
Mayer Brown là một hãng luật toàn cầu phục vụ các tập đoàn, quỹ đầu tư và tổ chức tài chính trong những giao dịch phức tạp, tranh chấp và vấn đề pháp lý liên quan đến quy định. Các lĩnh vực hành nghề của hãng bao gồm ngân hàng và tài chính, thị trường vốn, doanh nghiệp và chứng khoán, tranh tụng, sở hữu trí tuệ, an ninh mạng và quyền riêng tư dữ liệu, cùng bất động sản. Hãng hoạt động thông qua nhiều công ty hợp danh cấp quốc gia và các nhóm chuyên môn, đồng thời chia sẻ các phân tích và tổ chức sự kiện về những diễn biến như trí tuệ nhân tạo, an ninh mạng và tín dụng tư nhân.
Trợ lý cá nhân pháp lý, bất động sản
Hỗ trợ hành chính cấp cao cho Đối tác điều hành Văn phòng Bất động sản London của Mayer Brown, điều phối lịch trình phức tạp, công tác, tài liệu, công việc khách hàng và hoạt động phát triển kinh doanh. Vị trí kết hợp hỗ trợ điều hành bảo mật với quản trị hồ sơ pháp lý và hỗ trợ sự kiện.
Mô tả
- Tuân thủ các chính sách và quy trình của công ty, đồng thời thường xuyên cập nhật kỹ năng chuyên môn.
- Soạn thảo, biên tập, định dạng và hiệu đính thư từ, tài liệu và bài thuyết trình.
- Quản lý lịch làm việc, cuộc hẹn, mức độ ưu tiên, xung đột lịch và các thay đổi lịch trình.
- Tổ chức cuộc họp, bao gồm phòng họp, phương tiện họp trực tuyến, chương trình nghị sự, tài liệu, dịch vụ ăn uống, quyền ra vào và các việc cần theo dõi sau cuộc họp.
- Chuẩn bị cho Đối tác điều hành Văn phòng các cuộc hẹn và nhiệm vụ bằng cách chuẩn bị tài liệu, thông tin bối cảnh, lịch trình và lời nhắc.
- Sắp xếp công tác trong nước và quốc tế, chỗ ở và phương tiện di chuyển mặt đất.
- Lưu trữ hồ sơ công tác và hỗ trợ gia hạn, cập nhật thông tin.
- Hỗ trợ ghi nhận thời gian làm việc, lập hóa đơn, theo dõi công việc đang thực hiện, chi phí và công tác quản trị tài khoản.
- Cập nhật thông tin trong các hệ thống quản lý tài liệu, hồ sơ pháp lý, khách hàng và phát triển kinh doanh.
- Hỗ trợ mở và quản trị hồ sơ pháp lý, lưu trữ, lập hồ sơ lưu trữ, đóng hồ sơ và chuyển giao hồ sơ.
- Quản lý việc in ấn, sao chụp và quét tài liệu; xử lý an toàn các tài liệu mật.
- Lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho khối lượng công việc đa dạng, chịu trách nhiệm về thời hạn và các cam kết.
- Quản lý công việc hằng ngày và thông báo khi có những yêu cầu cạnh tranh về thời gian.
- Duy trì hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử và hồ sơ hành chính.
- Điều phối việc rà soát lịch làm việc và khối lượng công việc.
- Phản hồi các yêu cầu của khách hàng nội bộ và bên ngoài một cách chuyên nghiệp, kín đáo.
- Hỗ trợ phát triển kinh doanh, gắn kết khách hàng, hội nghị, hội thảo, chuyến thăm và sự kiện.
- Điều phối thư mời, danh sách khách mời, phê duyệt, thông tin tham dự, địa điểm, việc đi lại và tài liệu sự kiện.
- Phối hợp với bộ phận Phát triển Kinh doanh, bộ phận Tiếp thị, các nhóm nội bộ và đầu mối liên hệ bên ngoài.
- Đảm nhiệm vai trò đầu mối liên hệ đầu tiên một cách chuyên nghiệp.
- Sắp xếp các buổi trao đổi định kỳ với Đối tác điều hành Văn phòng.
- Bảo vệ tính bảo mật, sử dụng phán đoán hợp lý và báo cáo các vấn đề đáng lưu tâm.
- Phối hợp với bộ phận Bất động sản và toàn công ty, hỗ trợ thay thế và bổ sung khi cần.
- Hỗ trợ các đồng nghiệp cấp cao đến thăm và các đoàn đại biểu quốc tế.
- Đề xuất cải tiến phương thức làm việc, quy trình và cách cung cấp dịch vụ.
- Tham dự cuộc họp, ghi chép hoặc lập biên bản và theo dõi các công việc đã thống nhất.
- Cung cấp hỗ trợ chủ động, chính xác và kịp thời, tập trung vào khách hàng; đại diện chuyên nghiệp cho Đối tác điều hành Văn phòng và công ty.
Yêu cầu
- Có bằng GCSE hoặc tương đương; ưu tiên ứng viên đã học chương trình A Level.
- Có chứng chỉ đánh máy RSA II hoặc tương đương.
- Có bằng cấp về nghiệp vụ thư ký là một lợi thế.
- Có kinh nghiệm hỗ trợ thư ký cấp cao hoặc hỗ trợ điều hành, lý tưởng là trong lĩnh vực dịch vụ chuyên nghiệp hoặc tại công ty hợp danh.
- Có kinh nghiệm hỗ trợ nhân sự cấp cao hoặc có danh tiếng, đồng thời xử lý các ưu tiên phức tạp và thường xuyên thay đổi.
- Có kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý là một lợi thế; hiểu biết về bất động sản hữu ích nhưng không bắt buộc.
- Kỹ năng tiếng Anh viết xuất sắc, chính tả, ngữ pháp, dấu câu và hiệu đính tốt.
- Thành thạo Microsoft Word và Outlook trong công việc.
- Sử dụng tốt Excel và PowerPoint trong công việc.
- Tự tin sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu, hồ sơ pháp lý, quan hệ khách hàng và quản trị tài chính, hoặc có khả năng nhanh chóng học cách sử dụng.
- Đánh máy nhanh và chính xác.
- Chủ động, linh hoạt, có khả năng tổ chức công việc rất tốt, biết dự đoán nhu cầu và giải quyết vấn đề.
- Chú ý cao đến chi tiết và cam kết đảm bảo độ chính xác.
- Kỹ năng giao tiếp rõ ràng, tự tin.
- Có khả năng giữ bình tĩnh, làm việc đáng tin cậy khi chịu áp lực, sắp xếp lại thứ tự ưu tiên và đáp ứng thời hạn nghiêm ngặt.
- Có tinh thần hợp tác và khả năng làm việc nhóm.
- Phúc lợi
Phúc lợi
- Cơ hội, sự hỗ trợ và phát triển để bạn trưởng thành, thành công và phát huy hết tiềm năng.
- Môi trường làm việc hòa nhập.
- Các Nhóm Nguồn lực Nhân viên dành cho cộng đồng LGBTQIA+, sắc tộc và nguồn gốc dân tộc, nhiều tín ngưỡng, phụ nữ, người khuyết tật, hòa nhập xã hội và cơ hội, cũng như đời sống gia đình.
- Điều chỉnh hợp lý trong quá trình tuyển dụng và sau khi gia nhập công ty.
- Làm việc kết hợp, với yêu cầu có mặt tại văn phòng bốn ngày mỗi tuần.