Teamficient podjetjem zagotavlja storitve upravljanih oddaljenih pisarn in namenske virtualne pomočnike. Podjetje v lasti žensk in pripadnikov manjšin oblikuje usposobljene dvojezične oddaljene ekipe, ki jih podpirajo skrbniki strank s sedežem v ZDA ter strankam pomagajo pri administrativnih, uporabniških, knjigovodskih, tehničnih in specializiranih dejavnostih. Njegovo strokovno znanje vključuje podporo avtošolam in zdravstvenim ordinacijam, na primer pomoč pri elektronskih zdravstvenih kartotekah, naročanju pacientov, usklajevanju receptov ter usposabljanju o standardih HIPAA in varovanju zasebnosti. Teamficient upravlja tudi oddaljene klicne centre in ponuja sodelovanje iz meseca v mesec, ki podjetjem pomaga povečati zmogljivost podpore, hkrati pa prenesti rutinsko delo na druge izvajalce.
Teamficient – oddaljeni izvršni administrativni asistent
Podpirajte vodstvo podjetja Teamficient pri upravljanju koledarjev, komunikacije, dokumentov, potovanj in operativnega usklajevanja. To je zaposlitev za polni delovni čas na daljavo, ki vključuje projekte in deležnike v porazdeljeni globalni ekipi.
Opis
- Zagotavljati široko administrativno podporo vodstvenim in višjim vodilnim delavcem
- Upravljati koledarje, sestanke, termine in urnike vodstvenih delavcev
- Organizirati notranje in zunanje sestanke v več časovnih pasovih
- Pripravljati dnevne rede, predstavitve, poročila in drugo gradivo za vodstvene delavce
- Spremljati naloge, roke in nadaljnje aktivnosti po sestankih
- Pomagati vodstvenim delavcem pri organizaciji in določanju prednostnih dnevnih obveznosti
- Upravljati elektronske predale, sporočila in drugo korespondenco vodstvenih delavcev
- Pisati, urejati, lektorirati in oblikovati poslovno komunikacijo ter dokumente
- Sodelovati s strankami, dobavitelji, zaposlenimi in zunanjimi partnerji
- Varovati zaupne in občutljive informacije
- Vzdrževati urejene digitalne datoteke, evidence, dokumente in podatkovne zbirke
- Po potrebi organizirati potovanja, načrte poti, nastanitve in povezane urnike
- Podpirati spremljanje stroškov, povračil in administrativnih evidenc
- Pomagati pri dogodkih podjetja, sestankih in posebnih pobudah
- Raziskovati teme ter pripravljati povzetke ali poročila za vodstvo
- Spremljati prednostne naloge, rezultate in napredek projektov
- Sodelovati z notranjimi ekipami pri zaključevanju nalog in izpolnjevanju zahtev
- Opozarjati na bližajoče se roke, zamude in morebitne težave
- Vzdrževati sledilnike nalog in spremljati odgovorne deležnike
- Prispevati k učinkovitejšim administrativnim delovnim tokovom in procesom
Zahteve
- Vsaj dve leti strokovnih izkušenj na področju podpore vodstvenim delavcem, administrativne podpore, osebnega asistiranja, pisarniške administracije ali primerljivi vlogi
- Odlične pisne in ustne komunikacijske sposobnosti
- Odlične organizacijske sposobnosti, upravljanje časa in zmožnost opravljanja več nalog hkrati
- Dokazana sposobnost usklajevanja koledarjev, sestankov, urnikov in konkurenčnih prednostnih nalog
- Napredno delovno znanje okolja Microsoft Office ali Google Workspace, vključno z Outlookom ali Gmailom, Wordom ali Docs, Excelom ali Sheets ter PowerPointom ali Slides
- Dosledno visoka pozornost do podrobnosti in natančnosti
- Poklicna diskretnost pri ravnanju z zaupnimi in občutljivimi informacijami
- Zanesljivo sledenje nalogam do zaključka in dobre veščine upravljanja nalog
- Sposobnost samostojnega in proaktivnega dela na daljavo
- Izpiljen in profesionalen slog komunikacije
- Visokošolska izobrazba s področja poslovne administracije, managementa, komunikacij ali sorodne discipline je zaželena; upošteva se lahko tudi enakovredne praktične izkušnje
- Izkušnje s podporo članom izvršnega vodstva ali višjim vodilnim delavcem
- Izkušnje s sodelovanjem v mednarodnih ali porazdeljenih ekipah
- Delovno poznavanje platform za upravljanje projektov in sodelovanje, kot so Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack ali Microsoft Teams
- Izkušnje z organizacijo mednarodnih potovanj in zapletenih urnikov v različnih časovnih pasovih
- Izkušnje z razvojem predstavitev za vodstvo, poročil in poslovnih dokumentov
- Dobro razumevanje poslovne administracije in praks pisarniškega upravljanja
- Izkušnje v hitro razvijajočem se zagonskem podjetju ali okolju strokovnih storitev
- Dvojezična ali večjezična komunikacijska sposobnost
- Razpoložljivost med 7.00 in 19.00 po CST ter za deveturni dnevni urnik, ki vključuje osem delovnih ur in enourni odmor
Ugodnosti
- Popolnoma oddaljena delovna kultura, ki temelji na samostojnosti, prilagodljivosti in zaupanju
- Priložnosti za mednarodno sodelovanje s strokovnjaki po vsem svetu
- Večkulturna in globalno povezana ekipa
- Priložnosti za razvoj kariere v mednarodnem okolju
- Dva prosta dneva vsak teden, pri čemer bodo konkretni dnevi določeni