Η Mayer Brown είναι μια παγκόσμια δικηγορική εταιρεία που εξυπηρετεί εταιρείες, επενδυτικά κεφάλαια και χρηματοπιστωτικά ιδρύματα σε σύνθετες συναλλαγές, διαφορές και κανονιστικά ζητήματα. Οι νομικές πρακτικές της καλύπτουν την τραπεζική και χρηματοδότηση, τις κεφαλαιαγορές, το εταιρικό δίκαιο και τις κινητές αξίες, τη δικαστηριακή επίλυση διαφορών, την πνευματική ιδιοκτησία, την κυβερνοασφάλεια και την προστασία δεδομένων, καθώς και τα ακίνητα. Η εταιρεία δραστηριοποιείται μέσω πολλαπλών εθνικών εταιρικών σχημάτων και εξειδικευμένων ομάδων, ενώ μοιράζεται αναλύσεις και διοργανώνει εκδηλώσεις για εξελίξεις όπως η τεχνητή νοημοσύνη, η κυβερνοασφάλεια και η ιδιωτική πίστη.
Νομικός/ή προσωπικός/ή βοηθός, ακίνητα
Παροχή ανώτερης διοικητικής υποστήριξης στον επικεφαλής εταίρο του γραφείου ακινήτων του Λονδίνου της Mayer Brown, με συντονισμό σύνθετων προγραμμάτων, ταξιδιών, εγγράφων, εργασιών πελατών και επιχειρηματικής ανάπτυξης. Ο ρόλος συνδυάζει εμπιστευτική υποστήριξη στελέχους με διοικητική διαχείριση υποθέσεων και υποστήριξη εκδηλώσεων.
Περιγραφή
- Τήρηση των πολιτικών και διαδικασιών της εταιρείας και διαρκής επικαιροποίηση των τεχνικών δεξιοτήτων.
- Σύνταξη, επιμέλεια, μορφοποίηση και διόρθωση αλληλογραφίας, εγγράφων και παρουσιάσεων.
- Διαχείριση ημερολογίων, ραντεβού, προτεραιοτήτων, συγκρούσεων και αλλαγών προγράμματος.
- Οργάνωση συναντήσεων, συμπεριλαμβανομένων αιθουσών, εικονικών μέσων, ημερήσιων διατάξεων, εγγράφων, κερασμάτων, πρόσβασης και ενεργειών παρακολούθησης.
- Προετοιμασία του επικεφαλής εταίρου του γραφείου για τις υποχρεώσεις του, με έγγραφα, πληροφορίες υποβάθρου, δρομολόγια και υπενθυμίσεις.
- Οργάνωση εγχώριων και διεθνών ταξιδιών, διαμονής και χερσαίων μεταφορών.
- Τήρηση αρχείων ταξιδιών και παροχή βοήθειας για ανανεώσεις και ενημερώσεις.
- Υποστήριξη της καταχώρισης χρόνου, της τιμολόγησης, της παρακολούθησης εργασιών σε εξέλιξη, των εξόδων και της λογιστικής διαχείρισης.
- Επικαιροποίηση πληροφοριών στα συστήματα εγγράφων, υποθέσεων, πελατών και επιχειρηματικής ανάπτυξης.
- Υποστήριξη στο άνοιγμα και τη διαχείριση υποθέσεων, στην αρχειοθέτηση, στην ταξινόμηση, στο κλείσιμο και στις μεταφορές.
- Διαχείριση εκτυπώσεων, φωτοαντιγράφων και σαρώσεων, καθώς και ασφαλής χειρισμός εμπιστευτικών εγγράφων.
- Σχεδιασμός και ιεράρχηση ποικίλου φόρτου εργασίας, με ανάληψη ευθύνης για προθεσμίες και δεσμεύσεις.
- Διαχείριση καθημερινών εργασιών και επισήμανση ανταγωνιστικών απαιτήσεων.
- Τήρηση έντυπων και ηλεκτρονικών φακέλων και διοικητικών αρχείων.
- Συντονισμός ανασκοπήσεων ημερολογίου και φόρτου εργασίας.
- Επαγγελματική και διακριτική απάντηση σε ερωτήματα εσωτερικών και εξωτερικών πελατών.
- Υποστήριξη της επιχειρηματικής ανάπτυξης, της εμπλοκής πελατών, συνεδρίων, σεμιναρίων, επισκέψεων και εκδηλώσεων.
