Mayer Brown е глобална адвокатска кантора, която обслужва корпорации, инвестиционни фондове и финансови институции по сложни сделки, спорове и регулаторни въпроси. Правните ѝ практики обхващат банково дело и финанси, капиталови пазари, корпоративно право и ценни книжа, съдебни спорове, интелектуална собственост, киберсигурност и защита на данните, както и недвижими имоти. Кантората работи чрез множество национални партньорства и специализирани екипи, като споделя анализи и организира събития за развитието в области като изкуствения интелект, киберсигурността и частното кредитиране.
Юридически личен асистент за недвижими имоти
Осигурява високо ниво на административна подкрепа на управляващия партньор на лондонския офис на Mayer Brown за недвижими имоти и координира сложни графици, пътувания, документи, клиентска работа и развитие на бизнеса. Ролята съчетава поверителна подкрепа за ръководител с администриране на правни казуси и организация на събития.
Описание
- Спазва правилата и процедурите на фирмата и поддържа техническите си умения актуални.
- Изготвя, редактира, форматира и коригира кореспонденция, документи и презентации.
- Управлява графици, срещи, приоритети, конфликти и промени в разписанието.
- Организира срещи, включително зали, виртуално оборудване, дневен ред, документи, кетъринг, достъп и последващи задачи.
- Подготвя управляващия партньор на офиса за ангажиментите му с документи, справочна информация, маршрути и напомняния.
- Организира вътрешни и международни пътувания, настаняване и наземен транспорт.
- Поддържа записи за пътувания и съдейства за подновяването и актуализирането им.
- Подпомага отчитането на работното време, фактурирането, проследяването на текущата работа, разходите и счетоводната администрация.
- Поддържа актуална информацията в системите за документи, казуси, клиенти и развитие на бизнеса.
- Съдейства за откриването и администрирането на казуси, подреждането на документи, архивирането, приключването и прехвърлянето им.
- Организира разпечатването, копирането и сканирането и борави сигурно с поверителни документи.
- Планира и подрежда разнообразна натовареност по приоритети и поема отговорност за срокове и ангажименти.
- Управлява ежедневните задачи и сигнализира за конкуриращи се изисквания.
- Поддържа хартиени и електронни досиета и административни записи.
- Координира прегледите на графика и работната натовареност.
- Отговаря професионално и дискретно на запитвания от вътрешни и външни клиенти.
- Подпомага развитието на бизнеса, ангажираността на клиентите, конференции, семинари, посещения и събития.
- Координира покани, списъци с гости, одобрения, данни за присъствие, места, пътувания и материали за събитията.
- Общува с екипите за развитие на бизнеса и маркетинг, вътрешни екипи и външни контакти.
- Изпълнява ролята на професионално първо лице за контакт.
- Организира редовни срещи с управляващия партньор на офиса.
- Опазва поверителността, преценява правилно ситуациите и ескалира проблеми.
- Работи с отдела за недвижими имоти и с останалата част от фирмата, като осигурява заместване и подкрепа.
- Подпомага гостуващи старши колеги и международни делегации.
- Предлага подобрения в работните практики, процесите и предоставянето на услуги.
- Участва в срещи, води бележки или протоколи и проследява договорените действия.
- Осигурява инициативна, точна и навременна подкрепа с фокус върху клиентите и представлява професионално управляващия партньор на офиса и фирмата.
Изисквания
- Завършено образование GCSE или еквивалентно; образование на ниво A Level е предимство.
- Квалификация RSA II по машинопис или еквивалентна квалификация.
- Секретарска квалификация е предимство.
- Опит във високо ниво на секретарска или изпълнителна подкрепа, за предпочитане в сферата на професионалните услуги или партньорска структура.
- Опит в подкрепата на старши или публично известни лица и в работата със сложни, променящи се приоритети.
- Опитът в правния сектор е желателен; познанията в областта на недвижимите имоти са полезни, но не са задължителни.
- Отличен писмен английски език, правопис, граматика, пунктуация и умения за корекция на текстове.
- Напреднало практическо познаване на Microsoft Word и Outlook.
- Добро практическо познаване на Excel и PowerPoint.
- Уверена работа със системи за документи, казуси, взаимоотношения с клиенти и финансова администрация или способност те да се усвоят бързо.
- Бързо и точно писане на клавиатура.
- Проактивен, гъвкав и силно организиран подход, с умение да предвижда нуждите и да решава проблеми.
- Внимание към детайлите и ангажираност към точността.
- Ясни и уверени комуникационни умения.
- Способност да запазва спокойствие и надеждност под напрежение, да пренарежда приоритетите и да спазва строги срокове.
- Умение за сътрудничество и работа в екип.
- benefits
Придобивки
- Възможности, подкрепа и развитие, които да ви помогнат да напредвате, да се реализирате и да достигнете потенциала си.
- Приобщаваща работна среда.
- Групи за подкрепа на служителите, свързани с LGBTQIA+, расата и етническата принадлежност, различните вероизповедания, жените, уврежданията, социалното приобщаване и възможностите, както и семейния живот.
- Разумни улеснения по време на подбора и след постъпването във фирмата.
- Хибриден режим на работа с присъствие в офиса четири дни седмично.