Mayer Brown globalna je odvjetnička tvrtka koja korporacijama, investicijskim fondovima i financijskim institucijama pruža usluge u složenim transakcijama, sporovima i regulatornim pitanjima. Njezina pravna područja obuhvaćaju bankarstvo i financije, tržišta kapitala, korporativno pravo i vrijednosne papire, sudske sporove, intelektualno vlasništvo, kibernetičku sigurnost i zaštitu podataka te nekretnine. Tvrtka djeluje kroz više nacionalnih partnerstava i specijaliziranih timova, a objavljuje i analize te organizira događanja o razvoju područja poput umjetne inteligencije, kibernetičke sigurnosti i privatnog kreditiranja.
Pravni osobni asistent / pravna osobna asistentica za nekretnine
Pružati višu razinu administrativne podrške upravljačkom partneru londonskog ureda Mayer Browna za nekretnine te koordinirati složene rasporede, putovanja, dokumente, rad s klijentima i razvoj poslovanja. Uloga objedinjuje povjerljivu podršku rukovodstvu, administraciju predmeta i podršku događanjima.
Opis
- Pridržavati se pravila i postupaka tvrtke te redovito obnavljati stručne vještine.
- Izrađivati, uređivati, oblikovati i lektorirati korespondenciju, dokumente i prezentacije.
- Upravljati kalendarima, sastancima, prioritetima, preklapanjima i promjenama rasporeda.
- Organizirati sastanke, uključujući prostorije, virtualnu opremu, dnevne redove, materijale, posluživanje, pristup i naknadne zadatke.
- Pripremati upravljačkog partnera ureda za obveze potrebnim materijalima, pozadinskim informacijama, planovima putovanja i podsjetnicima.
- Organizirati putovanja u zemlji i inozemstvu, smještaj i kopneni prijevoz.
- Voditi evidenciju putovanja te pomagati pri obnovi i ažuriranju podataka.
- Pružati podršku evidenciji radnog vremena, fakturiranju, praćenju nedovršenog rada, troškovima i administraciji računa.
- Održavati ažurnim podatke u sustavima za dokumente, predmete, klijente i razvoj poslovanja.
- Pomagati pri otvaranju i administraciji predmeta, podnošenju, arhiviranju, zatvaranju i prijenosu spisa.
- Upravljati ispisivanjem, kopiranjem i skeniranjem te sigurno postupati s povjerljivim dokumentima.
- Planirati i određivati prioritete u raznolikom opsegu posla te preuzimati odgovornost za rokove i obveze.
- Upravljati svakodnevnim zadacima i upozoravati na konkurentne zahtjeve.
- Održavati papirnate i elektroničke spise te administrativnu evidenciju.
- Koordinirati preglede kalendara i radnog opterećenja.
- Profesionalno i diskretno odgovarati na upite internih i vanjskih klijenata.
- Podržavati razvoj poslovanja, angažman klijenata, konferencije, seminare, posjete i događanja.
- Koordinirati pozivnice, popise gostiju, odobrenja, podatke o dolasku, lokacije, putovanja i materijale za događanja.
- Surađivati s odjelima za razvoj poslovanja i marketing, internim timovima i vanjskim kontaktima.
- Biti profesionalna prva kontaktna osoba.
- Dogovarati redovite sastanke s upravljačkim partnerom ureda.
- Čuvati povjerljivost, donositi promišljene prosudbe i eskalirati probleme.
- Surađivati s odjelom za nekretnine i ostatkom tvrtke te po potrebi mijenjati kolege i pružati podršku.
- Pomagati gostujućim višim kolegama i međunarodnim delegacijama.
- Predlagati poboljšanja radnih praksi, procesa i pružanja usluga.
- Sudjelovati na sastancima, voditi bilješke ili zapisnike i pratiti dogovorene aktivnosti.
- Pružati proaktivnu, točnu i pravodobnu podršku usmjerenu na klijente te profesionalno predstavljati upravljačkog partnera ureda i tvrtku.
Zahtjevi
- Završena srednja škola GCSE ili istovrijedna kvalifikacija; obrazovanje na razini A Level je poželjno.
- Kvalifikacija RSA II za daktilografiju ili istovrijedna kvalifikacija.
- Tajnička kvalifikacija je prednost.
- Iskustvo u pružanju više razine tajničke ili izvršne podrške, po mogućnosti u sektoru stručnih usluga ili partnerstvu.
- Iskustvo u podršci višim ili istaknutim osobama i upravljanju složenim prioritetima koji se mijenjaju.
- Iskustvo u pravnom sektoru je poželjno; poznavanje nekretnina korisno je, ali nije obavezno.
- Izvrsno pisano znanje engleskog jezika, pravopis, gramatika, interpunkcija i vještine lekture.
- Napredno praktično poznavanje programa Microsoft Word i Outlook.
- Dobro praktično poznavanje programa Excel i PowerPoint.
- Sigurno korištenje sustava za dokumente, predmete, odnose s klijentima i financijsku administraciju ili sposobnost brzog učenja rada u njima.
- Brzo i precizno tipkanje.
- Proaktivan, fleksibilan i vrlo organiziran pristup, uz sposobnost predviđanja potreba i rješavanja problema.
- Izrazita pažnja prema detaljima i predanost točnosti.
- Jasne i samouvjerene komunikacijske vještine.
- Sposobnost ostajanja smirenim i pouzdanim pod pritiskom, promjene prioriteta i poštovanja strogih rokova.
- Suradnički pristup i sposobnost timskog rada.
- benefits
Pogodnosti
- Prilike, podrška i razvoj koji će vam pomoći da napredujete, ostvarite uspjeh i razvijete svoj potencijal.
- Uključivo radno okruženje.
- Grupe za resurse zaposlenika za LGBTQIA+ osobe, rasu i etničku pripadnost, različite vjeroispovijesti, žene, osobe s invaliditetom, društvenu uključenost i prilike te obiteljski život.
- Prilagodbe tijekom zapošljavanja i nakon pridruživanja tvrtki.
- Hibridni rad, uz dolazak u ured četiri dana tjedno.