Teamficient poskytuje služby spravovaných vzdálených kanceláří a dedikované virtuální asistenty pro firmy. Tato společnost vlastněná ženami a příslušníky menšin vytváří vyškolené dvojjazyčné vzdálené týmy podporované account manažery se sídlem v USA. Klientům pomáhá zajišťovat administrativu, zákaznickou podporu, účetnictví, technické a specializované činnosti. Zaměřuje se také na podporu autoškol a zdravotnických zařízení, například na práci s elektronickými zdravotními záznamy, plánování návštěv pacientů, koordinaci receptů a školení v oblasti HIPAA a ochrany soukromí. Teamficient rovněž provozuje spravovaná vzdálená call centra a nabízí spolupráci na měsíční bázi, která firmám pomáhá rozšiřovat kapacitu podpory a delegovat rutinní práci.
Vzdálený výkonný administrativní asistent Teamficient
Podpora vedoucích pracovníků společnosti Teamficient při práci s kalendáři, komunikací, dokumenty, cestami a provozní koordinací. Práce na plný úvazek na dálku s účastí na projektech a spoluprací s distribuovaným globálním týmem.
Popis
- Poskytovat vedoucím pracovníkům a seniorním manažerům širokou administrativní podporu
- Spravovat kalendáře vedoucích pracovníků, schůzky, jednání a rozvrhy
- Organizovat interní i externí schůzky v několika časových pásmech
- Připravovat programy schůzek, prezentace, zprávy a další materiály pro vedoucí pracovníky
- Sledovat úkoly, termíny a následné kroky po schůzkách
- Pomáhat vedoucím pracovníkům udržovat pořádek v úkolech a stanovovat každodenní priority
- Spravovat e-mailové schránky vedoucích pracovníků, zprávy a další korespondenci
- Psát, upravovat, kontrolovat a formátovat obchodní komunikaci a dokumenty
- Komunikovat s klienty, dodavateli, zaměstnanci a externími partnery
- Chránit důvěrné a citlivé informace
- Udržovat uspořádané digitální soubory, záznamy, dokumenty a databáze
- Podle potřeby organizovat cesty, itineráře, ubytování a související rozvrhy
- Podporovat sledování výdajů, refundací a administrativních záznamů
- Pomáhat s firemními akcemi, schůzkami a speciálními iniciativami
- Provádět rešerše a připravovat shrnutí nebo zprávy pro vedení
- Sledovat priority projektů, výstupy a jejich průběh
- Spolupracovat s interními týmy na dokončování úkolů a vyřizování požadavků
- Upozorňovat na blížící se termíny, zpoždění a potenciální problémy
- Vést přehledy úkolů a sledovat plnění odpovědnými osobami
- Přispívat ke zvyšování efektivity administrativních pracovních postupů a procesů
Požadavky
- Nejméně dva roky odborné praxe na pozici výkonného asistenta, administrativní nebo osobní asistentky či asistenta, office administrátora nebo v obdobné roli
- Výborné písemné a ústní komunikační dovednosti
- Vynikající organizační schopnosti, time management a schopnost zvládat více úkolů současně
- Prokazatelná schopnost koordinovat kalendáře, schůzky, rozvrhy a konkurenční priority
- Pokročilá znalost Microsoft Office nebo Google Workspace včetně Outlooku nebo Gmailu, Wordu nebo Docs, Excelu nebo Sheets a PowerPointu nebo Slides
- Důsledná pozornost k detailům a přesnosti
- Profesionalita a diskrétnost při práci s důvěrnými a citlivými informacemi
- Spolehlivost při dokončování úkolů a jejich řízení
- Schopnost pracovat samostatně a proaktivně na dálku
- Upravený a profesionální komunikační styl
- Vysokoškolské vzdělání v oboru obchodní administrativa, management, komunikace nebo příbuzném oboru je výhodou; lze zohlednit i odpovídající praktickou zkušenost
- Zkušenost s podporou vedoucích pracovníků na úrovni C-suite nebo seniorních manažerů
- Zkušenost se spoluprací s mezinárodními nebo distribuovanými týmy
- Praktická znalost platforem pro řízení projektů a spolupráci, jako jsou Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack nebo Microsoft Teams
- Zkušenost s organizací mezinárodních cest a složitých rozvrhů napříč časovými pásmy
- Zkušenost s tvorbou prezentací pro vedení, zpráv a obchodních dokumentů
- Dobré porozumění zásadám podnikové administrativy a řízení kanceláře
- Zkušenost z rychle se rozvíjejícího startupu nebo prostředí profesionálních služeb
- Schopnost komunikovat ve dvou či více jazycích
- Dostupnost v časovém okně 7:00–19:00 CST a v rámci devítihodinového pracovního dne, který zahrnuje osm pracovních hodin a hodinovou přestávku
Benefity
- Plně vzdálená pracovní kultura založená na samostatnosti, flexibilitě a důvěře
- Možnost mezinárodní spolupráce s profesionály z celého světa
- Multikulturní a globálně propojený tým
- Možnosti profesního rozvoje v mezinárodním prostředí
- Dva dny volna každý týden; konkrétní dny budou určeny