoudre les problèmes.
- Grand souci du détail et engagement en faveur de la précision.
- Communication claire et assurée.
- Capacité à garder son calme et à faire preuve de fiabilité sous pression, à réorganiser les priorités et à respecter des délais stricts.
- Esprit collaboratif et capacité à travailler en équipe.
- avantages
Avantages
- Des possibilités, un accompagnement et des perspectives de développement pour progresser, s’épanouir et réaliser son potentiel.
- Un environnement de travail inclusif.
- Des groupes de ressources pour les employés consacrés aux personnes LGBTQIA+, à la race et à l’origine ethnique, aux différentes confessions, aux femmes, au handicap, à l’inclusion et aux perspectives sociales, ainsi qu’à la vie familiale.
- Des aménagements raisonnables pendant le recrutement et après l’arrivée au cabinet.
- Travail hybride, avec une présence au bureau quatre jours par semaine.