Η Teamficient παρέχει διαχειριζόμενες υπηρεσίες απομακρυσμένου γραφείου και εξειδικευμένους εικονικούς βοηθούς για επιχειρήσεις. Η εταιρεία, που ανήκει σε γυναίκες και μέλη μειονοτήτων, δημιουργεί εκπαιδευμένες, δίγλωσσες απομακρυσμένες ομάδες, οι οποίες υποστηρίζονται από διαχειριστές λογαριασμών με έδρα στις Ηνωμένες Πολιτείες, βοηθώντας τους πελάτες να διαχειρίζονται διοικητικές εργασίες, εξυπηρέτηση πελατών, τήρηση λογιστικών βιβλίων, τεχνική υποστήριξη και εξειδικευμένες λειτουργίες. Η τεχνογνωσία της περιλαμβάνει υποστήριξη για σχολές οδήγησης και ιατρικά ιατρεία, όπως βοήθεια με ηλεκτρονικά συστήματα ιατρικών φακέλων, προγραμματισμό ραντεβού ασθενών, συντονισμό συνταγών και εκπαίδευση σχετικά με το HIPAA και την προστασία της ιδιωτικότητας. Η Teamficient λειτουργεί επίσης διαχειριζόμενα απομακρυσμένα τηλεφωνικά κέντρα και προσφέρει συνεργασίες από μήνα σε μήνα, σχεδιασμένες να βοηθούν τις επιχειρήσεις να επεκτείνουν τη δυναμικότητα υποστήριξής τους, αναθέτοντας παράλληλα τις συνήθεις εργασίες σε εξωτερικό συνεργάτη.
Εξ αποστάσεως Εκτελεστικός Διοικητικός Βοηθός στην Teamficient
Υποστήριξη των στελεχών της Teamficient με ημερολόγια, επικοινωνίες, έγγραφα, ταξίδια και επιχειρησιακό συντονισμό. Πλήρης απομακρυσμένη απασχόληση με έργα και ενδιαφερόμενα μέρη σε μια κατανεμημένη παγκόσμια ομάδα.
Περιγραφή
- Παροχή ολοκληρωμένης διοικητικής υποστήριξης σε ανώτερα στελέχη και ηγέτες
- Εποπτεία ημερολογίων, ραντεβού, συσκέψεων και προγραμμάτων στελεχών
- Οργάνωση εσωτερικών και εξωτερικών συναντήσεων σε πολλές ζώνες ώρας
- Δημιουργία ημερήσιων διατάξεων, παρουσιάσεων, αναφορών και άλλου υλικού για τα στελέχη
- Παρακολούθηση ενεργειών, προθεσμιών και ενεργειών παρακολούθησης μετά τις συναντήσεις
- Βοήθεια στα στελέχη να παραμένουν οργανωμένα και να ιεραρχούν τις καθημερινές τους ευθύνες
- Διαχείριση εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνυμάτων και άλλης αλληλογραφίας των στελεχών
- Σύνταξη, επεξεργασία, διόρθωση και μορφοποίηση επιχειρηματικών επικοινωνιών και εγγράφων
- Συντονισμός με πελάτες, προμηθευτές, εργαζομένους και εξωτερικούς συνεργάτες
- Προστασία εμπιστευτικών και ευαίσθητων πληροφοριών
- Διατήρηση οργανωμένων ψηφιακών αρχείων, καταχωρίσεων, εγγράφων και βάσεων δεδομένων
- Οργάνωση ταξιδιών, διαδρομών, διαμονής και σχετικών προγραμμάτων όταν απαιτείται
- Υποστήριξη στην παρακολούθηση εξόδων, αποζημιώσεων και διοικητικών αρχείων
- Συνδρομή σε εταιρικές εκδηλώσεις, συναντήσεις και ειδικές πρωτοβουλίες
- Έρευνα θεμάτων και σύνταξη συνοπτικών ενημερώσεων ή αναφορών για την ηγεσία
- Παρακολούθηση προτεραιοτήτων, παραδοτέων και προόδου έργων
