Teamficient遠端高階主管行政助理
為Teamficient高階主管提供行程、溝通、文件、差旅與營運協調支援。 這是一個全職遠端職位，需與分散式全球團隊中的專案和利害關係人協作。
說明
- 為高階主管與資深領導者提供全面的行政支援
- 管理高階主管的行事曆、預約、會議與行程
- 協調跨越多個時區的內部與外部會議
- 為高階主管製作議程、簡報、報告及其他資料
- 追蹤行動事項、截止期限與會後後續工作
- 協助高階主管維持井然有序並安排每日工作優先順序
- 管理高階主管的收件匣、訊息及其他往來通信
- 撰寫、編輯、校對並排版商務通信與文件
- 與客戶、供應商、員工及外部合作夥伴保持聯繫
- 保護機密與敏感資訊
- 維護有條理的數位檔案、紀錄、文件與資料庫
- 視需要安排差旅、行程、住宿及相關時間表
- 協助追蹤費用、報銷與行政紀錄
- 協助公司活動、會議及特別計畫
- 研究相關主題並製作供領導層參考的摘要或報告
- 追蹤專案優先順序、交付成果與進度
- 與內部團隊合作完成任務並回應需求
- 提醒即將到來的截止期限、延誤與潛在問題
- 維護任務追蹤表並跟進負責的利害關係人
- 協助提升行政工作流程與作業效率
職位要求
- 至少兩年高階主管助理、行政支援、私人助理、辦公室行政或類似職務的專業經驗
- 出色的書面與口頭溝通能力
- 優秀的組織、時間管理與多工處理能力
- 具備協調行事曆、會議、行程及相互競爭優先事項的能力
- 熟悉Microsoft Office或Google Workspace，包括Outlook或Gmail、Word或Docs、Excel或Sheets以及PowerPoint或Slides
- 持續展現高度的細心與準確性
- 處理機密與敏感資訊時具備專業判斷與謹慎態度
- 可靠的執行力與任務管理能力
- 能在遠端環境中獨立且主動地工作
- 溝通風格成熟且專業
- 工商管理、管理、傳播或相關領域學士學位優先；具備同等實務經驗者亦可考慮
- 具備支援C-suite高階主管或資深領導者的經驗
- 具備與國際團隊或分散式團隊協作的經驗
- 熟悉Asana、Monday.com、ClickUp、Trello、Slack或Microsoft Teams等專案與協作平台
- 具備安排國際差旅及跨時區複雜行程的經驗
- 具備製作高階主管簡報、報告及商務文件的經驗
- 深入了解商務行政與辦公室管理實務
- 具備在快速發展的新創企業或專業服務環境工作的經驗
- 具備雙語或多語溝通能力
- 可在美國中部標準時間上午7點至晚上7點的時段內工作，並配合每日九小時的工作安排，包括八小時工作與一小時休息
福利待遇
- 以自主性、彈性與信任為核心的全遠端工作文化
- 有機會與世界各地的專業人士進行國際協作
- 多元文化且具全球連結的團隊
- 在國際化環境中獲得職涯發展機會
- 每週休息兩天，具體休息日另行決定