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Mayer Brown
Mayer Brown
1001 – 5000 Dipendenti
B2BLegale
Mayer Brown è uno studio legale globale che assiste aziende, fondi di investimento e istituzioni finanziarie in operazioni complesse, controversie e questioni normative. Le sue aree di attività comprendono il settore bancario e finanziario, i mercati dei capitali, il diritto societario e gli strumenti finanziari, il contenzioso, la proprietà intellettuale, la cybersicurezza e la privacy dei dati, nonché il settore immobiliare. Lo studio opera attraverso diverse partnership nazionali e team specializzati, condividendo inoltre analisi e organizzando eventi su sviluppi in ambiti come l'intelligenza artificiale, la cybersicurezza e il credito privato.
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Offerte dell’azienda

Assistente personale legale, immobiliare

Fornisce supporto amministrativo senior al socio responsabile dell’ufficio Real Estate di Mayer Brown a Londra, coordinando agende complesse, viaggi, documenti, attività con i clienti e sviluppo del business. Il ruolo combina assistenza esecutiva riservata, amministrazione delle pratiche e supporto agli eventi.

GBRegno UnitoIbridoTempo pienoIntermedioSeniorLingua Richiesta: ingleseAvvocato

Descrizione

  • Seguire le politiche e le procedure dello studio e mantenere aggiornate le competenze tecniche.
  • Redigere, modificare, formattare e correggere corrispondenza, documenti e presentazioni.
  • Gestire agende, appuntamenti, priorità, conflitti e modifiche di programma.
  • Organizzare riunioni, comprese sale, strutture virtuali, ordini del giorno, documenti, catering, accessi e azioni successive.
  • Preparare il socio responsabile dell’ufficio agli impegni predisponendo documenti, informazioni di contesto, itinerari e promemoria.
  • Organizzare viaggi nazionali e internazionali, alloggi e trasporti via terra.
  • Tenere i registri di viaggio e contribuire a rinnovi e aggiornamenti.
  • Fornire supporto per la registrazione delle ore, la fatturazione, il monitoraggio del lavoro in corso, le spese e l’amministrazione contabile.
  • Mantenere aggiornate le informazioni nei sistemi documentali, delle pratiche, dei clienti e di sviluppo del business.
  • Assistere nell’apertura e amministrazione delle pratiche, nell’archiviazione, nella conservazione, nella chiusura e nei trasferimenti.
  • Gestire stampa, fotocopie e scansioni, trattando in sicurezza i documenti riservati.
  • Pianificare e stabilire le priorità di un carico di lavoro vario, assumendosi la responsabilità di scadenze e impegni.
  • Gestire le attività quotidiane e segnalare le richieste concorrenti.
  • Tenere archivi cartacei ed elettronici e registri amministrativi.
  • Coordinare le revisioni dell’agenda e del carico di lavoro.
  • Rispondere alle richieste dei clienti interni ed esterni con professionalità e discrezione.
  • Supportare lo sviluppo del business, le relazioni con i clienti, conferenze, seminari, visite ed eventi.
  • Coordinare inviti, liste degli ospiti, approvazioni, dati di partecipazione, sedi, viaggi e materiali per gli eventi.
  • Collaborare con i team Sviluppo del business e Marketing, i team interni e i contatti esterni.
  • Essere un primo punto di contatto professionale.
  • Organizzare incontri periodici con il socio responsabile dell’ufficio.
  • Proteggere la riservatezza, agire con giudizio e segnalare eventuali criticità.
  • Collaborare con il dipartimento Real Estate e con lo studio nel suo complesso, garantendo copertura e supporto.
  • Assistere i colleghi senior in visita e le delegazioni internazionali.
  • Proporre miglioramenti alle modalità di lavoro, ai processi e all’erogazione dei servizi.
  • Partecipare alle riunioni, prendere appunti o redigere verbali e seguire le azioni concordate.
  • Fornire un supporto proattivo, accurato e tempestivo, orientato al cliente, rappresentando con professionalità il socio responsabile dell’ufficio e lo studio.

Requisiti

  • GCSE o equivalente; sono preferibili studi di livello A.
  • Certificazione di dattilografia RSA II o equivalente.
  • Una qualifica in segreteria costituisce un titolo preferenziale.
  • Esperienza nel fornire supporto segretariale o esecutivo a figure senior, idealmente nei servizi professionali o in uno studio associato.
  • Esperienza nel supportare persone senior o di alto profilo e nel gestire priorità complesse e mutevoli.
  • È preferibile un’esperienza nel settore legale; la conoscenza del Real Estate è utile ma non obbligatoria.
  • Ottima conoscenza dell’inglese scritto, con eccellenti competenze di ortografia, grammatica, punteggiatura e correzione bozze.
  • Conoscenza avanzata di Microsoft Word e Outlook in ambito lavorativo.
  • Buona conoscenza di Excel e PowerPoint.
  • Dimestichezza con sistemi di gestione documentale, delle pratiche e delle relazioni con i clienti, nonché con sistemi amministrativi finanziari, oppure capacità di apprenderli rapidamente.
  • Velocità e precisione nella digitazione.
  • Approccio proattivo, flessibile e molto organizzato, con capacità di anticipare le esigenze e risolvere i problemi.
  • Grande attenzione ai dettagli e impegno per la precisione.
  • Capacità comunicative chiare e sicure.
  • Capacità di mantenere la calma e l’affidabilità sotto pressione, ridefinire le priorità e rispettare scadenze rigorose.
  • Attitudine collaborativa e capacità di lavorare in team.
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Benefit

  • Opportunità, supporto e sviluppo per crescere, prosperare e raggiungere il proprio potenziale.
  • Un ambiente di lavoro inclusivo.
  • Gruppi di risorse per i dipendenti dedicati a LGBTQIA+, razza ed etnia, diverse fedi, donne, disabilità, inclusione e opportunità sociali e vita familiare.
  • Adeguamenti ragionevoli durante la selezione e dopo l’ingresso nello studio.
  • Lavoro ibrido, con presenza in ufficio quattro giorni alla settimana.

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