Mayer Brown er et globalt advokatfirma som bistår selskaper, investeringsfond og finansinstitusjoner med komplekse transaksjoner, tvister og regulatoriske spørsmål. Firmaets juridiske virksomhetsområder omfatter blant annet bank og finans, kapitalmarkeder, selskapsrett og verdipapirer, rettstvister, immaterialrett, cybersikkerhet og personvern samt eiendomsrett. Firmaet arbeider gjennom flere nasjonale partnerskap og spesialiserte team, og deler analyser og arrangerer arrangementer om utviklingen innen for eksempel kunstig intelligens, cybersikkerhet og privat kreditt.
Juridisk personlig assistent, eiendom
Gi erfaren administrativ støtte til Mayer Browns ansvarlige partner for eiendomsvirksomheten i London. Koordiner komplekse kalendere, reiser, dokumenter, klientarbeid og forretningsutvikling i en rolle med konfidensiell lederstøtte, saksadministrasjon og arrangementsstøtte.
Beskrivelse
- Følg firmaets retningslinjer og prosedyrer, og hold de tekniske ferdighetene oppdatert.
- Utarbeid, rediger, formater og korrekturles korrespondanse, dokumenter og presentasjoner.
- Administrer kalendere, avtaler, prioriteringer, konflikter og endringer i timeplanen.
- Organiser møter, inkludert lokaler, virtuelle fasiliteter, agendaer, møtedokumenter, servering, adgang og oppfølging.
- Forbered den ansvarlige partneren for kontoret til oppgaver med dokumenter, bakgrunnsinformasjon, reiseplaner og påminnelser.
- Ordne innenlands- og utenlandsreiser, overnatting og transport på bakken.
- Vedlikehold reiseregistre, og bidra med fornyelser og oppdateringer.
- Støtt timeregistrering, fakturering, oppfølging av pågående arbeid, utgifter og regnskapsadministrasjon.
- Hold informasjon oppdatert i systemer for dokumenter, saker, klienter og forretningsutvikling.
- Bidra med opprettelse og administrasjon av saker, arkivering, avslutning og overføringer.
- Administrer utskrift, kopiering og skanning, og håndter konfidensielle dokumenter sikkert.
- Planlegg og prioriter en variert arbeidsmengde, og ta ansvar for frister og forpliktelser.
- Administrer daglige oppgaver, og gjør oppmerksom på konkurrerende behov.
- Vedlikehold papirbaserte og elektroniske saksmapper samt administrative registre.
- Koordiner gjennomganger av kalender og arbeidsmengde.
- Svar profesjonelt og diskret på henvendelser fra interne og eksterne klienter.
- Støtt forretningsutvikling, klientengasjement, konferanser, seminarer, besøk og arrangementer.
- Koordiner invitasjoner, gjestelister, godkjenninger, deltakeropplysninger, lokaler, reiser og arrangementsmateriell.
- Samarbeid med forretningsutvikling, markedsføring, interne team og eksterne kontakter.
- Vær et profesjonelt første kontaktpunkt.
- Avtal regelmessige oppfølgingssamtaler med den ansvarlige partneren for kontoret.
- Beskytt konfidensialitet, bruk godt skjønn og løft bekymringer videre.
- Arbeid med eiendomsavdelingen og resten av firmaet, og bidra med avlastning og støtte.
- Bistå besøkende senior kolleger og internasjonale delegasjoner.
- Foreslå forbedringer av arbeidsmåter, prosesser og tjenesteleveranser.
- Delta på møter, ta notater eller referat, og følge opp avtalte tiltak.
- Gi proaktiv, nøyaktig og punktlig klientfokusert støtte, og representer den ansvarlige partneren for kontoret og firmaet profesjonelt.
Krav
- GCSE eller tilsvarende; A-level-studier foretrekkes.
- RSA II-typingskvalifikasjon eller tilsvarende.
- Sekretærutdanning er en fordel.
- Erfaring med å gi sekretær- eller lederstøtte på seniornivå, helst innen profesjonelle tjenester eller et partnerskap.
- Erfaring med å støtte seniorpersoner eller personer med høy profil og håndtere komplekse prioriteringer som endres underveis.
- Erfaring fra juridisk sektor er ønskelig; kunnskap om eiendom er nyttig, men ikke et krav.
- Svært gode skriftlige engelskkunnskaper, rettskriving, grammatikk, tegnsetting og korrekturlesing.
- Avansert praktisk kjennskap til Microsoft Word og Outlook.
- God praktisk kjennskap til Excel og PowerPoint.
- Trygghet med systemer for dokumenter, saker, klientrelasjoner og økonomiadministrasjon, eller evne til å lære dem raskt.
- Rask og nøyaktig maskinskriving.
- En proaktiv, fleksibel og svært organisert arbeidsmåte, med evne til å forutse behov og løse problemer.
- Stor sans for detaljer og forpliktelse til nøyaktighet.
- Tydelige og selvsikre kommunikasjonsevner.
- Evne til å holde seg rolig og pålitelig under press, omprioritere og overholde strenge frister.
- Samarbeidsorientert og i stand til å jobbe som del av et team.
- fordeler
Fordeler
- Muligheter, støtte og utvikling slik at du kan vokse, trives og nå ditt potensial.
- Et inkluderende arbeidsmiljø.
- Medarbeidergrupper for LGBTQIA+, rase og etnisitet, flere trosretninger, kvinner, funksjonsnedsettelse, sosial inkludering og muligheter samt familieliv.
- Rimelig tilrettelegging under rekrutteringen og etter at du begynner i firmaet.
- Hybridarbeid med oppmøte på kontoret fire dager i uken.