- Συντονισμός προσκλήσεων, καταλόγων προσκεκλημένων, εγκρίσεων, στοιχείων συμμετοχής, χώρων, ταξιδιών και υλικού εκδηλώσεων.
- Συνεργασία με τις ομάδες επιχειρηματικής ανάπτυξης και μάρκετινγκ, εσωτερικές ομάδες και εξωτερικές επαφές.
- Λειτουργία ως επαγγελματικό πρώτο σημείο επικοινωνίας.
- Οργάνωση τακτικών συναντήσεων ενημέρωσης με τον επικεφαλής εταίρο του γραφείου.
- Προστασία της εμπιστευτικότητας, ορθή κρίση και κλιμάκωση προβληματισμών.
- Συνεργασία με το τμήμα ακινήτων και την ευρύτερη εταιρεία, με παροχή κάλυψης και υποστήριξης.
- Υποστήριξη επισκεπτών ανώτερων συναδέλφων και διεθνών αντιπροσωπειών.
- Πρόταση βελτιώσεων στις πρακτικές εργασίας, στις διαδικασίες και στην παροχή υπηρεσιών.
- Συμμετοχή σε συναντήσεις, τήρηση σημειώσεων ή πρακτικών και παρακολούθηση των συμφωνημένων ενεργειών.
- Παροχή προδραστικής, ακριβούς και έγκαιρης υποστήριξης με επίκεντρο τον πελάτη, εκπροσωπώντας επαγγελματικά τον επικεφαλής εταίρο του γραφείου και την εταιρεία.
Απαιτήσεις
- Απολυτήριο GCSE ή ισοδύναμο· προτιμάται φοίτηση σε επίπεδο A Level.
- Πιστοποίηση δακτυλογράφησης RSA II ή ισοδύναμη.
- Η πιστοποίηση γραμματειακών σπουδών αποτελεί πλεονέκτημα.
- Εμπειρία στην παροχή ανώτερης γραμματειακής ή εκτελεστικής υποστήριξης, ιδανικά σε επαγγελματικές υπηρεσίες ή σε εταιρική σύμπραξη.
- Εμπειρία υποστήριξης ανώτερων ή προβεβλημένων προσώπων και διαχείρισης σύνθετων προτεραιοτήτων που μεταβάλλονται.
- Επιθυμητή η εμπειρία στον νομικό τομέα· η γνώση ακινήτων είναι χρήσιμη αλλά δεν απαιτείται.
- Άριστη γραπτή γνώση αγγλικών, ορθογραφίας, γραμματικής, στίξης και διόρθωσης κειμένων.
- Προχωρημένη πρακτική γνώση των Microsoft Word και Outlook.
- Καλή πρακτική γνώση των Excel και PowerPoint.
- Εξοικείωση με συστήματα διαχείρισης εγγράφων, υποθέσεων, πελατειακών σχέσεων και οικονομικής διαχείρισης, ή ικανότητα γρήγορης εκμάθησής τους.
- Γρήγορη και ακριβής δακτυλογράφηση.
- Προδραστική, ευέλικτη και ιδιαίτερα οργανωμένη προσέγγιση, με ικανότητα πρόβλεψης αναγκών και επίλυσης προβλημάτων.
- Μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια και δέσμευση στην ακρίβεια.
- Σαφείς και γεμάτες αυτοπεποίθηση επικοινωνιακές δεξιότητες.
- Ικανότητα διατήρησης ψυχραιμίας και αξιοπιστίας υπό πίεση, αναπροσαρμογής προτεραιοτήτων και τήρησης αυστηρών προθεσμιών.
- Συνεργατική προσέγγιση και ικανότητα εργασίας ως μέλος ομάδας.
- παροχές
Παροχές
- Ευκαιρίες, υποστήριξη και ανάπτυξη για εξέλιξη, ευημερία και αξιοποίηση των δυνατοτήτων σας.
- Ένα συμπεριληπτικό εργασιακό περιβάλλον.
- Ομάδες πόρων εργαζομένων για LGBTQIA+, φυλετικές και εθνοτικές ομάδες, πολλαπλές θρησκείες, γυναίκες, άτομα με αναπηρία, κοινωνική ένταξη και ευκαιρίες, καθώς και οικογενειακή ζωή.
- Εύλογες προσαρμογές κατά τη διαδικασία πρόσληψης και μετά την ένταξη στην εταιρεία.
- Υβριδική εργασία, με παρουσία στο γραφείο τέσσερις ημέρες την εβδομάδα.