Teamficient tilbyder administrerede fjernkontortjenester og dedikerede virtuelle assistenter til virksomheder. Den kvinde- og minoritetsejede virksomhed opbygger uddannede, tosprogede fjernteams, der støttes af amerikansk-baserede account managers, og hjælper kunder med at håndtere administrative opgaver, kundeservice, bogføring, teknisk support og specialiserede driftsopgaver. Virksomhedens ekspertise omfatter support til køreskoler og lægepraksisser, herunder hjælp med elektroniske patientjournalsystemer, patientplanlægning, koordinering af recepter samt HIPAA- og databeskyttelseskurser. Teamficient driver også administrerede fjernbaserede callcentre og tilbyder månedlige aftaler, der er udviklet til at hjælpe virksomheder med at udvide deres supportkapacitet, samtidig med at de uddelegerer rutineopgaver.
Teamficient fjernbaseret administrativ direktionsassistent
Støt Teamficients ledelse med kalendere, kommunikation, dokumenter, rejser og operationel koordinering. Denne fuldtidsstilling på afstand omfatter projekter og interessenter i et distribueret globalt team.
Beskrivelse
- Yd bred administrativ støtte til ledere og seniorledere
- Administrer ledelsens kalendere, aftaler, møder og tidsplaner
- Planlæg interne og eksterne møder på tværs af flere tidszoner
- Udarbejd dagsordener, præsentationer, rapporter og andet materiale til ledelsen
- Overvåg handlingspunkter, deadlines og opfølgning efter møder
- Hjælp ledelsen med at holde overblik og prioritere daglige ansvarsområder
- Administrer ledelsens indbakker, beskeder og anden korrespondance
- Skriv, rediger, korrekturlæs og formater forretningskommunikation og dokumenter
- Samarbejd med kunder, leverandører, medarbejdere og eksterne partnere
- Beskyt fortrolige og følsomme oplysninger
- Vedligehold organiserede digitale filer, registre, dokumenter og databaser
- Planlæg rejser, rejseplaner, indkvartering og relaterede tidsplaner efter behov
- Understøt registrering af udgifter, refusioner og administrative optegnelser
- Hjælp med virksomhedsarrangementer, møder og særlige initiativer
- Undersøg emner og udarbejd ledelsesresuméer eller rapporter
- Overvåg projektprioriteter, leverancer og fremdrift
- Samarbejd med interne teams om at afslutte opgaver og imødekomme anmodninger
- Gør opmærksom på kommende deadlines, forsinkelser og potentielle problemer
- Vedligehold opgavesporing og følg op med ansvarlige interessenter
- Bidrag til mere effektive administrative arbejdsgange og processer
Krav
- Mindst to års erhvervserfaring med direktionsassistance, administrativ støtte, personlig assistance, kontoradministration eller en sammenlignelig rolle
- Stærke skriftlige og mundtlige kommunikationsevner
- Fremragende organisatoriske evner, tidsstyring og evne til at håndtere flere opgaver samtidigt
- Dokumenteret evne til at koordinere kalendere, møder, tidsplaner og konkurrerende prioriteter
- Avanceret praktisk kendskab til Microsoft Office eller Google Workspace, herunder Outlook eller Gmail, Word eller Docs, Excel eller Sheets samt PowerPoint eller Slides
- Vedvarende høj grad af sans for detaljer og nøjagtighed
- Professionel diskretion ved håndtering af fortrolige og følsomme oplysninger
- Pålidelig opfølgning og gode evner inden for opgavestyring
- Evne til at arbejde selvstændigt og proaktivt i en fjernarbejdsstilling
- Veludviklet og professionel kommunikationsstil
- Bachelorgrad i virksomhedsadministration, ledelse, kommunikation eller et beslægtet område foretrækkes; tilsvarende praktisk erfaring kan komme i betragtning
- Erfaring med at støtte virksomhedsledelser eller seniorledere
- Erfaring med samarbejde i internationale eller distribuerede teams
- Praktisk kendskab til projekt- og samarbejdsplatforme som Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack eller Microsoft Teams
- Erfaring med at planlægge internationale rejser og komplekse tidsplaner på tværs af tidszoner
- Erfaring med at udarbejde præsentationer, rapporter og forretningsdokumenter til ledelsen
- Solid forståelse af virksomhedsadministration og kontoradministrative praksisser
- Erfaring fra en hurtigt voksende startup eller et miljø inden for professionelle tjenester
- Evne til at kommunikere på to eller flere sprog
- Mulighed for at arbejde inden for tidsrummet kl. 7–19 CST og efter en daglig tidsplan på ni timer, inklusive otte arbejdstimer og en times pause
Fordele
- En fuldt fjernbaseret arbejdskultur bygget på selvstændighed, fleksibilitet og tillid
- Muligheder for internationalt samarbejde med fagfolk over hele verden
- Et multikulturelt og globalt forbundet team
- Muligheder for karriereudvikling i internationale rammer
- To fridage hver uge, hvor de specifikke dage fastlægges senere