Teamficient предоставляет услуги управляемых удалённых офисов и выделенных виртуальных ассистентов для компаний. Компания, принадлежащая женщинам и представителям этнических меньшинств, формирует обученные двуязычные удалённые команды, работу которых координируют аккаунт-менеджеры из США. Это помогает клиентам решать административные задачи, обслуживать клиентов, вести бухгалтерский учёт, выполнять технические и специализированные операции. Компания также оказывает поддержку автошколам и медицинским учреждениям, включая работу с электронными медицинскими картами, запись пациентов, координацию рецептов, а также обучение требованиям HIPAA и правилам конфиденциальности. Кроме того, Teamficient управляет удалёнными кол-центрами и предлагает сотрудничество помесячно, помогая компаниям расширять возможности поддержки и делегировать рутинные задачи.
Удалённый исполнительный административный ассистент Teamficient
Поддержка руководителей Teamficient в работе с календарями, коммуникациями, документами, поездками и операционной координацией. Полная занятость в удалённом формате с участием в проектах и взаимодействием с распределённой международной командой.
Описание
- Оказывать руководителям и старшим менеджерам широкий спектр административной поддержки
- Вести календари руководителей, встречи, приёмы и расписания
- Организовывать внутренние и внешние встречи в нескольких часовых поясах
- Готовить повестки, презентации, отчёты и другие материалы для руководителей
- Отслеживать задачи, сроки и последующие действия после встреч
- Помогать руководителям поддерживать порядок в делах и расставлять приоритеты на каждый день
- Управлять почтовыми ящиками руководителей, сообщениями и другой корреспонденцией
- Писать, редактировать, вычитывать и форматировать деловые сообщения и документы
- Взаимодействовать с клиентами, поставщиками, сотрудниками и внешними партнёрами
- Обеспечивать защиту конфиденциальной и чувствительной информации
- Поддерживать порядок в цифровых файлах, записях, документах и базах данных
- При необходимости организовывать поездки, маршруты, проживание и связанные расписания
- Помогать отслеживать расходы, возмещения и административные записи
- Помогать в организации корпоративных мероприятий, встреч и специальных инициатив
- Исследовать темы и готовить сводки или отчёты для руководства
- Отслеживать приоритеты проектов, результаты и ход выполнения
- Взаимодействовать с внутренними командами для закрытия задач и выполнения запросов
- Заранее сообщать о приближающихся сроках, задержках и потенциальных проблемах
- Вести трекеры задач и контролировать выполнение ответственными сотрудниками
- Участвовать в повышении эффективности административных рабочих процессов и процедур
Требования
- Не менее двух лет профессионального опыта в качестве исполнительного ассистента, административного или персонального помощника, офисного администратора либо на сопоставимой должности
- Отличные навыки письменной и устной коммуникации
- Отличные организаторские способности, навыки тайм-менеджмента и многозадачности
- Подтверждённая способность координировать календари, встречи, расписания и конкурирующие приоритеты
- Продвинутое владение Microsoft Office или Google Workspace, включая Outlook или Gmail, Word или Docs, Excel или Sheets и PowerPoint или Slides
- Постоянно высокое внимание к деталям и точности
- Профессиональная осмотрительность при работе с конфиденциальной и чувствительной информацией
- Надёжность в доведении задач до конца и управлении ими
- Способность самостоятельно и проактивно работать в удалённом формате
- Отточенный и профессиональный стиль коммуникации
- Высшее образование в области делового администрирования, менеджмента, коммуникаций или смежной дисциплины желательно; также может рассматриваться эквивалентный практический опыт
- Опыт поддержки руководителей уровня C-suite или старших руководителей
- Опыт сотрудничества с международными или распределёнными командами
- Практическое знакомство с платформами для управления проектами и совместной работы, такими как Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack или Microsoft Teams
- Опыт организации международных поездок и сложных расписаний в разных часовых поясах
- Опыт подготовки презентаций для руководителей, отчётов и деловых документов
- Хорошее понимание принципов делового администрирования и управления офисом
- Опыт работы в динамичном стартапе или среде профессиональных услуг
- Способность общаться на двух и более языках
- Готовность работать в интервале с 7:00 до 19:00 по CST и по девятичасовому ежедневному графику, включающему восемь рабочих часов и часовой перерыв
Преимущества
- Полностью удалённая рабочая культура, основанная на самостоятельности, гибкости и доверии
- Возможности международного сотрудничества с профессионалами со всего мира
- Мультикультурная команда, связанная с коллегами по всему миру
- Возможности профессионального развития в международной среде
- Два выходных дня каждую неделю; конкретные дни будут определены