Mayer Brown هي شركة محاماة عالمية تقدم خدماتها للشركات وصناديق الاستثمار والمؤسسات المالية في المعاملات والنزاعات والمسائل التنظيمية المعقدة. وتشمل ممارساتها القانونية الخدمات المصرفية والتمويل، وأسواق رأس المال، وقانون الشركات والأوراق المالية، والتقاضي، والملكية الفكرية، والأمن السيبراني وخصوصية البيانات، والعقارات. تعمل الشركة من خلال شراكات وطنية متعددة وفرق متخصصة، كما تشارك تحليلات وفعاليات حول تطورات مثل الذكاء الاصطناعي والأمن السيبراني والائتمان الخاص.
مساعد/ة شخصي/ة قانوني/ة، العقارات
تقديم دعم إداري رفيع المستوى للشريك المدير لمكتب العقارات في لندن لدى ماير براون، مع تنسيق الجداول المعقدة والسفر والمستندات وأعمال العملاء وتطوير الأعمال. يجمع الدور بين مساعدة تنفيذية سرية وإدارة المسائل القانونية ودعم الفعاليات.
الوصف
- الالتزام بسياسات الشركة وإجراءاتها، والحفاظ على تحديث المهارات التقنية.
- إعداد المراسلات والمستندات والعروض التقديمية وتحريرها وتنسيقها وتدقيقها.
- إدارة الجداول والمواعيد والأولويات والتعارضات والتغييرات في المواعيد.
- تنظيم الاجتماعات، بما يشمل القاعات والتجهيزات الافتراضية وجداول الأعمال والأوراق والضيافة والتصاريح وإجراءات المتابعة.
- تهيئة الشريك المدير للمكتب لالتزاماته عبر تجهيز الأوراق والمعلومات الأساسية وخطط التنقل والتذكيرات.
- ترتيب السفر المحلي والدولي والإقامة ووسائل النقل البري.
- الاحتفاظ بسجلات السفر والمساعدة في التجديدات والتحديثات.
- دعم تسجيل الوقت والفوترة وتتبع الأعمال قيد الإنجاز والمصروفات والإدارة المحاسبية.
- تحديث المعلومات في أنظمة المستندات والمسائل القانونية والعملاء وتطوير الأعمال.
- المساعدة في فتح المسائل القانونية وإدارتها، وفي حفظ الملفات وأرشفتها وإغلاقها ونقلها.
- إدارة الطباعة والنسخ والمسح الضوئي والتعامل الآمن مع المستندات السرية.
- تخطيط أعباء عمل متنوعة وترتيب أولوياتها، وتحمل مسؤولية المواعيد النهائية والالتزامات.
- إدارة المهام اليومية والتنبيه إلى المطالب المتعارضة.
- الحفاظ على الملفات الورقية والإلكترونية والسجلات الإدارية.
- تنسيق مراجعات الجداول وأعباء العمل.
- الرد على استفسارات العملاء الداخليين والخارجيين بمهنية وتحفظ.
- دعم تطوير الأعمال والتواصل مع العملاء والمؤتمرات والندوات والزيارات والفعاليات.
- تنسيق الدعوات وقوائم الضيوف والموافقات وتفاصيل الحضور والأماكن والسفر ومواد الفعاليات.
- التواصل مع فرق تطوير الأعمال والتسويق والفرق الداخلية وجهات الاتصال الخارجية.
- العمل كنقطة اتصال أولى بمهنية.
- ترتيب اجتماعات دورية مع الشريك المدير للمكتب.
- حماية السرية والتحلي بحسن التقدير وتصعيد المخاوف.
- العمل مع قسم العقارات وسائر الشركة، وتوفير التغطية والدعم.
- مساعدة الزملاء الكبار والوفود الدولية الزائرة.
- اقتراح تحسينات لأساليب العمل والعمليات وتقديم الخدمات.
- حضور الاجتماعات وتدوين الملاحظات أو المحاضر ومتابعة الإجراءات المتفق عليها.
- تقديم دعم استباقي ودقيق وفي الوقت المناسب يركز على العملاء، مع تمثيل الشريك المدير للمكتب والشركة بمهنية.
المتطلبات
- شهادة GCSE أو ما يعادلها؛ ويفضل إكمال الدراسة حتى مستوى A Level.
- مؤهل RSA II في الطباعة أو ما يعادله.
- تُعد المؤهلات السكرتارية ميزة إضافية.
- خبرة في تقديم الدعم السكرتاري أو التنفيذي رفيع المستوى، ويفضل في الخدمات المهنية أو في شركة قائمة على الشراكة.
- خبرة في دعم شخصيات رفيعة المستوى أو بارزة والتعامل مع أولويات معقدة ومتغيرة.
- الخبرة في القطاع القانوني مرغوبة؛ والمعرفة بالعقارات مفيدة لكنها غير مطلوبة.
- إتقان ممتاز للإنجليزية الكتابية والإملاء والقواعد وعلامات الترقيم والتدقيق اللغوي.
- معرفة عملية متقدمة ببرنامجي Microsoft Word وOutlook.
- معرفة عملية جيدة ببرنامجي Excel وPowerPoint.
- الثقة في استخدام أنظمة إدارة المستندات والمسائل القانونية وعلاقات العملاء والإدارة المالية، أو القدرة على تعلمها بسرعة.
- سرعة ودقة في الطباعة.
- نهج استباقي ومرن ومنظم للغاية، مع القدرة على توقع الاحتياجات وحل المشكلات.
- اهتمام قوي بالتفاصيل والالتزام بالدقة.
- مهارات تواصل واضحة وواثقة.
- القدرة على الحفاظ على الهدوء والموثوقية تحت الضغط، وإعادة ترتيب الأولويات والالتزام بالمواعيد النهائية الصارمة.
- نهج تعاوني والقدرة على العمل ضمن فريق.
- المزايا
المزايا
- فرص ودعم وتطوير للنمو والازدهار وتحقيق كامل الإمكانات.
- بيئة عمل شاملة للجميع.
- مجموعات موارد الموظفين لمجتمع الميم، والأعراق والإثنيات، والديانات المتعددة، والنساء، والإعاقة، والاندماج والفرص الاجتماعية، والحياة الأسرية.
- توفير الترتيبات التيسيرية المعقولة خلال التوظيف وبعد الانضمام إلى الشركة.
- نظام عمل هجين، مع الحضور إلى المكتب أربعة أيام في الأسبوع.