A Mayer Brown globális ügyvédi iroda, amely vállalatokat, befektetési alapokat és pénzügyi intézményeket támogat összetett tranzakciók, jogviták és szabályozási kérdések során. Jogi szakterületei közé tartozik a banki és pénzügyi jog, a tőkepiacok, a társasági jog és az értékpapírok, a peres ügyek, a szellemi tulajdon, a kiberbiztonság és az adatvédelem, valamint az ingatlanjog. Az iroda több nemzeti partnerségen és szakosodott csapaton keresztül működik, emellett elemzéseket és rendezvényeket oszt meg az olyan fejleményekről, mint a mesterséges intelligencia, a kiberbiztonság és a magánhitel.
Jogi személyi asszisztens, ingatlanügyek
Nyújtson magas szintű adminisztratív támogatást a Mayer Brown londoni ingatlanjogi irodavezető partnerének: koordinálja az összetett naptárakat, utazásokat, dokumentumokat, ügyfélmunkát és üzletfejlesztést. A munkakör bizalmas vezetői asszisztensi feladatokat ötvöz ügyintézéssel és rendezvénytámogatással.
Leírás
- Tartsa be a cég irányelveit és eljárásait, valamint tartsa naprakészen szakmai ismereteit.
- Készítsen, szerkesszen, formázzon és ellenőrizzen levelezéseket, dokumentumokat és prezentációkat.
- Kezelje a naptárakat, időpontokat, prioritásokat, ütközéseket és időbeosztás-változásokat.
- Szervezze meg a megbeszéléseket, beleértve a termeket, online eszközöket, napirendeket, anyagokat, étkeztetést, hozzáférést és az utólagos teendőket.
- Készítse fel az irodavezető partnert kötelezettségeire az anyagok, háttérinformációk, útitervek és emlékeztetők összeállításával.
- Szervezzen belföldi és nemzetközi utazásokat, szállást és földi közlekedést.
- Vezesse az utazási nyilvántartásokat, és segítsen azok megújításában és frissítésében.
- Támogassa az időrögzítést, számlázást, folyamatban lévő munkák nyomon követését, költségelszámolást és pénzügyi adminisztrációt.
- Tartsa naprakészen az adatokat a dokumentum-, ügy-, ügyfél- és üzletfejlesztési rendszerekben.
- Segítsen az ügyek megnyitásában és adminisztrációjában, az irattározásban, archiválásban, lezárásban és átadásban.
- Kezelje a nyomtatást, másolást és szkennelést, és biztonságosan bánjon a bizalmas dokumentumokkal.
- Tervezze meg és rangsorolja a változatos munkaterhelést, vállalva a határidőkért és kötelezettségekért a felelősséget.
- Kezelje a napi feladatokat, és jelezze az egymással versengő igényeket.
- Tartsa karban a papíralapú és elektronikus aktákat, valamint az adminisztratív nyilvántartásokat.
- Koordinálja a naptár és a munkaterhelés felülvizsgálatát.
- Válaszoljon professzionálisan és diszkréten a belső és külső ügyfélmegkeresésekre.
- Támogassa az üzletfejlesztést, az ügyfélkapcsolatokat, konferenciákat, szemináriumokat, látogatásokat és rendezvényeket.
- Koordinálja a meghívókat, vendéglistákat, jóváhagyásokat, részvételi adatokat, helyszíneket, utazást és rendezvényanyagokat.
- Tartson kapcsolatot az üzletfejlesztési és marketingcsapattal, a belső csoportokkal és külső partnerekkel.
- Legyen professzionális első kapcsolattartó.
- Szervezzen rendszeres egyeztetéseket az irodavezető partnerrel.
- Őrizze meg a bizalmas információkat, járjon el körültekintően, és jelezze az aggályokat a megfelelő vezetőknek.
- Dolgozzon együtt az ingatlanjogi részleggel és a cég egészével, helyettesítési és egyéb támogatást nyújtva.
- Segítse a látogató vezető kollégákat és nemzetközi delegációkat.
- Tegyen javaslatokat a munkamódszerek, folyamatok és szolgáltatások fejlesztésére.
- Vegyen részt megbeszéléseken, készítsen jegyzeteket vagy jegyzőkönyveket, és kövesse nyomon a megállapodott teendőket.
- Nyújtson proaktív, pontos és időben érkező, ügyfélközpontú támogatást, professzionálisan képviselve az irodavezető partnert és a céget.
Követelmények
- GCSE vagy azzal egyenértékű végzettség; az A Level tanulmányok előnyt jelentenek.
- RSA II gépírói képesítés vagy azzal egyenértékű végzettség.
- A titkári képesítés előnyt jelent.
- Tapasztalat magas szintű titkársági vagy vezetői támogatás nyújtásában, lehetőleg professzionális szolgáltatói környezetben vagy partnerségnél.
- Tapasztalat vezető beosztású vagy kiemelt személyek támogatásában, valamint összetett és folyamatosan változó prioritások kezelésében.
- A jogi ágazatban szerzett tapasztalat kívánatos; az ingatlanjogi ismeret hasznos, de nem kötelező.
- Kiváló írásbeli angol nyelvtudás, helyesírási, nyelvtani, központozási és korrektúrázási készség.
- A Microsoft Word és Outlook haladó szintű használata.
- Az Excel és a PowerPoint jó szintű ismerete.
- Dokumentumkezelő, ügykezelő, ügyfélkapcsolat-kezelő és pénzügyi adminisztrációs rendszerek magabiztos használata, vagy gyors elsajátításuk képessége.
- Gyors és pontos gépelés.
- Proaktív, rugalmas és rendkívül szervezett munkavégzés, az igények előrejelzésének és a problémák megoldásának képességével.
- Kiemelt figyelem a részletekre és elkötelezettség a pontosság iránt.
- Világos, magabiztos kommunikációs készség.
- Képesség a nyugodt és megbízható munkavégzésre nyomás alatt, a prioritások átrendezésére és szoros határidők betartására.
- Együttműködő hozzáállás és csapatmunkára való képesség.
- juttatások
Juttatások
- Lehetőségek, támogatás és fejlődés, hogy kibontakozhasson, sikeres legyen és elérje a benne rejlő lehetőségeket.
- Befogadó munkakörnyezet.
- Munkavállalói erőforráscsoportok az LGBTQIA+ közösség, a faji és etnikai csoportok, a különböző vallások, a nők, a fogyatékossággal élők, a társadalmi befogadás és esélyegyenlőség, valamint a családi élet támogatására.
- Ésszerű alkalmazkodási lehetőségek a toborzás során és a céghez való csatlakozást követően.
- Hibrid munkavégzés, heti négy irodai jelenléti nappal.