Mayer Brown adalah firma hukum global yang melayani perusahaan, dana investasi, dan lembaga keuangan dalam transaksi kompleks, sengketa, serta berbagai urusan regulasi. Praktik hukumnya mencakup perbankan dan keuangan, pasar modal, hukum perusahaan dan sekuritas, litigasi, kekayaan intelektual, keamanan siber dan privasi data, serta real estat. Firma ini beroperasi melalui berbagai kemitraan nasional dan tim khusus, sambil membagikan analisis serta menyelenggarakan acara tentang perkembangan seperti kecerdasan buatan, keamanan siber, dan kredit swasta.
Asisten Pribadi Hukum, Real Estat
Memberikan dukungan administratif senior kepada Managing Partner Kantor Real Estat Mayer Brown di London, termasuk mengoordinasikan jadwal yang kompleks, perjalanan, dokumen, pekerjaan klien, dan pengembangan bisnis. Peran ini memadukan bantuan eksekutif yang bersifat rahasia dengan administrasi perkara dan dukungan acara.
Deskripsi
- Mematuhi kebijakan dan prosedur firma serta terus memperbarui keterampilan teknis.
- Menyusun, menyunting, memformat, dan mengoreksi surat-menyurat, dokumen, serta presentasi.
- Mengelola agenda, janji temu, prioritas, benturan jadwal, dan perubahan jadwal.
- Mengatur rapat, termasuk ruangan, fasilitas virtual, agenda, bahan rapat, konsumsi, akses, dan tindak lanjut.
- Mempersiapkan Managing Partner Kantor untuk berbagai komitmen dengan menyediakan bahan rapat, informasi latar belakang, rencana perjalanan, dan pengingat.
- Mengatur perjalanan domestik dan internasional, akomodasi, serta transportasi darat.
- Memelihara catatan perjalanan dan membantu pembaruan serta perpanjangannya.
- Mendukung pencatatan waktu, penagihan, pelacakan pekerjaan yang sedang berjalan, pengeluaran, dan administrasi akun.
- Memastikan informasi dalam sistem dokumen, perkara, klien, dan pengembangan bisnis selalu mutakhir.
- Membantu pembukaan dan administrasi perkara, pengarsipan, pengarsipan jangka panjang, penutupan, dan pemindahan berkas.
- Mengelola pencetakan, penyalinan, dan pemindaian serta menangani dokumen rahasia dengan aman.
- Merencanakan dan memprioritaskan beban kerja yang beragam serta bertanggung jawab atas tenggat dan komitmen.
- Mengelola tugas harian dan mengingatkan pihak terkait tentang tuntutan pekerjaan yang bersamaan.
- Memelihara berkas kertas dan elektronik serta catatan administrasi.
- Mengoordinasikan peninjauan agenda dan beban kerja.
- Menanggapi pertanyaan klien internal dan eksternal secara profesional dan bijaksana.
- Mendukung pengembangan bisnis, keterlibatan klien, konferensi, seminar, kunjungan, dan acara.
- Mengoordinasikan undangan, daftar tamu, persetujuan, detail kehadiran, tempat acara, perjalanan, dan materi acara.
- Berkoordinasi dengan tim Pengembangan Bisnis, Pemasaran, tim internal, dan kontak eksternal.
- Menjadi kontak pertama yang profesional.
- Mengatur pertemuan rutin dengan Managing Partner Kantor.
- Menjaga kerahasiaan, menggunakan pertimbangan yang baik, dan menyampaikan masalah kepada pihak yang tepat.
- Bekerja sama dengan departemen Real Estat dan seluruh firma, serta memberikan bantuan dan pengganti saat diperlukan.
- Membantu kolega senior yang berkunjung dan delegasi internasional.
- Mengusulkan perbaikan pada praktik kerja, proses, dan penyampaian layanan.
- Menghadiri rapat, mencatat atau membuat notulen, serta memantau tindakan yang telah disepakati.
- Memberikan dukungan yang proaktif, akurat, tepat waktu, dan berfokus pada klien, serta mewakili Managing Partner Kantor dan firma secara profesional.
Persyaratan
- Memiliki GCSE atau kualifikasi setara; pendidikan tingkat A lebih disukai.
- Kualifikasi mengetik RSA II atau setara.
- Kualifikasi sekretaris menjadi nilai tambah.
- Berpengalaman memberikan dukungan sekretaris senior atau eksekutif, idealnya di bidang jasa profesional atau firma kemitraan.
- Berpengalaman mendukung tokoh senior atau berprofil tinggi dan menangani prioritas kompleks yang terus berubah.
- Pengalaman di sektor hukum diinginkan; pengetahuan Real Estat membantu tetapi tidak diwajibkan.
- Kemampuan bahasa Inggris tertulis yang sangat baik, termasuk ejaan, tata bahasa, tanda baca, dan koreksi naskah.
- Menguasai Microsoft Word dan Outlook untuk pekerjaan tingkat lanjut.
- Memiliki pengetahuan kerja yang baik tentang Excel dan PowerPoint.
- Percaya diri menggunakan sistem dokumen, perkara, hubungan klien, dan administrasi keuangan, atau mampu mempelajarinya dengan cepat.
- Mengetik dengan cepat dan akurat.
- Bersikap proaktif, fleksibel, dan sangat terorganisasi, serta mampu mengantisipasi kebutuhan dan memecahkan masalah.
- Memiliki perhatian kuat terhadap detail dan berkomitmen pada akurasi.
- Memiliki keterampilan komunikasi yang jelas dan percaya diri.
- Mampu tetap tenang dan dapat diandalkan di bawah tekanan, mengatur ulang prioritas, serta memenuhi tenggat ketat.
- Mampu bekerja sama dan menjadi bagian dari tim.
- Manfaat
Tunjangan
- Kesempatan, dukungan, dan pengembangan untuk bertumbuh, berkembang, dan mencapai potensi Anda.
- Lingkungan kerja yang inklusif.
- Kelompok Sumber Daya Karyawan untuk LGBTQIA+, ras dan etnis, beragam agama, perempuan, disabilitas, inklusi dan kesempatan sosial, serta kehidupan keluarga.
- Penyesuaian yang wajar selama proses rekrutmen dan setelah bergabung dengan firma.
- Pengaturan kerja hibrida, dengan kehadiran di kantor empat hari dalam seminggu.