- Συνεργασία με εσωτερικές ομάδες για την ολοκλήρωση εργασιών και την ικανοποίηση αιτημάτων
- Επισήμανση επικείμενων προθεσμιών, καθυστερήσεων και πιθανών προβλημάτων
- Διατήρηση εργαλείων παρακολούθησης εργασιών και επικοινωνία με τους υπεύθυνους ενδιαφερόμενους
- Συμβολή σε αποδοτικότερες διοικητικές ροές εργασίας και διαδικασίες
Απαιτήσεις
- Τουλάχιστον δύο έτη επαγγελματικής εμπειρίας σε εκτελεστική γραμματειακή υποστήριξη, διοικητική υποστήριξη, προσωπική βοήθεια, διοίκηση γραφείου ή συγκρίσιμο ρόλο
- Ισχυρές δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας
- Εξαιρετικές ικανότητες οργάνωσης, διαχείρισης χρόνου και παράλληλης εκτέλεσης πολλών εργασιών
- Αποδεδειγμένη ικανότητα συντονισμού ημερολογίων, συναντήσεων, προγραμμάτων και ανταγωνιστικών προτεραιοτήτων
- Προχωρημένη πρακτική γνώση Microsoft Office ή Google Workspace, συμπεριλαμβανομένων των Outlook ή Gmail, Word ή Docs, Excel ή Sheets και PowerPoint ή Slides
- Σταθερά υψηλή προσοχή στη λεπτομέρεια και ακρίβεια
- Επαγγελματική διακριτικότητα κατά τον χειρισμό εμπιστευτικών και ευαίσθητων πληροφοριών
- Αξιόπιστη παρακολούθηση και δεξιότητες διαχείρισης εργασιών
- Ικανότητα ανεξάρτητης και προδραστικής εργασίας σε απομακρυσμένο περιβάλλον
- Επιμελημένο και επαγγελματικό ύφος επικοινωνίας
- Προτιμάται πτυχίο στη διοίκηση επιχειρήσεων, τη διοίκηση, την επικοινωνία ή συναφή κλάδο· μπορεί να εξεταστεί αντίστοιχη πρακτική εμπειρία
- Εμπειρία υποστήριξης στελεχών C-suite ή ανώτερων ηγετών
- Εμπειρία συνεργασίας με διεθνείς ή κατανεμημένες ομάδες
- Πρακτική εξοικείωση με πλατφόρμες διαχείρισης έργων και συνεργασίας όπως Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack ή Microsoft Teams
- Εμπειρία οργάνωσης διεθνών ταξιδιών και σύνθετων προγραμμάτων σε διαφορετικές ζώνες ώρας
- Εμπειρία ανάπτυξης εκτελεστικών παρουσιάσεων, αναφορών και επιχειρηματικών εγγράφων
- Στέρεη κατανόηση των πρακτικών διοίκησης επιχειρήσεων και διαχείρισης γραφείου
- Εμπειρία σε ταχέως αναπτυσσόμενη νεοφυή επιχείρηση ή περιβάλλον επαγγελματικών υπηρεσιών
- Ικανότητα επικοινωνίας σε δύο ή περισσότερες γλώσσες
- Διαθεσιμότητα μεταξύ 7:00 και 19:00 CST και για ημερήσιο πρόγραμμα εννέα ωρών, που περιλαμβάνει οκτώ ώρες εργασίας και διάλειμμα μίας ώρας
Παροχές
- Πλήρως απομακρυσμένη κουλτούρα εργασίας που βασίζεται στην αυτονομία, την ευελιξία και την εμπιστοσύνη
- Ευκαιρίες διεθνούς συνεργασίας με επαγγελματίες από όλο τον κόσμο
- Πολυπολιτισμική και παγκόσμια συνδεδεμένη ομάδα
- Ευκαιρίες επαγγελματικής ανάπτυξης σε διεθνές περιβάλλον
- Δύο ημέρες άδειας κάθε εβδομάδα, με τις συγκεκριμένες ημέρες να καθορίζονται αργότερα