A Teamficient menedzselt távoli irodai szolgáltatásokat és dedikált virtuális asszisztenseket biztosít vállalkozások számára. A nők és kisebbségek tulajdonában lévő vállalat képzett, kétnyelvű távoli csapatokat épít, amelyeket az Egyesült Államokban működő ügyfélmenedzserek támogatnak. Így ügyfelei adminisztratív, ügyfélszolgálati, könyvelési, műszaki és speciális műveleteket kezelhetnek. Szakértelme kiterjed a gépjárművezetői iskolák és egészségügyi praxisok támogatására, például az elektronikus egészségügyi nyilvántartások kezelésére, a betegek időpontjainak ütemezésére, a vények koordinálására, valamint a HIPAA- és adatvédelmi képzésre. A Teamficient menedzselt távoli call centereket is működtet, és havonta megújítható együttműködéseket kínál, amelyek segítenek a vállalkozásoknak bővíteni támogatási kapacitásukat, miközben kiszervezik a rutinfeladatokat.
Teamficient Távoli Felsővezetői Asszisztens
Támogassa a Teamficient vezetőit naptárak, kommunikáció, dokumentumok, utazások és operatív koordináció terén. Ez a teljes munkaidős, távoli munkakör egy nemzetközi, elosztott csapat projektjeivel és érdekelt feleivel való együttműködést foglalja magában.
Leírás
- Átfogó adminisztratív támogatás nyújtása vezetők és felsővezetők számára
- A vezetők naptárainak, időpontjainak, megbeszéléseinek és napirendjeinek kezelése
- Belső és külső megbeszélések szervezése több időzónán keresztül
- Napirendek, prezentációk, jelentések és egyéb vezetői anyagok elkészítése
- A teendők, határidők és a megbeszélések utáni feladatok nyomon követése
- A vezetők támogatása a rendszerezésben és napi feladataik priorizálásában
- A vezetői postafiókok, üzenetek és egyéb levelezések kezelése
- Üzleti kommunikációk és dokumentumok megírása, szerkesztése, lektorálása és formázása
- Kapcsolattartás ügyfelekkel, beszállítókkal, munkatársakkal és külső partnerekkel
- Bizalmas és érzékeny információk védelme
- Rendszerezett digitális fájlok, nyilvántartások, dokumentumok és adatbázisok fenntartása
- Utazások, útitervek, szállások és a kapcsolódó időbeosztások megszervezése szükség szerint
- Támogatás a költségek nyomon követésében, a költségtérítésekben és az adminisztratív nyilvántartásokban
- Közreműködés vállalati rendezvényekben, megbeszéléseken és kiemelt kezdeményezésekben
- Témák kutatása, valamint vezetői összefoglalók vagy jelentések készítése
- A projektprioritások, teljesítendő feladatok és az előrehaladás nyomon követése
- Együttműködés a belső csapatokkal a feladatok lezárása és a kérések teljesítése érdekében
- A közelgő határidők, késések és lehetséges problémák jelzése
- Feladatkövetők naprakészen tartása és a felelős érdekelt felek megkeresése
- Hatékonyabb adminisztratív munkafolyamatokhoz és folyamatokhoz való hozzájárulás
Követelmények
- Legalább két év szakmai tapasztalat felsővezetői asszisztensi, adminisztratív támogatási, személyi asszisztensi, irodai adminisztrációs vagy hasonló munkakörben
- Erős írásbeli és szóbeli kommunikációs készség
- Kiváló szervezési, időgazdálkodási és párhuzamos munkavégzési képesség
- Bizonyított képesség naptárak, megbeszélések, időbeosztások és egymással versengő prioritások koordinálására
- A Microsoft Office vagy a Google Workspace haladó szintű ismerete, beleértve az Outlook vagy Gmail, Word vagy Docs, Excel vagy Sheets, valamint PowerPoint vagy Slides használatát
- Kiemelkedő figyelem a részletekre és pontosság
- Szakmai diszkréció bizalmas és érzékeny információk kezelése során
- Megbízható utánkövetési és feladatkezelési készség
- Önálló és proaktív munkavégzésre való képesség távoli környezetben
- Igényes és professzionális kommunikációs stílus
- Üzleti adminisztráció, menedzsment, kommunikáció vagy kapcsolódó szakterület felsőfokú végzettsége előnyt jelent; az ezzel egyenértékű gyakorlati tapasztalat is figyelembe vehető
- C-szintű vezetők vagy felsővezetők támogatásában szerzett tapasztalat
- Nemzetközi vagy elosztott csapatokkal való együttműködésben szerzett tapasztalat
- Az Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack vagy Microsoft Teams rendszeréhez hasonló projekt- és együttműködési platformok gyakorlati ismerete
- Nemzetközi utazások és összetett, több időzónát érintő időbeosztások szervezésében szerzett tapasztalat
- Vezetői prezentációk, jelentések és üzleti dokumentumok készítésében szerzett tapasztalat
- Az üzleti adminisztráció és az irodavezetési gyakorlatok alapos ismerete
- Gyors tempójú startup- vagy professzionális szolgáltatási környezetben szerzett tapasztalat
- Két vagy több nyelven való kommunikáció képessége
- Elérhetőség a CST szerinti 7:00 és 19:00 közötti időablakban, napi kilencórás időbeosztásban, amely nyolc munkaórát és egyórás szünetet tartalmaz
Juttatások
- Teljesen távoli munkakultúra, amely az önállóságra, rugalmasságra és bizalomra épül
- Lehetőség nemzetközi együttműködésre a világ minden tájáról érkező szakemberekkel
- Sokszínű és globálisan összekapcsolt csapat
- Karrierfejlődési lehetőségek nemzetközi környezetben
- Hetente két szabadnap, a konkrét napok meghatározása később történik