Teamficient erbjuder bemannade distanskontorstjänster och dedikerade virtuella assistenter för företag. Det kvinno- och minoritetsägda företaget bygger upp utbildade, tvåspråkiga distansteam som stöds av USA-baserade kundansvariga och hjälper kunder att hantera administrativa uppgifter, kundservice, bokföring, teknisk support och specialistverksamhet. Företagets expertis omfattar stöd för trafikskolor och vårdmottagningar, bland annat hjälp med elektroniska patientjournalsystem, patientbokning, samordning av recept samt utbildning i HIPAA och integritet. Teamficient driver även bemannade distansbaserade callcenter och erbjuder avtal från månad till månad som är utformade för att hjälpa företag att utöka sin supportkapacitet samtidigt som de delegerar rutinuppgifter.
Teamficient Fjärrbaserad administrativ assistent åt ledningen
Stöd Teamficients ledning med kalendrar, kommunikation, dokument, resor och operativ samordning. Denna heltidsroll på distans omfattar projekt och intressenter i ett distribuerat globalt team.
Beskrivning
- Ge omfattande administrativt stöd till chefer och seniora ledare
- Ansvara för ledningens kalendrar, möten, bokningar och scheman
- Planera interna och externa möten över flera tidszoner
- Skapa dagordningar, presentationer, rapporter och annat material för ledningen
- Följa upp åtgärdspunkter, tidsfrister och uppföljningar efter möten
- Hjälpa ledningen att hålla ordning och prioritera dagliga ansvarsområden
- Hantera ledningens inkorgar, meddelanden och annan korrespondens
- Skriva, redigera, korrekturläsa och formatera affärskommunikation och dokument
- Samverka med kunder, leverantörer, medarbetare och externa partner
- Skydda konfidentiell och känslig information
- Upprätthålla organiserade digitala filer, register, dokument och databaser
- Ordna resor, resplaner, boende och relaterade scheman vid behov
- Stödja uppföljning av utgifter, ersättningar och administrativa register
- Bistå vid företagsevenemang, möten och särskilda initiativ
- Undersöka ämnen och ta fram sammanfattningar eller rapporter för ledningen
- Följa projektprioriteringar, leveranser och framsteg
- Samarbeta med interna team för att slutföra uppgifter och hantera förfrågningar
- Uppmärksamma kommande tidsfrister, förseningar och potentiella problem
- Underhålla uppgiftsöversikter och följa upp med ansvariga intressenter
- Bidra till effektivare administrativa arbetsflöden och processer
Krav
- Minst två års yrkeserfarenhet av chefsassistentarbete, administrativt stöd, personlig assistans, kontorsadministration eller en jämförbar roll
- Goda skriftliga och muntliga kommunikationsfärdigheter
- Utmärkt organisationsförmåga, tidsplanering och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt
- Dokumenterad förmåga att samordna kalendrar, möten, scheman och konkurrerande prioriteringar
- Avancerade praktiska kunskaper i Microsoft Office eller Google Workspace, inklusive Outlook eller Gmail, Word eller Docs, Excel eller Sheets samt PowerPoint eller Slides
- Konsekvent hög noggrannhet och känsla för detaljer
- Professionellt omdöme vid hantering av konfidentiell och känslig information
- Pålitlig uppföljning och god förmåga att hantera uppgifter
- Förmåga att arbeta självständigt och proaktivt på distans
- Vårdad och professionell kommunikationsstil
- Kandidatexamen i företagsekonomi, ledarskap, kommunikation eller närliggande område är meriterande; motsvarande praktisk erfarenhet kan beaktas
- Erfarenhet av att stödja företagsledningar eller seniora ledare
- Erfarenhet av samarbete med internationella eller distribuerade team
- Praktisk kännedom om projekt- och samarbetsplattformar som Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack eller Microsoft Teams
- Erfarenhet av att planera internationella resor och komplexa scheman över tidszoner
- Erfarenhet av att ta fram presentationer, rapporter och affärsdokument för ledningen
- God förståelse för företagsadministration och kontorsadministrativa metoder
- Erfarenhet från en snabbväxande startup eller miljö inom professionella tjänster
- Förmåga att kommunicera på två eller flera språk
- Tillgänglighet inom tidsintervallet 07.00–19.00 CST och för ett nio timmar långt dagligt schema, inklusive åtta arbetstimmar och en timmes rast
Förmåner
- En helt distansbaserad arbetskultur med självständighet, flexibilitet och förtroende
- Möjligheter att samarbeta internationellt med yrkesverksamma över hela världen
- Ett mångkulturellt och globalt sammanlänkat team
- Möjligheter till karriärutveckling i en internationell miljö
- Två lediga dagar varje vecka, där specifika dagar fastställs senare