Teamficient远程高管行政助理
为Teamficient高管提供日程、沟通、文件、差旅和运营协调支持。 这是一个全职远程职位，需与分布式全球团队中的项目和利益相关者协作。
描述
- 为高管和高级领导提供全面的行政支持
- 管理高管日历、预约、会议和日程安排
- 协调跨多个时区的内部和外部会议
- 为高管制作议程、演示文稿、报告和其他材料
- 跟进行动事项、截止日期以及会后后续工作
- 帮助高管保持条理并安排每日工作优先级
- 管理高管收件箱、消息和其他往来函件
- 撰写、编辑、校对并排版商务沟通内容和文件
- 与客户、供应商、员工及外部合作伙伴保持沟通
- 保护机密和敏感信息
- 维护有序的数字文件、记录、文档和数据库
- 根据需要安排差旅、行程、住宿及相关日程
- 协助跟踪费用、报销和行政记录
- 协助组织公司活动、会议和特别项目
- 研究相关主题并编写领导层摘要或报告
- 跟踪项目优先级、交付成果和进展
- 与内部团队合作完成任务并满足请求
- 提醒即将到来的截止日期、延误和潜在问题
- 维护任务跟踪表并跟进负责的利益相关者
- 为提高行政工作流程和流程效率贡献力量
任职要求
- 至少两年高管助理、行政支持、私人助理、办公室行政或类似岗位的专业经验
- 出色的书面和口头沟通能力
- 优秀的组织、时间管理和多任务处理能力
- 能够协调日历、会议、日程和相互竞争的优先事项
- 熟练使用Microsoft Office或Google Workspace，包括Outlook或Gmail、Word或Docs、Excel或Sheets以及PowerPoint或Slides
- 始终保持高度的细致性和准确性
- 处理机密和敏感信息时具备职业操守和谨慎性
- 可靠的执行力和任务管理能力
- 能够在远程环境中独立主动地工作
- 沟通风格成熟且专业
- 工商管理、管理、传播或相关专业学士学位优先；具备同等实践经验者也可考虑
- 有支持C-suite高管或高级领导的经历
- 有与国际团队或分布式团队协作的经验
- 熟悉Asana、Monday.com、ClickUp、Trello、Slack或Microsoft Teams等项目和协作平台
- 有安排国际差旅以及跨时区复杂日程的经验
- 有制作高管演示文稿、报告和商务文件的经验
- 扎实了解商务行政和办公室管理实践
- 有快节奏初创企业或专业服务环境的工作经验
- 具备双语或多语言沟通能力
- 可在美国中部标准时间上午7点至晚上7点的时间段内工作，并适应每天九小时的工作安排，其中包括八小时工作和一小时休息
福利待遇
- 以自主性、灵活性和信任为基础的全远程工作文化
- 有机会与世界各地的专业人士开展国际协作
- 多元文化且联系紧密的团队
- 在国际化环境中获得职业发展机会
- 每周休息两天，具体休息日另行确定