A Teamficient oferece serviços gerenciados de escritório remoto e assistentes virtuais dedicados para empresas. A empresa, pertencente a mulheres e minorias, forma equipes remotas bilíngues e qualificadas, apoiadas por gerentes de contas baseados nos Estados Unidos, ajudando os clientes a lidar com operações administrativas, de atendimento ao cliente, contábeis, técnicas e especializadas. Sua experiência inclui suporte para autoescolas e clínicas de saúde, como assistência com prontuários eletrônicos, agendamento de pacientes, coordenação de receitas médicas e treinamento sobre a HIPAA e privacidade. A Teamficient também opera centrais de atendimento remotas e oferece contratos mensais, projetados para ajudar as empresas a ampliar sua capacidade de suporte enquanto delegam tarefas rotineiras.
Assistente Administrativo Executivo Remoto da Teamficient
Dê suporte aos executivos da Teamficient com calendários, comunicações, documentos, viagens e coordenação operacional. Esta função remota em período integral trabalha com projetos e partes interessadas de uma equipe global distribuída.
Descrição
- Prestar amplo suporte administrativo a executivos e líderes seniores
- Supervisionar calendários executivos, compromissos, reuniões e agendas
- Organizar reuniões internas e externas em vários fusos horários
- Criar pautas, apresentações, relatórios e outros materiais para executivos
- Monitorar ações pendentes, prazos e acompanhamentos após as reuniões
- Ajudar os executivos a se manterem organizados e priorizarem as responsabilidades diárias
- Gerenciar caixas de entrada, mensagens e outras correspondências dos executivos
- Redigir, editar, revisar e formatar comunicações e documentos empresariais
- Fazer a ligação com clientes, fornecedores, funcionários e parceiros externos
- Proteger informações confidenciais e sensíveis
- Manter arquivos digitais, registros, documentos e bancos de dados organizados
- Organizar viagens, itinerários, hospedagem e agendas relacionadas conforme necessário
- Apoiar o acompanhamento de despesas, reembolsos e registros administrativos
- Auxiliar em eventos da empresa, reuniões e iniciativas especiais
- Pesquisar temas e produzir resumos ou relatórios para a liderança
- Monitorar prioridades, entregas e progresso dos projetos
- Trabalhar com equipes internas para concluir tarefas e atender solicitações
- Sinalizar prazos próximos, atrasos e possíveis problemas
- Manter controles de tarefas e acompanhar as partes responsáveis
- Contribuir para fluxos e processos administrativos mais eficientes
Requisitos
- Pelo menos dois anos de experiência profissional em assistência executiva, suporte administrativo, assistência pessoal, administração de escritório ou função comparável
- Fortes habilidades de comunicação escrita e oral
- Excelentes capacidades de organização, gestão do tempo e multitarefa
- Capacidade comprovada de coordenar calendários, reuniões, agendas e prioridades concorrentes
- Conhecimento avançado de Microsoft Office ou Google Workspace, incluindo Outlook ou Gmail, Word ou Docs, Excel ou Sheets e PowerPoint ou Slides
- Atenção consistentemente elevada aos detalhes e à precisão
- Discrição profissional ao lidar com informações confidenciais e sensíveis
- Acompanhamento confiável e habilidades de gestão de tarefas
- Capacidade de trabalhar de forma independente e proativa em um ambiente remoto
- Estilo de comunicação refinado e profissional
- Graduação em administração de empresas, gestão, comunicação ou área relacionada é preferencial; experiência prática equivalente pode ser considerada
- Experiência dando suporte a executivos C-level ou líderes seniores
- Experiência colaborando com equipes internacionais ou distribuídas
- Familiaridade prática com plataformas de projetos e colaboração, como Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack ou Microsoft Teams
- Experiência organizando viagens internacionais e agendas complexas em diferentes fusos horários
- Experiência desenvolvendo apresentações executivas, relatórios e documentos empresariais
- Sólida compreensão de práticas de administração empresarial e gestão de escritórios
- Experiência em uma startup dinâmica ou em um ambiente de serviços profissionais
- Capacidade de comunicação bilíngue ou multilíngue
- Disponibilidade no período das 7h às 19h CST e para uma jornada diária de nove horas, incluindo oito horas de trabalho e uma hora de intervalo
Benefícios
- Cultura de trabalho totalmente remota baseada em autonomia, flexibilidade e confiança
- Oportunidades de colaborar internacionalmente com profissionais de todo o mundo
- Equipe multicultural e globalmente conectada
- Oportunidades de desenvolvimento profissional em um ambiente internacional
- Dois dias de folga por semana, com os dias específicos a serem definidos