Teamficient hutoa huduma za ofisi za mbali zinazosimamiwa pamoja na wasaidizi pepe waliotengwa kwa ajili ya biashara. Kampuni hii inayomilikiwa na mwanamke na watu wa jamii za wachache huunda timu za mbali zilizofunzwa na zinazozungumza lugha mbili, zikisaidiwa na wasimamizi wa akaunti walioko Marekani. Timu hizo huwasaidia wateja kushughulikia shughuli za kiutawala, huduma kwa wateja, uwekaji wa hesabu, kazi za kiufundi na shughuli maalum. Utaalamu wake unajumuisha kusaidia shule za udereva na vituo vya huduma za afya, ikiwemo usaidizi wa EHR, upangaji wa miadi ya wagonjwa, uratibu wa maagizo ya dawa, pamoja na mafunzo kuhusu HIPAA na faragha. Teamficient pia huendesha vituo vya simu vya mbali vinavyosimamiwa na hutoa ushirikiano wa mwezi hadi mwezi ili kusaidia biashara kuongeza uwezo wa huduma huku zikikabidhi kazi za kawaida.
Msaidizi wa Utawala wa Watendaji wa Teamficient kwa Kazi ya Mbali
Kuwasaidia watendaji wa Teamficient katika kalenda, mawasiliano, nyaraka, safari na uratibu wa shughuli. Nafasi hii ya muda wote ya kazi ya mbali inahusisha miradi na washikadau katika timu ya kimataifa iliyosambazwa.
Maelezo
- Kutoa msaada mpana wa kiutawala kwa watendaji na viongozi wakuu
- Kusimamia kalenda, miadi, mikutano na ratiba za watendaji
- Kupanga mikutano ya ndani na nje katika maeneo mbalimbali ya saa
- Kuandaa ajenda, mawasilisho, ripoti na nyenzo nyingine za watendaji
- Kufuatilia hatua za utekelezaji, makataa na ufuatiliaji baada ya mikutano
- Kuwasaidia watendaji kuwa na mpangilio na kupanga majukumu ya kila siku kwa kipaumbele
- Kusimamia vikasha vya barua pepe, ujumbe na mawasiliano mengine ya watendaji
- Kuandika, kuhariri, kusahihisha na kupanga muundo wa mawasiliano na nyaraka za biashara
- Kuwasiliana na wateja, wauzaji, wafanyakazi na washirika wa nje
- Kulinda taarifa za siri na nyeti
- Kudumisha faili, rekodi, nyaraka na hifadhidata za kidijitali zikiwa na mpangilio
- Kupanga safari, ratiba za safari, malazi na ratiba zinazohusiana inapohitajika
- Kusaidia kufuatilia matumizi, marejesho ya gharama na rekodi za kiutawala
- Kusaidia katika hafla za kampuni, mikutano na mipango maalum
- Kufanya utafiti wa mada na kutoa muhtasari au ripoti za uongozi
- Kufuatilia vipaumbele, matokeo yanayotarajiwa na maendeleo ya miradi
- Kushirikiana na timu za ndani ili kukamilisha kazi na kutimiza maombi
- Kuarifu kuhusu makataa yanayokaribia, ucheleweshaji na matatizo yanayoweza kutokea
- Kudumisha vifuatiliaji vya kazi na kufuatilia washikadau wanaowajibika
- Kuchangia katika mtiririko na michakato ya kiutawala yenye ufanisi zaidi
Mahitaji
- Angalau miaka miwili ya uzoefu wa kitaalamu katika usaidizi wa watendaji, usaidizi wa kiutawala, usaidizi binafsi, utawala wa ofisi au nafasi inayolingana
- Ujuzi thabiti wa mawasiliano ya maandishi na ya kuzungumza
- Uwezo bora wa kupanga, kusimamia muda na kufanya kazi nyingi kwa wakati mmoja
- Uwezo uliothibitishwa wa kuratibu kalenda, mikutano, ratiba na vipaumbele vinavyoshindana
- Ujuzi wa hali ya juu wa kutumia Microsoft Office au Google Workspace, ikiwemo Outlook au Gmail, Word au Docs, Excel au Sheets na PowerPoint au Slides
- Umakini wa hali ya juu na wa kudumu kwa maelezo na usahihi
- Busara ya kitaalamu katika kushughulikia taarifa za siri na nyeti
- Uwezo wa kuendeleza ufuatiliaji na kusimamia kazi kwa kutegemewa
- Uwezo wa kufanya kazi kwa kujitegemea na kwa kuchukua hatua katika mazingira ya kazi ya mbali
- Mtindo wa mawasiliano ulioboreshwa na wa kitaalamu
- Shahada ya kwanza katika usimamizi wa biashara, usimamizi, mawasiliano au taaluma inayohusiana inapendelewa; uzoefu wa vitendo unaolingana unaweza kuzingatiwa
- Uzoefu wa kusaidia watendaji wa ngazi ya C-suite au viongozi wakuu
- Uzoefu wa kushirikiana na timu za kimataifa au zilizosambazwa
- Uzoefu wa kutumia majukwaa ya miradi na ushirikiano kama Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack au Microsoft Teams
- Uzoefu wa kupanga safari za kimataifa na ratiba changamano katika maeneo mbalimbali ya saa
- Uzoefu wa kuandaa mawasilisho ya watendaji, ripoti na nyaraka za biashara
- Uelewa thabiti wa taratibu za usimamizi wa biashara na uendeshaji wa ofisi
- Uzoefu katika kampuni changa inayokua kwa kasi au mazingira ya huduma za kitaalamu
- Uwezo wa kuwasiliana kwa lugha mbili au zaidi
- Upatikanaji katika muda wa saa 7 asubuhi–7 jioni CST na kwa ratiba ya kila siku ya saa tisa, ikiwemo saa nane za kazi na mapumziko ya saa moja
Manufaa
- Utamaduni wa kazi wa mbali kabisa unaojengwa juu ya uhuru wa kufanya maamuzi, unyumbufu na kuaminiana
- Fursa za kushirikiana kimataifa na wataalamu kutoka duniani kote
- Timu ya tamaduni nyingi iliyounganishwa kimataifa
- Fursa za kuendeleza taaluma katika mazingira ya kimataifa
- Siku mbili za mapumziko kila wiki, huku siku husika zikiamuliwa