A Mayer Brown é um escritório de advocacia global que atende empresas, fundos de investimento e instituições financeiras em operações complexas, disputas e questões regulatórias. Suas áreas jurídicas abrangem serviços bancários e financeiros, mercados de capitais, direito societário e valores mobiliários, contencioso, propriedade intelectual, cibersegurança e privacidade de dados, e imóveis. O escritório atua por meio de diversas parcerias nacionais e equipes especializadas, além de compartilhar análises e promover eventos sobre avanços em áreas como inteligência artificial, cibersegurança e crédito privado.
Assistente pessoal jurídico, imobiliário
Presta suporte administrativo sênior ao sócio gestor do escritório de Real Estate da Mayer Brown em Londres, coordenando agendas complexas, viagens, documentos, trabalho com clientes e desenvolvimento de negócios. A função combina assistência executiva confidencial com administração de assuntos jurídicos e apoio a eventos.
Descrição
- Seguir as políticas e os procedimentos do escritório e manter as habilidades técnicas atualizadas.
- Redigir, editar, formatar e revisar correspondências, documentos e apresentações.
- Gerenciar agendas, compromissos, prioridades, conflitos e alterações de horário.
- Organizar reuniões, incluindo salas, recursos virtuais, pautas, documentos, serviços de alimentação, acessos e ações de acompanhamento.
- Preparar o sócio gestor do escritório para seus compromissos com documentos, informações de contexto, itinerários e lembretes.
- Organizar viagens nacionais e internacionais, hospedagem e transporte terrestre.
- Manter registros de viagens e auxiliar com renovações e atualizações.
- Dar suporte ao registro de horas, faturamento, acompanhamento de trabalhos em andamento, despesas e administração de contas.
- Manter atualizadas as informações nos sistemas de documentos, assuntos jurídicos, clientes e desenvolvimento de negócios.
- Auxiliar na abertura e administração de assuntos jurídicos, arquivamento, guarda, encerramento e transferências.
- Gerenciar impressão, cópias e digitalização, além de manusear documentos confidenciais com segurança.
- Planejar e priorizar uma carga de trabalho variada, assumindo responsabilidade por prazos e compromissos.
- Gerenciar tarefas diárias e sinalizar demandas conflitantes.
- Manter arquivos físicos e eletrônicos e registros administrativos.
- Coordenar revisões de agenda e carga de trabalho.
- Responder a consultas de clientes internos e externos com profissionalismo e discrição.
- Apoiar o desenvolvimento de negócios, o relacionamento com clientes, conferências, seminários, visitas e eventos.
- Coordenar convites, listas de convidados, aprovações, dados de presença, locais, viagens e materiais para eventos.
- Manter contato com as equipes de Desenvolvimento de Negócios e Marketing, equipes internas e contatos externos.
- Atuar como primeiro ponto de contato profissional.
- Agendar conversas regulares com o sócio gestor do escritório.
- Proteger a confidencialidade, exercer bom discernimento e encaminhar preocupações.
- Trabalhar com o departamento de Real Estate e com o restante do escritório, oferecendo cobertura e suporte.
- Dar apoio a colegas seniores visitantes e delegações internacionais.
- Sugerir melhorias nas práticas de trabalho, nos processos e na prestação de serviços.
- Participar de reuniões, fazer anotações ou atas e acompanhar as ações acordadas.
- Prestar suporte proativo, preciso e pontual, com foco no cliente, representando profissionalmente o sócio gestor do escritório e a banca.
Requisitos
- GCSE ou equivalente; estudos de nível A são desejáveis.
- Certificação de datilografia RSA II ou equivalente.
- Qualificação em secretariado é um diferencial.
- Experiência prestando suporte secretarial ou executivo sênior, de preferência em serviços profissionais ou em uma sociedade de profissionais.
- Experiência apoiando pessoas seniores ou de alto perfil e lidando com prioridades complexas e em constante mudança.
- Experiência no setor jurídico é desejável; conhecimentos de Real Estate são úteis, mas não obrigatórios.
- Excelente inglês escrito, com domínio de ortografia, gramática, pontuação e revisão de textos.
- Conhecimento avançado de Microsoft Word e Outlook para uso profissional.
- Bom conhecimento de Excel e PowerPoint.
- Familiaridade com sistemas de gestão de documentos, assuntos jurídicos, relacionamento com clientes e administração financeira, ou capacidade de aprendê-los rapidamente.
- Digitação rápida e precisa.
- Postura proativa, flexível e altamente organizada, com capacidade de antecipar necessidades e resolver problemas.
- Grande atenção aos detalhes e compromisso com a precisão.
- Habilidade de comunicação clara e segura.
- Capacidade de manter a calma e ser confiável sob pressão, repriorizar tarefas e cumprir prazos rigorosos.
- Postura colaborativa e capacidade de trabalhar em equipe.
- benefícios
Benefícios
- Oportunidades, apoio e desenvolvimento para crescer, prosperar e alcançar seu potencial.
- Um ambiente de trabalho inclusivo.
- Grupos de recursos para funcionários voltados a LGBTQIA+, raça e etnia, diversas religiões, mulheres, deficiência, inclusão e oportunidades sociais e vida familiar.
- Adaptações razoáveis durante o processo seletivo e após a contratação.
- Trabalho híbrido, com presença no escritório quatro dias por semana.