Mayer Brown — міжнародна юридична фірма, яка обслуговує корпорації, інвестиційні фонди та фінансові установи у складних угодах, спорах і регуляторних питаннях. Практики фірми охоплюють банківську справу та фінанси, ринки капіталу, корпоративне право й цінні папери, судові спори, інтелектуальну власність, кібербезпеку та конфіденційність даних, а також нерухомість. Фірма працює через кілька національних партнерств і спеціалізованих команд, поширюючи аналітичні матеріали та проводячи заходи про такі напрями, як штучний інтелект, кібербезпека й приватне кредитування.
Юридичний персональний асистент, нерухомість
Надавати старшу адміністративну підтримку керівному партнеру лондонського офісу нерухомості Mayer Brown, координуючи складні графіки, поїздки, документи, роботу з клієнтами та розвиток бізнесу. Поєднувати конфіденційну допомогу керівникові з адмініструванням справ і підтримкою заходів.
Опис
- Дотримуватися політик і процедур фірми та підтримувати актуальність професійних технічних навичок.
- Складати, редагувати, форматувати та вичитувати листування, документи й презентації.
- Вести календарі, планувати зустрічі та пріоритети, розв’язувати конфлікти в розкладі й вносити зміни.
- Організовувати зустрічі: бронювати приміщення та віртуальні майданчики, готувати порядки денні й матеріали, замовляти харчування, забезпечувати доступ і контролювати подальші дії.
- Готувати керівного партнера офісу до зустрічей та інших зобов’язань: збирати матеріали й довідкову інформацію, складати маршрути та надсилати нагадування.
- Організовувати внутрішні й міжнародні поїздки, проживання та наземний транспорт.
- Вести облік поїздок і допомагати з поновленням документів та оновленням даних.
- Допомагати з обліком робочого часу, виставленням рахунків, відстеженням незавершеної роботи, витратами й адмініструванням рахунків.
- Підтримувати актуальність інформації в системах обліку документів, справ, клієнтів і розвитку бізнесу.
- Допомагати з відкриттям і адмініструванням справ, поданням документів, архівуванням, закриттям і передаванням справ.
- Організовувати друк, копіювання та сканування, безпечно працювати з конфіденційними документами.
- Планувати й визначати пріоритети різнопланової роботи, відповідаючи за строки та зобов’язання.
- Керувати щоденними завданнями й повідомляти про конкуруючі вимоги.
- Вести паперові й електронні справи, а також адміністративну документацію.
- Координувати огляди календаря та робочого навантаження.
- Професійно й тактовно відповідати на запити внутрішніх і зовнішніх клієнтів.
- Підтримувати розвиток бізнесу, взаємодію з клієнтами, конференції, семінари, візити та заходи.
- Координувати запрошення, списки гостей, погодження, відомості про учасників, майданчики, поїздки й матеріали для заходів.
- Взаємодіяти з відділами розвитку бізнесу та маркетингу, внутрішніми командами й зовнішніми контактами.
- Бути професійною першою контактною особою.
- Організовувати регулярні зустрічі з керівним партнером офісу.
- Дотримуватися конфіденційності, виявляти здоровий глузд і повідомляти про проблеми відповідальних осіб.
- Працювати з відділом нерухомості та іншими підрозділами фірми, забезпечуючи взаємозаміну й підтримку.
- Допомагати старшим колегам, які приїздять, і міжнародним делегаціям.
- Пропонувати вдосконалення робочих практик, процесів і якості обслуговування.
- Брати участь у зустрічах, робити нотатки або вести протоколи й відстежувати узгоджені дії.
- Надавати проактивну, точну та своєчасну підтримку з урахуванням потреб клієнтів, професійно представляючи керівного партнера офісу та фірму.
Вимоги
- Свідоцтво про середню освіту GCSE або еквівалент; бажано навчання на рівні A Level.
- Кваліфікація з машинопису RSA II або еквівалент.
- Секретарська кваліфікація буде перевагою.
- Досвід надання секретарської підтримки керівникам вищої ланки або виконавчої підтримки, бажано у сфері професійних послуг чи партнерській фірмі.
- Досвід підтримки старших керівників або відомих осіб і роботи зі складними та мінливими пріоритетами.
- Досвід роботи в юридичній сфері бажаний; знання сфери нерухомості буде корисним, але не обов’язковим.
- Відмінне володіння письмовою англійською мовою, орфографією, граматикою та пунктуацією, навички вичитування.
- Просунуті навички роботи з Microsoft Word і Outlook.
- Хороші навички роботи з Excel і PowerPoint.
- Упевнене володіння системами обліку документів, справ, взаємодії з клієнтами й фінансового адміністрування або здатність швидко їх опанувати.
- Висока швидкість і точність друку.
- Проактивний, гнучкий і високоорганізований підхід, уміння передбачати потреби й розв’язувати проблеми.
- Увага до деталей і прагнення до точності.
- Чітка й упевнена комунікація.
- Здатність зберігати спокій і надійність під тиском, змінювати пріоритети й дотримуватися жорстких строків.
- Уміння співпрацювати й працювати в команді.
- Переваги
Переваги
- Можливості, підтримка й розвиток, що допоможуть зростати, досягати успіху та розкривати свій потенціал.
- Інклюзивне робоче середовище.
- Групи підтримки працівників з питань ЛГБТКІА+, расової та етнічної належності, різних релігій, жінок, інвалідності, соціальної інтеграції та можливостей, а також сімейного життя.
- Розумні адаптації під час працевлаштування та після початку роботи у фірмі.
- Гібридний формат роботи з відвідуванням офісу чотири дні на тиждень.