Mayer Brown je globálna advokátska kancelária, ktorá poskytuje služby korporáciám, investičným fondom a finančným inštitúciám pri komplexných transakciách, sporoch a regulačných otázkach. Jej právne praxe zahŕňajú bankovníctvo a financovanie, kapitálové trhy, korporátne právo a cenné papiere, súdne spory, duševné vlastníctvo, kybernetickú bezpečnosť a ochranu osobných údajov, ako aj nehnuteľnosti. Kancelária pôsobí prostredníctvom viacerých národných partnerstiev a špecializovaných tímov a zároveň zdieľa analýzy a organizuje podujatia o vývoji v oblastiach, ako sú umelá inteligencia, kybernetická bezpečnosť a súkromné úverovanie.
Právny osobný asistent / právna osobná asistentka pre nehnuteľnosti
Poskytovať seniornú administratívnu podporu riadiacemu partnerovi londýnskej kancelárie Mayer Brown pre oblasť nehnuteľností a koordinovať zložité harmonogramy, cestovanie, dokumenty, prácu pre klientov a rozvoj obchodu. Pozícia spája dôvernú podporu vedenia so správou právnych záležitostí a organizáciou podujatí.
Popis
- Dodržiavať zásady a postupy firmy a priebežne si aktualizovať odborné zručnosti.
- Pripravovať, upravovať, formátovať a korigovať korešpondenciu, dokumenty a prezentácie.
- Spravovať diáre, stretnutia, priority, časové kolízie a zmeny v harmonograme.
- Organizovať stretnutia vrátane zasadacích miestností, online vybavenia, programov, podkladov, občerstvenia, prístupu a následných úloh.
- Pripravovať riadiaceho partnera kancelárie na pracovné povinnosti podkladmi, informáciami o pozadí, itinerármi a pripomienkami.
- Zabezpečovať pracovné cesty v rámci krajiny aj do zahraničia, ubytovanie a pozemnú dopravu.
- Viesť záznamy o cestách a pomáhať s obnovou a aktualizáciou údajov.
- Podporovať evidenciu času, fakturáciu, sledovanie rozpracovanej práce, výdavky a administratívu účtov.
- Udržiavať aktuálne informácie v systémoch na správu dokumentov, právnych záležitostí, klientov a rozvoja obchodu.
- Pomáhať so zakladaním a administráciou právnych záležitostí, zakladaním do spisov, archiváciou, uzatváraním a prevodmi.
- Zabezpečovať tlač, kopírovanie a skenovanie a bezpečne nakladať s dôvernými dokumentmi.
- Plánovať a určovať priority pri rôznorodej pracovnej náplni a preberať zodpovednosť za termíny a záväzky.
- Riadiť každodenné úlohy a upozorňovať na súbežné požiadavky.
- Viesť papierové aj elektronické spisy a administratívne záznamy.
- Koordinovať kontroly diára a pracovnej záťaže.
- Profesionálne a diskrétne odpovedať na otázky interných aj externých klientov.
- Podporovať rozvoj obchodu, vzťahy s klientmi, konferencie, semináre, návštevy a podujatia.
- Koordinovať pozvánky, zoznamy hostí, schválenia, údaje o účasti, priestory, cestovanie a materiály na podujatia.
- Spolupracovať s tímami rozvoja obchodu a marketingu, internými tímami a externými kontaktmi.
- Byť profesionálnou prvou kontaktnou osobou.
- Dohadovať pravidelné stretnutia s riadiacim partnerom kancelárie.
- Chrániť dôverné informácie, uplatňovať zdravý úsudok a upozorňovať na problémy.
- Spolupracovať s oddelením nehnuteľností a celou firmou a podľa potreby zastupovať kolegov a poskytovať podporu.
- Pomáhať hosťujúcim seniorným kolegom a medzinárodným delegáciám.
- Navrhovať zlepšenia pracovných postupov, procesov a poskytovaných služieb.
- Zúčastňovať sa na stretnutiach, robiť si poznámky alebo zápisnice a sledovať dohodnuté úlohy.
- Poskytovať proaktívnu, presnú a včasnú podporu so zameraním na klientov a profesionálne zastupovať riadiaceho partnera kancelárie aj firmu.
Požiadavky
- Ukončené vzdelanie GCSE alebo rovnocenné; štúdium na úrovni A Level je výhodou.
- Kvalifikácia RSA II v písaní na stroji alebo rovnocenná kvalifikácia.
- Sekretárska kvalifikácia je výhodou.
- Skúsenosti s poskytovaním seniornej sekretárskej alebo výkonnej asistentskej podpory, ideálne v odborných službách alebo partnerskej spoločnosti.
- Skúsenosti s podporou seniorných alebo významných osôb a zvládaním zložitých, meniacich sa priorít.
- Skúsenosti z právneho sektora sú žiaduce; znalosť oblasti nehnuteľností je užitočná, nie však nevyhnutná.
- Vynikajúca písomná angličtina, pravopis, gramatika, interpunkcia a schopnosť korigovať texty.
- Pokročilá praktická znalosť programov Microsoft Word a Outlook.
- Dobrá praktická znalosť programov Excel a PowerPoint.
- Istota pri používaní systémov na správu dokumentov, právnych záležitostí, vzťahov s klientmi a finančnej administratívy alebo schopnosť rýchlo sa ich naučiť.
- Rýchle a presné písanie na klávesnici.
- Proaktívny, flexibilný a vysoko organizovaný prístup, schopnosť predvídať potreby a riešiť problémy.
- Dôslednosť a záväzok k presnosti.
- Jasné a sebavedomé komunikačné schopnosti.
- Schopnosť zachovať pokoj a spoľahlivosť pod tlakom, meniť priority a dodržiavať prísne termíny.
- Tímový a spolupracujúci prístup.
- benefits
Benefity
- Príležitosti, podpora a rozvoj, ktoré vám pomôžu rásť, uspieť a naplno rozvinúť svoj potenciál.
- Inkluzívne pracovné prostredie.
- Skupiny zamestnaneckých zdrojov zamerané na LGBTQIA+, rasu a etnický pôvod, rôzne vierovyznania, ženy, zdravotné postihnutie, sociálne začlenenie a príležitosti a rodinný život.
- Primerané úpravy počas náboru aj po nástupe do firmy.
- Hybridná práca s dochádzkou do kancelárie štyri dni v týždni.