Mayer Brown היא משרד עורכי דין גלובלי המשרת תאגידים, קרנות השקעה ומוסדות פיננסיים בעסקאות מורכבות, בסכסוכים ובעניינים רגולטוריים. תחומי העיסוק המשפטיים של המשרד כוללים בנקאות ומימון, שוקי הון, דיני חברות וניירות ערך, ליטיגציה, קניין רוחני, סייבר ופרטיות מידע, וכן נדל״ן. המשרד פועל באמצעות שותפויות לאומיות מרובות וצוותים ייעודיים, ומשתף ניתוחים ומקיים אירועים בנושאים מתפתחים כגון בינה מלאכותית, סייבר ואשראי פרטי.
עוזר/ת אישי/ת משפטי/ת, נדל״ן
מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית בכירה לשותף המנהל של משרד הנדל״ן בלונדון במאייר בראון, לרבות תיאום יומנים מורכבים, נסיעות, מסמכים, עבודת לקוחות ופיתוח עסקי. התפקיד משלב סיוע אישי חסוי להנהלה עם ניהול תיקים משפטיים ותמיכה באירועים.
תיאור
- יש לפעול בהתאם למדיניות המשרד ולנהלים שלו, ולשמור על עדכניות המיומנויות הטכניות.
- לנסח, לערוך, לעצב ולהגיה התכתבויות, מסמכים ומצגות.
- לנהל יומנים, פגישות, סדרי עדיפויות, התנגשויות ושינויים בלוחות הזמנים.
- לארגן פגישות, לרבות חדרים, אמצעים וירטואליים, סדרי יום, מסמכים, כיבוד, הרשאות ופעולות מעקב.
- להכין את השותף המנהל של המשרד להתחייבויותיו באמצעות מסמכים, מידע רקע, מסלולי נסיעה ותזכורות.
- לארגן נסיעות מקומיות ובינלאומיות, לינה ותחבורה יבשתית.
- לנהל רישומי נסיעות ולסייע בחידושים ובעדכונים.
- לתמוך ברישום שעות, חיוב, מעקב אחר עבודה בתהליך, הוצאות וניהול חשבונות.
- לעדכן מידע במערכות מסמכים, תיקים, לקוחות ופיתוח עסקי.
- לסייע בפתיחת תיקים ובניהולם, בתיוק, בארכוב, בסגירה ובהעברות.
- לנהל הדפסה, העתקה וסריקה, ולטפל במסמכים חסויים באופן מאובטח.
- לתכנן ולתעדף עומס עבודה מגוון, תוך נשיאה באחריות למועדי יעד ולהתחייבויות.
- לנהל משימות יומיומיות ולהתריע על דרישות מתחרות.
- לנהל תיקי נייר ודיגיטל ורשומות מנהליות.
- לתאם סקירות של היומן ושל עומס העבודה.
- להשיב לפניות של לקוחות פנימיים וחיצוניים במקצועיות ובדיסקרטיות.
- לתמוך בפיתוח עסקי, במעורבות לקוחות, בכנסים, בסמינרים, בביקורים ובאירועים.
- לתאם הזמנות, רשימות אורחים, אישורים, פרטי השתתפות, מקומות, נסיעות וחומרי אירוע.
- לקיים קשר עם צוותי הפיתוח העסקי והשיווק, צוותים פנימיים ואנשי קשר חיצוניים.
- לשמש נקודת קשר ראשונה ומקצועית.
- לארגן פגישות עדכון קבועות עם השותף המנהל של המשרד.
- לשמור על סודיות, להפעיל שיקול דעת נכון ולהסלים חששות.
- לעבוד עם מחלקת הנדל״ן ועם המשרד כולו, ולספק כיסוי ותמיכה.
- לסייע לעמיתים בכירים ולמשלחות בינלאומיות המבקרים במשרד.
- להציע שיפורים לשיטות העבודה, לתהליכים ולאספקת השירות.
- להשתתף בפגישות, לרשום הערות או פרוטוקולים ולעקוב אחר פעולות שסוכמו.
- לספק תמיכה יוזמת, מדויקת ובזמן, הממוקדת בלקוחות, ולייצג את השותף המנהל של המשרד ואת המשרד באופן מקצועי.
דרישות
- תעודת GCSE או שוות ערך; לימודים ברמת A Level הם יתרון.
- הסמכת הקלדה RSA II או שוות ערך.
- הסמכה במזכירות היא יתרון.
- ניסיון במתן תמיכה מזכירותית או ניהולית בכירה, רצוי בשירותים מקצועיים או במשרד הפועל כשותפות.
- ניסיון בתמיכה באנשים בכירים או בעלי פרופיל ציבורי גבוה ובניהול סדרי עדיפויות מורכבים ומשתנים.
- ניסיון במגזר המשפטי רצוי; ידע בתחום הנדל״ן מועיל אך אינו נדרש.
- שליטה מצוינת באנגלית כתובה, באיות, בדקדוק, בסימני פיסוק ובהגהה.
- ידע מתקדם בשימוש ב-Microsoft Word וב-Outlook.
- ידע טוב בשימוש ב-Excel וב-PowerPoint.
- ביטחון בשימוש במערכות לניהול מסמכים, תיקים, קשרי לקוחות וניהול פיננסי, או יכולת ללמוד אותן במהירות.
- הקלדה מהירה ומדויקת.
- גישה יוזמת, גמישה ומאורגנת מאוד, עם יכולת לצפות צרכים ולפתור בעיות.
- תשומת לב רבה לפרטים ומחויבות לדיוק.
- כישורי תקשורת ברורים ובטוחים.
- יכולת להישאר רגועים ואמינים תחת לחץ, לתעדף מחדש ולעמוד במועדים קשיחים.
- גישה שיתופית ויכולת לעבוד כחלק מצוות.
- הטבות
הטבות
- הזדמנויות, תמיכה ופיתוח לצמיחה, לשגשוג ולמימוש הפוטנציאל.
- סביבת עבודה מכילה.
- קבוצות משאבים לעובדים עבור קהילת הלהטב״ק, קבוצות גזע ומוצא אתני, דתות שונות, נשים, אנשים עם מוגבלות, הכללה והזדמנויות חברתיות וחיי משפחה.
- התאמות סבירות במהלך הגיוס ולאחר ההצטרפות למשרד.
- עבודה היברידית, עם הגעה למשרד ארבעה ימים בשבוע.