
Teamficient cung cấp dịch vụ văn phòng từ xa được quản lý và trợ lý ảo chuyên trách cho các doanh nghiệp. Là một công ty do phụ nữ và người thuộc các nhóm thiểu số sở hữu, Teamficient xây dựng các đội ngũ làm việc từ xa được đào tạo, có khả năng sử dụng hai ngôn ngữ và được hỗ trợ bởi các quản lý khách hàng tại Hoa Kỳ, giúp khách hàng xử lý công việc hành chính, chăm sóc khách hàng, kế toán, kỹ thuật và các hoạt động chuyên môn. Công ty có chuyên môn hỗ trợ các trường dạy lái xe và cơ sở y tế, bao gồm hỗ trợ hệ thống hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR), sắp lịch bệnh nhân, phối hợp đơn thuốc, cũng như đào tạo về HIPAA và quyền riêng tư. Teamficient cũng vận hành các trung tâm cuộc gọi từ xa được quản lý và cung cấp các gói hợp tác theo tháng, giúp doanh nghiệp mở rộng năng lực hỗ trợ đồng thời giao phó các công việc thường nhật.
Trợ lý Hành chính Điều hành Từ xa tại Teamficient
Hỗ trợ các lãnh đạo Teamficient về lịch làm việc, liên lạc, tài liệu, công tác và điều phối vận hành. Đây là vị trí toàn thời gian, làm việc từ xa với các dự án và bên liên quan trong một đội ngũ toàn cầu phân tán.
Mô tả
- Cung cấp hỗ trợ hành chính toàn diện cho các giám đốc điều hành và lãnh đạo cấp cao
- Quản lý lịch làm việc, cuộc hẹn, cuộc họp và thời gian biểu của lãnh đạo
- Sắp xếp các cuộc họp nội bộ và bên ngoài qua nhiều múi giờ
- Soạn thảo chương trình nghị sự, bài thuyết trình, báo cáo và các tài liệu khác cho lãnh đạo
- Theo dõi các đầu việc, thời hạn và công việc tiếp nối sau cuộc họp
- Giúp lãnh đạo duy trì sự ngăn nắp và ưu tiên các trách nhiệm hằng ngày
- Quản lý hộp thư, tin nhắn và các thư từ khác của lãnh đạo
- Soạn thảo, chỉnh sửa, hiệu đính và định dạng thông tin liên lạc và tài liệu kinh doanh
- Phối hợp với khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên và đối tác bên ngoài
- Bảo vệ thông tin bảo mật và nhạy cảm
- Duy trì các tệp kỹ thuật số, hồ sơ, tài liệu và cơ sở dữ liệu có tổ chức
- Sắp xếp chuyến công tác, lịch trình, chỗ ở và các lịch liên quan khi cần
- Hỗ trợ theo dõi chi phí, hoàn ứng và hồ sơ hành chính
- Hỗ trợ các sự kiện, cuộc họp và sáng kiến đặc biệt của công ty
- Nghiên cứu các chủ đề và lập bản tóm tắt hoặc báo cáo cho lãnh đạo
- Theo dõi các ưu tiên, sản phẩm bàn giao và tiến độ dự án
- Phối hợp với các nhóm nội bộ để hoàn thành công việc và xử lý yêu cầu
- Cảnh báo về các thời hạn sắp đến, sự chậm trễ và vấn đề tiềm ẩn
- Duy trì công cụ theo dõi nhiệm vụ và đôn đốc các bên liên quan phụ trách
- Góp phần xây dựng quy trình và luồng công việc hành chính hiệu quả hơn
Yêu cầu
- Ít nhất hai năm kinh nghiệm chuyên môn trong lĩnh vực trợ lý điều hành, hỗ trợ hành chính, trợ lý cá nhân, quản trị văn phòng hoặc vai trò tương đương
- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói tốt
- Khả năng tổ chức, quản lý thời gian và xử lý nhiều nhiệm vụ xuất sắc
- Có khả năng đã được chứng minh trong việc điều phối lịch, cuộc họp, thời gian biểu và các ưu tiên cạnh tranh
- Am hiểu chuyên sâu về Microsoft Office hoặc Google Workspace, bao gồm Outlook hoặc Gmail, Word hoặc Docs, Excel hoặc Sheets và PowerPoint hoặc Slides
- Luôn chú ý cao đến chi tiết và độ chính xác
- Có khả năng giữ kín thông tin bảo mật và nhạy cảm một cách chuyên nghiệp
- Khả năng theo sát công việc và quản lý nhiệm vụ đáng tin cậy
- Có khả năng làm việc độc lập và chủ động trong môi trường từ xa
- Phong cách giao tiếp chỉn chu và chuyên nghiệp
- Ưu tiên bằng cử nhân về quản trị kinh doanh, quản lý, truyền thông hoặc ngành liên quan; có thể xem xét kinh nghiệm thực tế tương đương
- Có kinh nghiệm hỗ trợ các lãnh đạo cấp C hoặc lãnh đạo cấp cao
- Có kinh nghiệm phối hợp với các nhóm quốc tế hoặc phân tán
- Quen thuộc với các nền tảng quản lý dự án và cộng tác như Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack hoặc Microsoft Teams
- Có kinh nghiệm sắp xếp công tác quốc tế và lịch trình phức tạp qua nhiều múi giờ
- Có kinh nghiệm xây dựng bài thuyết trình, báo cáo và tài liệu kinh doanh cho lãnh đạo
- Hiểu vững các nghiệp vụ quản trị kinh doanh và quản lý văn phòng
- Có kinh nghiệm trong môi trường khởi nghiệp phát triển nhanh hoặc dịch vụ chuyên môn
- Có khả năng giao tiếp song ngữ hoặc đa ngữ
- Có thể làm việc trong khung giờ 7:00–19:00 theo giờ CST và theo lịch chín giờ mỗi ngày, gồm tám giờ làm việc và một giờ nghỉ
Phúc lợi
- Văn hóa làm việc hoàn toàn từ xa, đề cao tính tự chủ, linh hoạt và sự tin tưởng
- Cơ hội hợp tác quốc tế với các chuyên gia trên toàn thế giới
- Đội ngũ đa văn hóa và kết nối toàn cầu
- Cơ hội phát triển nghề nghiệp trong môi trường quốc tế
- Nghỉ hai ngày mỗi tuần, ngày nghỉ cụ thể sẽ được xác định