房地產法律私人助理
為 Mayer Brown 倫敦房地產辦公室管理合夥人提供高階行政支援，統籌複雜行程、差旅、文件、客戶事務及業務拓展。此職務兼具機密高階主管助理工作、案件行政管理與活動支援。
說明
- 遵循律所政策與流程，並持續更新專業技能。
- 起草、編輯、排版及校對信函、文件與簡報。
- 管理行事曆、預約、優先事項、行程衝突及變更。
- 籌辦會議，包括安排會議室與線上會議設備、準備議程及資料、安排餐飲與出入權限，並追蹤後續事項。
- 為辦公室管理合夥人的各項工作做好準備，備妥文件、背景資訊、行程表及提醒。
- 安排英國境內及國際差旅、住宿與地面交通。
- 維護差旅紀錄，並協助辦理續期及更新。
- 協助工時登錄、帳單、進行中工作追蹤、費用及帳務行政。
- 確保文件、案件、客戶及業務拓展系統中的資訊保持最新。
- 協助案件建檔與行政管理、歸檔、封存、結案及移轉。
- 管理列印、影印及掃描，並安全處理機密文件。
- 規劃並安排多元工作，負責掌握期限及各項承諾。
- 管理日常任務，並提醒相互衝突的需求。
- 維護紙本與電子檔案及行政紀錄。
- 協調行事曆及工作量檢視。
- 以專業且謹慎的方式回覆內部及外部客戶詢問。
- 支援業務拓展、客戶互動、會議、研討會、訪問及活動。
- 協調邀請函、賓客名單、核准、出席資訊、場地、差旅及活動資料。
- 與業務拓展、行銷、內部團隊及外部聯絡人保持聯繫。
- 以專業態度擔任首要聯絡窗口。
- 安排與辦公室管理合夥人定期交流。
- 保護機密資訊，運用良好判斷力，並適時通報疑慮。
- 與房地產部門及律所其他團隊合作，提供代理及支援。
- 協助接待來訪的資深同事及國際代表團。
- 提出改善工作方式、流程及服務交付的建議。
- 出席會議、記錄筆記或會議紀錄，並追蹤議定事項。
- 主動、準確且及時地提供以客戶為中心的支援，以專業方式代表辦公室管理合夥人及律所。
職位要求
- GCSE 或同等學歷；具 A Level 學習經歷者優先。
- 具備 RSA II 打字資格或同等資格。
- 具備秘書相關資格者加分。
- 具備資深秘書或高階主管支援經驗；有專業服務機構或合夥制組織經驗者優先。
- 具備支援資深人士或知名人士，以及處理複雜多變優先事項的經驗。
- 具備法律業界經驗者佳；具備房地產知識有幫助，但非必要。
- 具備優異的英文書寫、拼字、文法、標點及校對能力。
- 熟練使用 Microsoft Word 與 Outlook。
- 熟悉 Excel 與 PowerPoint。
- 能熟練使用文件、案件、客戶關係及財務行政系統，或能快速學會使用。
- 打字快速且準確。
- 積極主動、靈活且組織能力強，能預先掌握需求並解決問題。
- 注重細節並堅持準確。
- 溝通清楚且有自信。
- 能在壓力下保持冷靜可靠、重新安排優先順序，並遵守嚴格期限。
- 擅長協作，能融入團隊。
- 福利待遇
福利待遇
- 提供成長、發揮所長及實現潛能所需的機會、支援與發展資源。
- 包容的工作環境。
- 設有員工資源團體，涵蓋 LGBTQIA+、種族與族裔、多元信仰、女性、身心障礙、社會共融與發展機會，以及家庭生活等主題。
- 在招募期間及到職後提供合理調整。
- 混合辦公，每週進辦公室四天。