Teamficient teikia įmonėms administruojamas nuotolinio biuro paslaugas ir dedikuotus virtualiuosius asistentus. Moterims ir mažumoms priklausanti įmonė suburia apmokytas dvikalbes nuotolines komandas, kurias aptarnauja Jungtinėse Valstijose įsikūrę klientų vadybininkai. Tai padeda klientams tvarkyti administracines, klientų aptarnavimo, buhalterines, technines ir specializuotas veiklas. Įmonė specializuojasi teikdama pagalbą vairavimo mokykloms ir sveikatos priežiūros įstaigoms, įskaitant pagalbą dirbant su elektroninėmis sveikatos įrašų sistemomis, pacientų vizitų planavimą, receptų koordinavimą, taip pat HIPAA ir privatumo mokymus. Teamficient taip pat valdo nuotolinius skambučių centrus ir siūlo kas mėnesį pratęsiamus bendradarbiavimo modelius, padedančius įmonėms didinti pagalbos pajėgumus ir perduoti įprastus darbus.
Teamficient nuotolinis vadovų administravimo asistentas
Padėsite Teamficient vadovams tvarkyti kalendorius, komunikaciją, dokumentus, keliones ir veiklos koordinavimą. Šiame nuolatiniame nuotoliniame darbe bendradarbiausite su projektais ir suinteresuotosiomis šalimis visame paskirstytame pasauliniame tinkle.
Aprašymas
- Teiksite įvairiapusę administracinę pagalbą vadovams ir aukščiausio lygio vadovybei
- Prižiūrėsite vadovų kalendorius, susitikimus, posėdžius ir tvarkaraščius
- Organizuosite vidinius ir išorinius susitikimus keliose laiko juostose
- Rengsite darbotvarkes, pristatymus, ataskaitas ir kitą vadovams skirtą medžiagą
- Stebėsite veiksmus, terminus ir veiksmus po susitikimų
- Padėsite vadovams išlaikyti tvarką ir nustatyti kasdienius prioritetus
- Tvarkysite vadovų pašto dėžutes, žinutes ir kitą korespondenciją
- Rašysite, redaguosite, koreguosite ir formatuosite dalykinę komunikaciją bei dokumentus
- Bendrausite su klientais, tiekėjais, darbuotojais ir išorės partneriais
- Saugosite konfidencialią ir jautrią informaciją
- Prižiūrėsite tvarkingus skaitmeninius failus, įrašus, dokumentus ir duomenų bazes
- Prireikus organizuosite keliones, maršrutus, apgyvendinimą ir susijusius tvarkaraščius
- Padėsite sekti išlaidas, kompensacijas ir administracinius įrašus
- Prisidėsite prie įmonės renginių, susitikimų ir specialių iniciatyvų
- Tyrinėsite temas ir rengsite vadovybei santraukas ar ataskaitas
- Stebėsite projektų prioritetus, rezultatus ir pažangą
- Bendradarbiausite su vidinėmis komandomis, kad užbaigtumėte užduotis ir įvykdytumėte prašymus
- Atkreipsite dėmesį į artėjančius terminus, vėlavimus ir galimas problemas
- Prižiūrėsite užduočių sekimo sistemas ir susisieksite su atsakingomis suinteresuotosiomis šalimis
- Prisidėsite prie efektyvesnių administracinių darbo srautų ir procesų kūrimo
Reikalavimai
- Bent dvejų metų profesinė patirtis vadovų asistento, administracinės pagalbos, asmeninio asistento, biuro administravimo ar panašiose pareigose
- Puikūs rašytinio ir žodinio bendravimo įgūdžiai
- Puikūs organizavimo, laiko planavimo ir kelių užduočių valdymo gebėjimai
- Įrodyta patirtis koordinuojant kalendorius, susitikimus, tvarkaraščius ir konkuruojančius prioritetus
- Pažangios Microsoft Office arba Google Workspace žinios, įskaitant Outlook arba Gmail, Word arba Docs, Excel arba Sheets ir PowerPoint arba Slides
- Nuolatinis dėmesingumas detalėms ir tikslumas
- Profesionalus diskretiškumas tvarkant konfidencialią ir jautrią informaciją
- Patikimi užduočių įgyvendinimo ir valdymo įgūdžiai
- Gebėjimas savarankiškai ir iniciatyviai dirbti nuotoliniu būdu
- Išlavintas ir profesionalus bendravimo stilius
- Pageidautinas verslo administravimo, vadybos, komunikacijos ar susijusios srities bakalauro laipsnis; gali būti vertinama lygiavertė praktinė patirtis
- Patirtis teikiant pagalbą C lygio vadovams arba aukščiausio lygio vadovybei
- Patirtis bendradarbiaujant su tarptautinėmis arba paskirstytomis komandomis
- Praktinės projektų valdymo ir bendradarbiavimo platformų, tokių kaip Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack ar Microsoft Teams, žinios
- Patirtis organizuojant tarptautines keliones ir sudėtingus tvarkaraščius keliose laiko juostose
- Patirtis rengiant vadovų pristatymus, ataskaitas ir verslo dokumentus
- Geras verslo administravimo ir biuro valdymo praktikos supratimas
- Patirtis sparčiai augančioje startuolio arba profesionalių paslaugų aplinkoje
- Dvikalbiai arba daugiakalbiai bendravimo gebėjimai
- Galimybė dirbti nuo 7 iki 19 val. CST laiko juostoje ir devynių valandų darbo dieną, kurią sudaro aštuonios darbo valandos ir vienos valandos pertrauka
Privalumai
- Visiškai nuotolinė darbo kultūra, grindžiama savarankiškumu, lankstumu ir pasitikėjimu
- Galimybės bendradarbiauti tarptautiniu mastu su specialistais iš viso pasaulio
- Daugiakultūrė ir pasauliniu mastu susieta komanda
- Karjeros tobulėjimo galimybės tarptautinėje aplinkoje
- Dvi laisvos dienos per savaitę; konkrečios dienos bus nustatytos vėliau