Teamficient bietet verwaltete Remote-Office-Dienstleistungen und dedizierte virtuelle Assistenzkräfte für Unternehmen. Das von Frauen und Minderheiten geführte Unternehmen stellt geschulte, zweisprachige Remote-Teams zusammen, die von Kundenbetreuern in den USA unterstützt werden. Diese Teams helfen Kunden bei administrativen Aufgaben, im Kundenservice, in der Buchhaltung, im technischen Support und in spezialisierten Geschäftsabläufen. Zu den Fachgebieten gehören unter anderem Fahrschulen und Arztpraxen, beispielsweise mit Unterstützung bei elektronischen Patientenakten, der Terminplanung für Patienten, der Koordination von Rezepten sowie bei HIPAA- und Datenschutzschulungen. Teamficient betreibt außerdem verwaltete Remote-Callcenter und bietet monatlich kündbare Zusammenarbeit an, mit der Unternehmen ihre Supportkapazitäten erweitern und Routineaufgaben delegieren können.
Teamficient Remote Executive Assistant für administrative Aufgaben
Unterstützen Sie die Führungskräfte von Teamficient bei Kalendern, Kommunikation, Dokumenten, Reisen und der operativen Koordination. Diese Vollzeitstelle im Homeoffice umfasst die Zusammenarbeit an Projekten und mit Stakeholdern in einem weltweit verteilten Team.
Beschreibung
- Umfassende administrative Unterstützung für Führungskräfte und leitende Angestellte leisten
- Kalender, Termine, Besprechungen und Zeitpläne der Führungskräfte verwalten
- Interne und externe Besprechungen über mehrere Zeitzonen hinweg organisieren
- Tagesordnungen, Präsentationen, Berichte und weitere Unterlagen für Führungskräfte erstellen
- Offene Aufgaben, Fristen und Nachbereitungen von Besprechungen überwachen
- Führungskräfte dabei unterstützen, organisiert zu bleiben und tägliche Aufgaben zu priorisieren
- Postfächer, Nachrichten und sonstige Korrespondenz der Führungskräfte verwalten
- Geschäftliche Kommunikation und Dokumente verfassen, bearbeiten, korrekturlesen und formatieren
- Mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden und externen Partnern kommunizieren
- Vertrauliche und sensible Informationen schützen
- Digitale Dateien, Aufzeichnungen, Dokumente und Datenbanken strukturiert verwalten
- Bei Bedarf Reisen, Reiserouten, Unterkünfte und zugehörige Zeitpläne organisieren
- Bei der Erfassung von Ausgaben, Erstattungen und administrativen Unterlagen unterstützen
- Bei Firmenveranstaltungen, Besprechungen und besonderen Initiativen mitwirken
- Themen recherchieren und Zusammenfassungen oder Berichte für die Unternehmensleitung erstellen
- Projektprioritäten, Liefergegenstände und Fortschritte überwachen
- Mit internen Teams zusammenarbeiten, um Aufgaben abzuschließen und Anfragen zu erfüllen
- Auf bevorstehende Fristen, Verzögerungen und potenzielle Probleme hinweisen
- Aufgabenübersichten pflegen und bei den zuständigen Stakeholdern nachfassen
- Zu effizienteren administrativen Arbeitsabläufen und Prozessen beitragen
Anforderungen
- Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, administrativen Assistenz, persönlicher Assistenz, Büroverwaltung oder einer vergleichbaren Rolle
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Ausgeprägte Organisations-, Zeitmanagement- und Multitasking-Fähigkeiten
- Nachgewiesene Fähigkeit, Kalender, Besprechungen, Zeitpläne und konkurrierende Prioritäten zu koordinieren
- Fortgeschrittene praktische Kenntnisse in Microsoft Office oder Google Workspace, einschließlich Outlook oder Gmail, Word oder Docs, Excel oder Sheets sowie PowerPoint oder Slides
- Durchgehend hohe Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit
- Professionelle Diskretion im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen
- Zuverlässige Umsetzung und ausgeprägte Fähigkeiten im Aufgabenmanagement
- Fähigkeit, in einem Remote-Umfeld selbstständig und proaktiv zu arbeiten
- Sicherer und professioneller Kommunikationsstil
- Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Management, Kommunikation oder einem verwandten Fachgebiet bevorzugt; gleichwertige praktische Erfahrung kann berücksichtigt werden
- Erfahrung in der Unterstützung von C-Level-Führungskräften oder leitenden Angestellten
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen oder dezentralen Teams
- Praktische Kenntnisse von Projekt- und Kollaborationsplattformen wie Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack oder Microsoft Teams
- Erfahrung in der Organisation internationaler Reisen und komplexer Zeitpläne über mehrere Zeitzonen hinweg
- Erfahrung in der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Geschäftsdokumenten für Führungskräfte
- Fundiertes Verständnis von Geschäftsadministration und Büroverwaltung
- Erfahrung in einem schnelllebigen Start-up oder im Umfeld professioneller Dienstleistungen
- Zweisprachige oder mehrsprachige Kommunikationsfähigkeit
- Verfügbarkeit innerhalb des Zeitfensters von 7 bis 19 Uhr CST sowie für einen täglichen Neun-Stunden-Zeitplan einschließlich acht Arbeitsstunden und einer einstündigen Pause
Zusatzleistungen
- Eine vollständig remote organisierte Arbeitskultur mit Eigenverantwortung, Flexibilität und Vertrauen
- Möglichkeiten zur internationalen Zusammenarbeit mit Fachkräften weltweit
- Ein multikulturelles und global vernetztes Team
- Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung in einem internationalen Umfeld
- Zwei freie Tage pro Woche, wobei die konkreten Tage noch festgelegt werden