
Teamficient خدمات دفترِ کار از راه دورِ مدیریتشده و دستیاران مجازی اختصاصی را به کسبوکارها ارائه میدهد. این شرکت که تحت مالکیت زنان و اقلیتهاست، تیمهای دورکارِ آموزشدیده و دوزبانه ایجاد میکند و مدیران حساب مستقر در آمریکا از آنها پشتیبانی میکنند. این خدمات به مشتریان کمک میکند امور اداری، خدمات مشتری، دفترداری، فعالیتهای فنی و عملیات تخصصی را مدیریت کنند. تخصص Teamficient شامل پشتیبانی از آموزشگاههای رانندگی و مراکز درمانی است؛ از جمله کمک در زمینه EHR، زمانبندی بیماران، هماهنگی نسخهها و آموزش HIPAA و حریم خصوصی. این شرکت همچنین مراکز تماس از راه دورِ مدیریتشده را اداره میکند و همکاریهای ماهبهماه ارائه میدهد تا کسبوکارها با واگذاری کارهای معمول، ظرفیت پشتیبانی خود را افزایش دهند.
دستیار اداری اجرایی دورکار Teamficient
از مدیران اجرایی Teamficient در تقویمها، ارتباطات، اسناد، سفر و هماهنگی عملیاتی پشتیبانی کنید. این نقش تماموقت و دورکار با پروژهها و ذینفعان یک تیم جهانی و پراکنده همکاری دارد.
توضیحات
- پشتیبانی گسترده اداری از مدیران اجرایی و رهبران ارشد ارائه دهید
- تقویمها، قرارها، جلسات و برنامههای مدیران اجرایی را مدیریت کنید
- جلسات داخلی و خارجی را در چند منطقه زمانی هماهنگ کنید
- دستورجلسهها، ارائهها، گزارشها و سایر مطالب موردنیاز مدیران اجرایی را تهیه کنید
- اقدامهای لازم، مهلتها و پیگیریهای پس از جلسه را رصد کنید
- به مدیران اجرایی کمک کنید منظم بمانند و مسئولیتهای روزانه را اولویتبندی کنند
- صندوقهای ورودی، پیامها و سایر مکاتبات مدیران اجرایی را مدیریت کنید
- ارتباطات و اسناد تجاری را بنویسید، ویرایش کنید، بازخوانی کنید و قالببندی کنید
- با مشتریان، فروشندگان، کارکنان و شرکای خارجی در ارتباط باشید
- از اطلاعات محرمانه و حساس محافظت کنید
- فایلها، سوابق، اسناد و پایگاههای داده دیجیتال را منظم نگه دارید
- در صورت نیاز، سفر، برنامه سفر، اقامت و برنامههای مرتبط را هماهنگ کنید
- در ثبت هزینهها، بازپرداختها و سوابق اداری پشتیبانی کنید
- در رویدادهای شرکت، جلسات و ابتکارهای ویژه همکاری کنید
- درباره موضوعات تحقیق کنید و خلاصهها یا گزارشهایی برای رهبری تهیه کنید
- اولویتها، اقلام قابل تحویل و پیشرفت پروژهها را رصد کنید
- برای بستن کارها و پاسخگویی به درخواستها با تیمهای داخلی همکاری کنید
- مهلتهای نزدیک، تأخیرها و مشکلات احتمالی را گزارش دهید
- ردیابهای وظایف را بهروز نگه دارید و از ذینفعان مسئول پیگیری کنید
- به کارآمدتر شدن گردشکارها و فرایندهای اداری کمک کنید
شرایط لازم
- حداقل دو سال تجربه حرفهای در دستیاری اجرایی، پشتیبانی اداری، دستیاری شخصی، مدیریت دفتر یا نقشی مشابه
- مهارت قوی در ارتباطات نوشتاری و گفتاری
- توانایی عالی در سازماندهی، مدیریت زمان و انجام همزمان چند کار
- توانایی اثباتشده در هماهنگی تقویمها، جلسات، برنامهها و اولویتهای رقیب
- دانش کاری پیشرفته از Microsoft Office یا Google Workspace، شامل Outlook یا Gmail، Word یا Docs، Excel یا Sheets و PowerPoint یا Slides
- دقت و توجه مستمر و بسیار زیاد به جزئیات
- تشخیص حرفهای هنگام کار با اطلاعات محرمانه و حساس
- مهارت قابل اتکا در پیگیری و مدیریت وظایف
- توانایی کار مستقل و پیشدستانه در محیط دورکار
- سبک ارتباطی حرفهای و سنجیده
- مدرک کارشناسی در مدیریت کسبوکار، مدیریت، ارتباطات یا رشتهای مرتبط ترجیح داده میشود؛ تجربه عملی معادل نیز ممکن است در نظر گرفته شود
- سابقه پشتیبانی از مدیران اجرایی C-suite یا رهبران ارشد
- تجربه همکاری با تیمهای بینالمللی یا پراکنده
- آشنایی کاری با پلتفرمهای پروژه و همکاری مانند Asana، Monday.com، ClickUp، Trello، Slack یا Microsoft Teams
- تجربه تنظیم سفرهای بینالمللی و برنامههای پیچیده در مناطق زمانی مختلف
- تجربه تهیه ارائههای اجرایی، گزارشها و اسناد تجاری
- درک قوی از شیوههای مدیریت کسبوکار و مدیریت دفتر
- تجربه در محیط استارتاپی پرشتاب یا خدمات حرفهای
- توانایی ارتباطی دوزبانه یا چندزبانه
- در دسترس بودن در بازه ۷ صبح تا ۷ عصر به وقت CST و برای برنامه روزانه نهساعته، شامل هشت ساعت کار و یک ساعت استراحت
مزایا
- فرهنگ کاری کاملاً دورکار بر پایه خودمختاری، انعطافپذیری و اعتماد
- فرصت همکاری بینالمللی با متخصصانی از سراسر جهان
- تیمی چندفرهنگی و دارای ارتباط جهانی
- فرصتهای توسعه شغلی در محیطی بینالمللی
- دو روز تعطیلی در هر هفته؛ روزهای مشخص بعداً تعیین میشوند