Teamficient מספקת שירותי משרד מרוחקים מנוהלים ועוזרים וירטואליים ייעודיים לעסקים. החברה, הנמצאת בבעלות נשים ומיעוטים, בונה צוותים מרוחקים, מיומנים ודו-לשוניים, הנתמכים על ידי מנהלי לקוחות הממוקמים בארצות הברית, ומסייעת ללקוחות לטפל בפעילות אדמיניסטרטיבית, שירות לקוחות, הנהלת חשבונות, תמיכה טכנית ותפעול ייעודי. מומחיותה כוללת תמיכה בבתי ספר לנהיגה ובמרפאות רפואיות, לרבות סיוע במערכות רשומות רפואיות אלקטרוניות, תיאום תורים למטופלים, תיאום מרשמים והדרכות בנושא HIPAA ופרטיות. Teamficient מפעילה גם מוקדי שירות מנוהלים מרחוק ומציעה התקשרויות מחודש לחודש, שנועדו לסייע לעסקים להרחיב את יכולת התמיכה שלהם תוך העברת משימות שגרתיות לביצוע חיצוני.
עוזר אדמיניסטרטיבי בכיר מרחוק ב-Teamficient
תמיכה במנהלים בכירים ב-Teamficient באמצעות ניהול יומנים, תקשורת, מסמכים, נסיעות ותיאום תפעולי. משרה מלאה מרחוק, הכוללת עבודה עם פרויקטים ובעלי עניין בצוות גלובלי ומבוזר.
ארצות הברית800 $ – 1,000 $ / חודש
מרחוקמשרה מלאהג׳וניוררמת בינייםאין צורך בתוארשפה נדרשת: אנגליתעוזר אדמיניסטרטיביתיאור
- הענקת תמיכה אדמיניסטרטיבית מקיפה למנהלים בכירים ולמנהיגים בכירים
- ניהול היומנים, הפגישות, הישיבות ולוחות הזמנים של המנהלים
- תיאום פגישות פנימיות וחיצוניות על פני מספר אזורי זמן
- יצירת סדרי יום, מצגות, דוחות וחומרים נוספים עבור המנהלים
- מעקב אחר משימות, מועדי יעד ופעולות המשך לאחר פגישות
- סיוע למנהלים להישאר מאורגנים ולתעדף את תחומי האחריות היומיומיים שלהם
- ניהול תיבות הדואר הנכנס, ההודעות והתכתובות האחרות של המנהלים
- כתיבה, עריכה, הגהה ועיצוב של תקשורת עסקית ומסמכים
- קשר עם לקוחות, ספקים, עובדים ושותפים חיצוניים
- שמירה על מידע חסוי ורגיש
- שמירה על סדר בקבצים דיגיטליים, רשומות, מסמכים ומאגרי מידע
- תיאום נסיעות, מסלולים, לינה ולוחות זמנים קשורים לפי הצורך
- סיוע במעקב אחר הוצאות, החזרים ורשומות אדמיניסטרטיביות
- סיוע באירועי חברה, פגישות ויוזמות מיוחדות
- מחקר בנושאים והפקת סיכומים או דוחות להנהלה
- מעקב אחר סדרי העדיפויות, התוצרים וההתקדמות של פרויקטים
- שיתוף פעולה עם צוותים פנימיים לסגירת משימות ולמילוי בקשות
- התרעה על מועדי יעד מתקרבים, עיכובים ובעיות אפשריות
- ניהול מעקבי משימות ומעקב אחר בעלי העניין האחראים
- תרומה לייעול תהליכי העבודה והנהלים האדמיניסטרטיביים
דרישות
- לפחות שנתיים של ניסיון מקצועי בסיוע למנהלים, תמיכה אדמיניסטרטיבית, סיוע אישי, ניהול משרד או תפקיד דומה
- מיומנויות תקשורת מצוינות בכתב ובעל פה
- יכולות מצוינות בארגון, ניהול זמן וביצוע משימות מרובות
- יכולת מוכחת לתאם יומנים, פגישות, לוחות זמנים וסדרי עדיפויות מתחרים
- ידע מעשי מתקדם ב-Microsoft Office או Google Workspace, כולל Outlook או Gmail, Word או Docs, Excel או Sheets ו-PowerPoint או Slides
- תשומת לב גבוהה ועקבית לפרטים ולדיוק
- שיקול דעת מקצועי בעת טיפול במידע חסוי ורגיש
- יכולת מעקב אמינה ומיומנויות בניהול משימות
- יכולת לעבוד באופן עצמאי ופרואקטיבי בסביבה מרוחקת
- סגנון תקשורת מלוטש ומקצועי
- תואר ראשון במנהל עסקים, ניהול, תקשורת או תחום קשור מועדף; ניתן לשקול ניסיון מעשי שווה ערך
- רקע בתמיכה במנהלים בדרג C-suite או במנהיגים בכירים
- ניסיון בשיתוף פעולה עם צוותים בינלאומיים או מבוזרים
- היכרות מעשית עם פלטפורמות לניהול פרויקטים ושיתוף פעולה כגון Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack או Microsoft Teams
- ניסיון בתיאום נסיעות בינלאומיות ולוחות זמנים מורכבים על פני אזורי זמן
- ניסיון בפיתוח מצגות למנהלים, דוחות ומסמכים עסקיים
- הבנה טובה של נוהלי מנהל עסקים וניהול משרד
- ניסיון בסטארט-אפ דינמי או בסביבת שירותים מקצועיים
- יכולת תקשורת דו-לשונית או רב-לשונית
- זמינות במסגרת 7:00–19:00 לפי שעון CST וליום עבודה בן תשע שעות, הכולל שמונה שעות עבודה והפסקה בת שעה
הטבות
- תרבות עבודה מרוחקת לחלוטין המבוססת על אוטונומיה, גמישות ואמון
- הזדמנויות לשיתוף פעולה בינלאומי עם אנשי מקצוע מכל רחבי העולם
- צוות רב-תרבותי ומחובר גלובלית
- הזדמנויות לפיתוח קריירה בסביבה בינלאומית
- יומיים חופש בכל שבוע, כאשר הימים הספציפיים ייקבעו בהמשך