تقدّم Teamficient خدمات المكاتب المُدارة عن بُعد ومساعدين افتراضيين مخصصين للشركات. وتبني الشركة، المملوكة لنساء وأفراد من الأقليات، فرقًا عن بُعد مدرّبة وثنائية اللغة، يدعمها مديرو حسابات مقيمون في الولايات المتحدة، لمساعدة العملاء على إدارة العمليات الإدارية وخدمة العملاء ومسك الدفاتر والدعم التقني والمهام المتخصصة. وتشمل خبرتها دعم مدارس تعليم القيادة والعيادات الطبية، مثل المساعدة في أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية، وجدولة مواعيد المرضى، وتنسيق الوصفات الطبية، والتدريب على متطلبات HIPAA والخصوصية. كما تدير Teamficient مراكز اتصال عن بُعد، وتوفّر تعاقدات شهرية مصممة لمساعدة الشركات على توسيع قدرتها على تقديم الدعم مع تفويض الأعمال الروتينية.
مساعد إداري تنفيذي عن بُعد لدى Teamficient
دعم المسؤولين التنفيذيين في Teamficient من خلال إدارة التقويمات والمراسلات والوثائق والسفر والتنسيق التشغيلي. وظيفة بدوام كامل عن بُعد، تشمل العمل مع المشاريع وأصحاب المصلحة ضمن فريق عالمي موزع.
الولايات المتحدة800 US$ – 1,000 US$ / شهر
عن بُعددوام كاملمبتدئمتوسطلا تُشترط شهادة جامعيةاللغة المطلوبة: الإنجليزيةمساعد إداريالوصف
- تقديم دعم إداري شامل للمسؤولين التنفيذيين والقادة senior
- الإشراف على تقاويم المسؤولين التنفيذيين ومواعيدهم واجتماعاتهم وجداولهم
- تنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية عبر عدة مناطق زمنية
- إعداد جداول الأعمال والعروض التقديمية والتقارير والمواد الأخرى للمسؤولين التنفيذيين
- متابعة بنود العمل والمواعيد النهائية وإجراءات المتابعة بعد الاجتماعات
- مساعدة المسؤولين التنفيذيين على البقاء منظمين وترتيب مسؤولياتهم اليومية حسب الأولوية
- إدارة صناديق البريد الوارد والرسائل والمراسلات الأخرى للمسؤولين التنفيذيين
- كتابة وتحرير وتدقيق وتنسيق الاتصالات والوثائق التجارية
- التنسيق مع العملاء والموردين والموظفين والشركاء الخارجيين
- حماية المعلومات السرية والحساسة
- الحفاظ على تنظيم الملفات والسجلات والوثائق وقواعد البيانات الرقمية
- ترتيب السفر وخطط الرحلات والإقامة والجداول ذات الصلة عند الحاجة
- دعم تتبع المصروفات وطلبات التعويض والسجلات الإدارية
- المساعدة في فعاليات الشركة والاجتماعات والمبادرات الخاصة
- البحث في الموضوعات وإعداد ملخصات أو تقارير للقيادة
- متابعة أولويات المشاريع وتسليماتها وتقدمها
- التعاون مع الفرق الداخلية لإغلاق المهام وتلبية الطلبات
- التنبيه إلى المواعيد النهائية الوشيكة والتأخيرات والمشكلات المحتملة
- الحفاظ على متتبعات المهام ومتابعة أصحاب المصلحة المسؤولين
- المساهمة في جعل سير العمل والعمليات الإدارية أكثر كفاءة
المتطلبات
- خبرة مهنية لا تقل عن سنتين في المساعدة التنفيذية أو الدعم الإداري أو المساعدة الشخصية أو إدارة المكاتب أو دور مماثل
- مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي
- قدرات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت وتنفيذ مهام متعددة
- قدرة مثبتة على تنسيق التقويمات والاجتماعات والجداول والأولويات المتنافسة
- معرفة عملية متقدمة ببرامج Microsoft Office أو Google Workspace، بما في ذلك Outlook أو Gmail وWord أو Docs وExcel أو Sheets وPowerPoint أو Slides
- اهتمام عالٍ ومستمر بالتفاصيل والدقة
- التحلي بالسرية المهنية عند التعامل مع المعلومات السرية والحساسة
- المتابعة الموثوقة ومهارات إدارة المهام
- القدرة على العمل باستقلالية وبشكل استباقي في بيئة عمل عن بُعد
- أسلوب تواصل مهني ومتقن
- يُفضّل الحصول على درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الاتصالات أو تخصص ذي صلة؛ ويمكن النظر في الخبرة العملية المعادلة
- خبرة في دعم كبار المسؤولين التنفيذيين أو القادة senior
- خبرة في التعاون مع فرق دولية أو موزعة
- إلمام عملي بمنصات إدارة المشاريع والتعاون مثل Asana أو Monday.com أو ClickUp أو Trello أو Slack أو Microsoft Teams
- خبرة في ترتيب السفر الدولي والجداول المعقدة عبر المناطق الزمنية
- خبرة في إعداد العروض التقديمية التنفيذية والتقارير والوثائق التجارية
- فهم متين لممارسات إدارة الأعمال وإدارة المكاتب
- خبرة في شركة ناشئة سريعة الوتيرة أو بيئة خدمات مهنية
- القدرة على التواصل بلغتين أو عدة لغات
- التوفر ضمن الفترة من 7 صباحًا إلى 7 مساءً بتوقيت CST، والعمل وفق جدول يومي مدته تسع ساعات، يتضمن ثماني ساعات عمل واستراحة لمدة ساعة واحدة
المزايا
- ثقافة عمل عن بُعد بالكامل تقوم على الاستقلالية والمرونة والثقة
- فرص للتعاون دوليًا مع مهنيين من جميع أنحاء العالم
- فريق متعدد الثقافات ومتصل عالميًا
- فرص للتطوير المهني في بيئة دولية
- يومان إجازة كل أسبوع، على أن يتم تحديد اليومين لاحقًا