Teamficient tilbyr administrerte fjernkontortjenester og dedikerte virtuelle assistenter for bedrifter. Det kvinne- og minoritetseide selskapet bygger opp opplærte, tospråklige fjernteam som støttes av USA-baserte kundeansvarlige, og hjelper kunder med å håndtere administrative oppgaver, kundeservice, bokføring, teknisk support og spesialiserte driftsoppgaver. Selskapets ekspertise omfatter støtte for kjøreskoler og legepraksiser, blant annet hjelp med elektroniske pasientjournalsystemer, timebestilling, koordinering av resepter samt opplæring i HIPAA og personvern. Teamficient driver også administrerte fjernbaserte callsentre og tilbyr avtaler fra måned til måned, utformet for å hjelpe bedrifter med å utvide supportkapasiteten samtidig som de delegerer rutinearbeid.
Teamficient fjernbasert administrativ lederassistent
Støtt Teamficients ledelse med kalendere, kommunikasjon, dokumenter, reiser og operativ koordinering. Denne heltidsrollen på avstand omfatter prosjekter og interessenter i et distribuert globalt team.
Beskrivelse
- Gi bred administrativ støtte til ledere og seniorledere
- Ha ansvar for ledelsens kalendere, avtaler, møter og tidsplaner
- Planlegge interne og eksterne møter på tvers av flere tidssoner
- Utarbeide agendaer, presentasjoner, rapporter og annet materiale for ledelsen
- Følge opp tiltak, tidsfrister og oppfølging etter møter
- Hjelpe ledelsen med å holde orden og prioritere daglige ansvarsområder
- Administrere ledelsens innbokser, meldinger og annen korrespondanse
- Skrive, redigere, korrekturlese og formatere forretningskommunikasjon og dokumenter
- Samarbeide med kunder, leverandører, ansatte og eksterne partnere
- Beskytte konfidensiell og sensitiv informasjon
- Vedlikeholde organiserte digitale filer, registre, dokumenter og databaser
- Ordne reiser, reiseplaner, overnatting og relaterte tidsplaner etter behov
- Støtte oppfølging av utgifter, refusjoner og administrative registre
- Bistå med firmaarrangementer, møter og spesielle initiativer
- Undersøke temaer og utarbeide sammendrag eller rapporter for ledelsen
- Følge opp prosjektprioriteringer, leveranser og fremdrift
- Samarbeide med interne team for å fullføre oppgaver og håndtere forespørsler
- Varsle om kommende tidsfrister, forsinkelser og potensielle problemer
- Vedlikeholde oppgavesporing og følge opp ansvarlige interessenter
- Bidra til mer effektive administrative arbeidsflyter og prosesser
Krav
- Minst to års yrkeserfaring med lederassistanse, administrativ støtte, personlig assistanse, kontoradministrasjon eller en tilsvarende rolle
- Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner
- Svært gode organisasjons- og tidsstyringsevner samt evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Dokumentert evne til å koordinere kalendere, møter, tidsplaner og konkurrerende prioriteringer
- Avansert praktisk kjennskap til Microsoft Office eller Google Workspace, inkludert Outlook eller Gmail, Word eller Docs, Excel eller Sheets og PowerPoint eller Slides
- Gjennomgående stor nøyaktighet og sans for detaljer
- Profesjonelt skjønn ved håndtering av konfidensiell og sensitiv informasjon
- Pålitelig oppfølging og gode ferdigheter innen oppgavestyring
- Evne til å arbeide selvstendig og proaktivt i en fjernarbeidsrolle
- En velutviklet og profesjonell kommunikasjonsstil
- Bachelorgrad i bedriftsadministrasjon, ledelse, kommunikasjon eller et beslektet fagområde er ønskelig; tilsvarende praktisk erfaring kan vurderes
- Bakgrunn med støtte til toppledere eller seniorledere
- Erfaring med samarbeid i internasjonale eller distribuerte team
- Praktisk kjennskap til prosjekt- og samarbeidsplattformer som Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack eller Microsoft Teams
- Erfaring med å planlegge internasjonale reiser og komplekse tidsplaner på tvers av tidssoner
- Erfaring med å utarbeide presentasjoner, rapporter og forretningsdokumenter for ledelsen
- God forståelse av bedriftsadministrasjon og praksis for kontorledelse
- Erfaring fra en raskt voksende startup eller et miljø innen profesjonelle tjenester
- Evne til å kommunisere på to eller flere språk
- Mulighet til å arbeide innenfor tidsrommet kl. 07–19 CST og etter en daglig arbeidsplan på ni timer, inkludert åtte arbeidstimer og én times pause
Fordeler
- En helt fjernbasert arbeidskultur bygget på selvstendighet, fleksibilitet og tillit
- Muligheter for internasjonalt samarbeid med fagfolk over hele verden
- Et multikulturelt og globalt sammenkoblet team
- Muligheter for karriereutvikling i en internasjonal setting
- To fridager hver uke, med spesifikke dager som fastsettes senere