Mayer Brown ist eine weltweit tätige Anwaltskanzlei, die Unternehmen, Investmentfonds und Finanzinstitute bei komplexen Transaktionen, Streitigkeiten und regulatorischen Fragen berät. Ihre Rechtsgebiete umfassen unter anderem Bank- und Finanzrecht, Kapitalmarktrecht, Gesellschafts- und Wertpapierrecht, Prozessführung, geistiges Eigentum, Cybersicherheit und Datenschutz sowie Immobilienrecht. Die Kanzlei arbeitet über mehrere nationale Partnerschaften und spezialisierte Teams hinweg und veröffentlicht Analysen und veranstaltet Events zu Entwicklungen in Bereichen wie künstliche Intelligenz, Cybersicherheit und Private Credit.
Juristische persönliche Assistenz, Immobilienrecht
Unterstützen Sie den geschäftsführenden Partner des Londoner Immobilienbüros von Mayer Brown bei komplexer Terminplanung, Reisen, Dokumenten, Mandatsarbeit und Geschäftsentwicklung. Die Aufgabe verbindet vertrauliche Assistenz für Führungskräfte mit Mandatsverwaltung und Veranstaltungsorganisation.
Beschreibung
- Befolgen Sie die Richtlinien und Verfahren der Kanzlei und halten Sie Ihre technischen Kenntnisse auf dem neuesten Stand.
- Entwerfen, bearbeiten, formatieren und korrigieren Sie Korrespondenz, Dokumente und Präsentationen.
- Verwalten Sie Kalender, Termine, Prioritäten, Überschneidungen und Terminänderungen.
- Organisieren Sie Besprechungen einschließlich Räumen, virtueller Ausstattung, Tagesordnungen, Unterlagen, Bewirtung, Zugang und Nachbereitung.
- Bereiten Sie den geschäftsführenden Partner des Büros mit Unterlagen, Hintergrundinformationen, Reiseplänen und Erinnerungen auf Termine vor.
- Organisieren Sie Inlands- und Auslandsreisen, Unterkünfte und Bodentransporte.
- Führen Sie Reiseunterlagen und unterstützen Sie bei Verlängerungen und Aktualisierungen.
- Unterstützen Sie Zeiterfassung, Abrechnung, die Nachverfolgung laufender Arbeiten, Spesen und die Kontenverwaltung.
- Halten Sie Informationen in Dokumenten-, Mandats-, Kunden- und Geschäftsentwicklungssystemen aktuell.
- Unterstützen Sie die Eröffnung und Verwaltung von Mandaten sowie Ablage, Archivierung, Abschluss und Übertragung.
- Kümmern Sie sich um Drucken, Kopieren und Scannen und behandeln Sie vertrauliche Dokumente sicher.
- Planen und priorisieren Sie ein abwechslungsreiches Arbeitspensum und übernehmen Sie Verantwortung für Fristen und Verpflichtungen.
- Verwalten Sie tägliche Aufgaben und weisen Sie auf konkurrierende Anforderungen hin.
- Pflegen Sie Papier- und elektronische Akten sowie Verwaltungsunterlagen.
- Koordinieren Sie Überprüfungen von Kalender und Arbeitsbelastung.
- Beantworten Sie Anfragen interner und externer Mandanten professionell und diskret.
- Unterstützen Sie Geschäftsentwicklung, Mandantenpflege, Konferenzen, Seminare, Besuche und Veranstaltungen.
- Koordinieren Sie Einladungen, Gästelisten, Genehmigungen, Teilnahmedaten, Veranstaltungsorte, Reisen und Veranstaltungsmaterialien.
- Stimmen Sie sich mit Geschäftsentwicklung, Marketing, internen Teams und externen Kontakten ab.
- Agieren Sie als professioneller erster Ansprechpartner.
- Vereinbaren Sie regelmäßige Gespräche mit dem geschäftsführenden Partner des Büros.
- Wahren Sie Vertraulichkeit, handeln Sie mit gutem Urteilsvermögen und eskalieren Sie Bedenken.
- Arbeiten Sie mit der Immobilienrechtsabteilung und der gesamten Kanzlei zusammen und leisten Sie Vertretung und Unterstützung.
- Unterstützen Sie zu Besuch kommende Senior-Kollegen und internationale Delegationen.
- Schlagen Sie Verbesserungen bei Arbeitsweisen, Prozessen und Serviceleistungen vor.
- Nehmen Sie an Besprechungen teil, fertigen Sie Notizen oder Protokolle an und verfolgen Sie vereinbarte Maßnahmen.
- Leisten Sie vorausschauende, präzise und zeitnahe, mandantenorientierte Unterstützung und vertreten Sie den geschäftsführenden Partner des Büros und die Kanzlei professionell.
Anforderungen
- GCSE-Abschlüsse oder gleichwertig; A-Level-Ausbildung ist bevorzugt.
- RSA-II-Schreibqualifikation oder gleichwertig.
- Eine Sekretariatsqualifikation ist von Vorteil.
- Erfahrung in der Unterstützung auf Senior- oder Führungsebene, idealerweise in einer Kanzlei oder einem partnerschaftlich geführten Unternehmen.
- Erfahrung in der Unterstützung hochrangiger oder prominenter Personen und im Umgang mit komplexen, wechselnden Prioritäten.
- Erfahrung im Rechtssektor ist wünschenswert; Kenntnisse im Immobilienrecht sind hilfreich, aber nicht erforderlich.
- Ausgezeichnete schriftliche Englischkenntnisse sowie sehr gute Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung und Korrekturlesefähigkeiten.
- Fortgeschrittene praktische Kenntnisse in Microsoft Word und Outlook.
- Gute praktische Kenntnisse in Excel und PowerPoint.
- Sicherer Umgang mit Dokumenten-, Mandats-, Kundenbeziehungs- und Finanzverwaltungssystemen oder die Fähigkeit, sich schnell einzuarbeiten.
- Schnelles und präzises Tippen.
- Proaktive, flexible und sehr gut organisierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen und Probleme zu lösen.
- Ausgeprägte Detailgenauigkeit und ein hoher Anspruch an Präzision.
- Klare und überzeugende Kommunikationsfähigkeiten.
- Fähigkeit, auch unter Druck ruhig und zuverlässig zu bleiben, Prioritäten neu zu setzen und strenge Fristen einzuhalten.
- Kooperative Arbeitsweise und die Fähigkeit, im Team zu arbeiten.
- Vorteile
Zusatzleistungen
- Möglichkeiten, Unterstützung und Entwicklung, um zu wachsen, erfolgreich zu sein und Ihr Potenzial auszuschöpfen.
- Ein inklusives Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitendengruppen für LGBTQIA+, ethnische Vielfalt, verschiedene Glaubensrichtungen, Frauen, Menschen mit Behinderungen, soziale Inklusion und Chancengleichheit sowie Familienleben.
- Angemessene Anpassungen während des Bewerbungsverfahrens und nach dem Eintritt in die Kanzlei.
- Hybrides Arbeiten mit Anwesenheit im Büro an vier Tagen pro Woche.