Teamficient
Teamficient
۱۱ – ۵۰ کارکنان
بازاریابیسفرلجستیک
Teamficient خدمات دفترِ کار از راه دورِ مدیریت‌شده و دستیاران مجازی اختصاصی را به کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. این شرکت که تحت مالکیت زنان و اقلیت‌هاست، تیم‌های دورکارِ آموزش‌دیده و دوزبانه ایجاد می‌کند و مدیران حساب مستقر در آمریکا از آن‌ها پشتیبانی می‌کنند. این خدمات به مشتریان کمک می‌کند امور اداری، خدمات مشتری، دفترداری، فعالیت‌های فنی و عملیات تخصصی را مدیریت کنند. تخصص Teamficient شامل پشتیبانی از آموزشگاه‌های رانندگی و مراکز درمانی است؛ از جمله کمک در زمینه EHR، زمان‌بندی بیماران، هماهنگی نسخه‌ها و آموزش HIPAA و حریم خصوصی. این شرکت همچنین مراکز تماس از راه دورِ مدیریت‌شده را اداره می‌کند و همکاری‌های ماه‌به‌ماه ارائه می‌دهد تا کسب‌وکارها با واگذاری کارهای معمول، ظرفیت پشتیبانی خود را افزایش دهند.

دستیار اداری اجرایی دورکار Teamficient

از مدیران اجرایی Teamficient در تقویم‌ها، ارتباطات، اسناد، سفر و هماهنگی عملیاتی پشتیبانی کنید. این نقش تمام‌وقت و دورکار با پروژه‌ها و ذی‌نفعان یک تیم جهانی و پراکنده همکاری دارد.

توضیحات

  • پشتیبانی گسترده اداری از مدیران اجرایی و رهبران ارشد ارائه دهید
  • تقویم‌ها، قرارها، جلسات و برنامه‌های مدیران اجرایی را مدیریت کنید
  • جلسات داخلی و خارجی را در چند منطقه زمانی هماهنگ کنید
  • دستورجلسه‌ها، ارائه‌ها، گزارش‌ها و سایر مطالب موردنیاز مدیران اجرایی را تهیه کنید
  • اقدام‌های لازم، مهلت‌ها و پیگیری‌های پس از جلسه را رصد کنید
  • به مدیران اجرایی کمک کنید منظم بمانند و مسئولیت‌های روزانه را اولویت‌بندی کنند
  • صندوق‌های ورودی، پیام‌ها و سایر مکاتبات مدیران اجرایی را مدیریت کنید
  • ارتباطات و اسناد تجاری را بنویسید، ویرایش کنید، بازخوانی کنید و قالب‌بندی کنید
  • با مشتریان، فروشندگان، کارکنان و شرکای خارجی در ارتباط باشید
  • از اطلاعات محرمانه و حساس محافظت کنید
  • فایل‌ها، سوابق، اسناد و پایگاه‌های داده دیجیتال را منظم نگه دارید
  • در صورت نیاز، سفر، برنامه سفر، اقامت و برنامه‌های مرتبط را هماهنگ کنید
  • در ثبت هزینه‌ها، بازپرداخت‌ها و سوابق اداری پشتیبانی کنید
  • در رویدادهای شرکت، جلسات و ابتکارهای ویژه همکاری کنید
  • درباره موضوعات تحقیق کنید و خلاصه‌ها یا گزارش‌هایی برای رهبری تهیه کنید
  • اولویت‌ها، اقلام قابل تحویل و پیشرفت پروژه‌ها را رصد کنید
  • برای بستن کارها و پاسخ‌گویی به درخواست‌ها با تیم‌های داخلی همکاری کنید
  • مهلت‌های نزدیک، تأخیرها و مشکلات احتمالی را گزارش دهید
  • ردیاب‌های وظایف را به‌روز نگه دارید و از ذی‌نفعان مسئول پیگیری کنید
  • به کارآمدتر شدن گردش‌کارها و فرایندهای اداری کمک کنید

شرایط لازم

  • حداقل دو سال تجربه حرفه‌ای در دستیاری اجرایی، پشتیبانی اداری، دستیاری شخصی، مدیریت دفتر یا نقشی مشابه
  • مهارت قوی در ارتباطات نوشتاری و گفتاری
  • توانایی عالی در سازمان‌دهی، مدیریت زمان و انجام هم‌زمان چند کار
  • توانایی اثبات‌شده در هماهنگی تقویم‌ها، جلسات، برنامه‌ها و اولویت‌های رقیب
  • دانش کاری پیشرفته از Microsoft Office یا Google Workspace، شامل Outlook یا Gmail، Word یا Docs، Excel یا Sheets و PowerPoint یا Slides
  • دقت و توجه مستمر و بسیار زیاد به جزئیات
  • تشخیص حرفه‌ای هنگام کار با اطلاعات محرمانه و حساس
  • مهارت قابل اتکا در پیگیری و مدیریت وظایف
  • توانایی کار مستقل و پیش‌دستانه در محیط دورکار
  • سبک ارتباطی حرفه‌ای و سنجیده
  • مدرک کارشناسی در مدیریت کسب‌وکار، مدیریت، ارتباطات یا رشته‌ای مرتبط ترجیح داده می‌شود؛ تجربه عملی معادل نیز ممکن است در نظر گرفته شود
  • سابقه پشتیبانی از مدیران اجرایی C-suite یا رهبران ارشد
  • تجربه همکاری با تیم‌های بین‌المللی یا پراکنده
  • آشنایی کاری با پلتفرم‌های پروژه و همکاری مانند Asana، Monday.com، ClickUp، Trello، Slack یا Microsoft Teams
  • تجربه تنظیم سفرهای بین‌المللی و برنامه‌های پیچیده در مناطق زمانی مختلف
  • تجربه تهیه ارائه‌های اجرایی، گزارش‌ها و اسناد تجاری
  • درک قوی از شیوه‌های مدیریت کسب‌وکار و مدیریت دفتر
  • تجربه در محیط استارتاپی پرشتاب یا خدمات حرفه‌ای
  • توانایی ارتباطی دوزبانه یا چندزبانه
  • در دسترس بودن در بازه ۷ صبح تا ۷ عصر به وقت CST و برای برنامه روزانه نه‌ساعته، شامل هشت ساعت کار و یک ساعت استراحت

مزایا

  • فرهنگ کاری کاملاً دورکار بر پایه خودمختاری، انعطاف‌پذیری و اعتماد
  • فرصت همکاری بین‌المللی با متخصصانی از سراسر جهان
  • تیمی چندفرهنگی و دارای ارتباط جهانی
  • فرصت‌های توسعه شغلی در محیطی بین‌المللی
  • دو روز تعطیلی در هر هفته؛ روزهای مشخص بعداً تعیین می‌شوند