Teamficient menyediakan perkhidmatan pejabat jarak jauh terurus dan pembantu maya khusus untuk perniagaan. Syarikat milik wanita dan golongan minoriti ini membina pasukan jarak jauh dwibahasa yang terlatih, disokong oleh pengurus akaun berasaskan Amerika Syarikat, bagi membantu pelanggan mengendalikan operasi pentadbiran, khidmat pelanggan, perakaunan, teknikal dan khusus. Kepakarannya merangkumi sokongan untuk sekolah memandu dan amalan penjagaan kesihatan, termasuk bantuan EHR, penjadualan pesakit, penyelarasan preskripsi serta latihan HIPAA dan privasi. Teamficient turut mengendalikan pusat panggilan jarak jauh terurus dan menawarkan penglibatan secara bulanan untuk membantu perniagaan mengembangkan kapasiti sokongan sambil menyerahkan tugas rutin kepada pihak lain.
Pembantu Pentadbiran Eksekutif Jarak Jauh Teamficient
Menyokong eksekutif Teamficient dalam mengurus kalendar, komunikasi, dokumen, perjalanan dan penyelarasan operasi. Peranan sepenuh masa jarak jauh ini melibatkan projek dan pihak berkepentingan merentas pasukan global yang tersebar.
Penerangan
- Memberikan sokongan pentadbiran menyeluruh kepada eksekutif dan pemimpin kanan
- Mengurus kalendar, janji temu, mesyuarat dan jadual eksekutif
- Mengatur mesyuarat dalaman dan luaran merentas beberapa zon waktu
- Menyediakan agenda, pembentangan, laporan dan bahan lain untuk eksekutif
- Memantau tindakan susulan, tarikh akhir dan susulan selepas mesyuarat
- Membantu eksekutif kekal teratur dan mengutamakan tanggungjawab harian
- Mengurus peti masuk, mesej dan surat-menyurat eksekutif yang lain
- Menulis, menyunting, menyemak pruf dan memformat komunikasi serta dokumen perniagaan
- Berhubung dengan pelanggan, vendor, pekerja dan rakan kongsi luar
- Melindungi maklumat sulit dan sensitif
- Mengekalkan fail, rekod, dokumen dan pangkalan data digital yang teratur
- Mengatur perjalanan, jadual perjalanan, penginapan dan jadual berkaitan mengikut keperluan
- Menyokong penjejakan perbelanjaan, tuntutan bayaran balik dan rekod pentadbiran
- Membantu acara syarikat, mesyuarat dan inisiatif khas
- Menyelidik topik dan menghasilkan ringkasan atau laporan untuk kepimpinan
- Memantau keutamaan, hasil kerja dan kemajuan projek
- Bekerjasama dengan pasukan dalaman untuk menutup tugasan dan memenuhi permintaan
- Menandakan tarikh akhir yang semakin hampir, kelewatan dan isu yang berpotensi
- Mengekalkan penjejak tugasan dan membuat susulan dengan pihak berkepentingan yang bertanggungjawab
- Menyumbang kepada aliran kerja dan proses pentadbiran yang lebih cekap
Keperluan
- Sekurang-kurangnya dua tahun pengalaman profesional dalam bantuan eksekutif, sokongan pentadbiran, bantuan peribadi, pentadbiran pejabat atau peranan yang setara
- Kemahiran komunikasi bertulis dan lisan yang kukuh
- Keupayaan organisasi, pengurusan masa dan pelaksanaan pelbagai tugas yang cemerlang
- Keupayaan terbukti menyelaras kalendar, mesyuarat, jadual dan keutamaan yang bersaing
- Pengetahuan kerja lanjutan tentang Microsoft Office atau Google Workspace, termasuk Outlook atau Gmail, Word atau Docs, Excel atau Sheets dan PowerPoint atau Slides
- Perhatian yang tinggi dan konsisten terhadap perincian serta ketepatan
- Kebijaksanaan profesional ketika mengendalikan maklumat sulit dan sensitif
- Keupayaan membuat susulan dan mengurus tugasan dengan baik
- Keupayaan bekerja secara bebas dan proaktif dalam persekitaran jarak jauh
- Gaya komunikasi yang kemas dan profesional
- Ijazah sarjana muda dalam pentadbiran perniagaan, pengurusan, komunikasi atau bidang berkaitan diutamakan; pengalaman praktikal yang setara boleh dipertimbangkan
- Latar belakang menyokong eksekutif C-suite atau pemimpin kanan
- Pengalaman bekerjasama dengan pasukan antarabangsa atau tersebar
- Kebiasaan bekerja dengan platform projek dan kolaborasi seperti Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack atau Microsoft Teams
- Pengalaman mengatur perjalanan antarabangsa dan jadual kompleks merentas zon waktu
- Pengalaman membangunkan pembentangan eksekutif, laporan dan dokumen perniagaan
- Pemahaman kukuh tentang amalan pentadbiran perniagaan dan pengurusan pejabat
- Pengalaman dalam persekitaran syarikat pemula yang pantas atau perkhidmatan profesional
- Keupayaan komunikasi dwibahasa atau pelbagai bahasa
- Ketersediaan dalam tempoh 7 pagi–7 malam CST dan untuk jadual harian sembilan jam, termasuk lapan jam bekerja dan rehat satu jam
Faedah
- Budaya kerja sepenuhnya jarak jauh yang berasaskan autonomi, fleksibiliti dan kepercayaan
- Peluang bekerjasama di peringkat antarabangsa dengan golongan profesional di seluruh dunia
- Pasukan berbilang budaya yang terhubung secara global
- Peluang pembangunan kerjaya dalam persekitaran antarabangsa
- Dua hari cuti setiap minggu, dengan hari tertentu akan ditentukan