Teamficient предоставя услуги за управлявани дистанционни офиси и специализирани виртуални асистенти за бизнеса. Компанията, притежавана от жени и представители на малцинствата, изгражда обучени двуезични дистанционни екипи, подкрепяни от мениджъри на клиенти, базирани в САЩ, които помагат на клиентите да управляват административни, обслужващи клиенти, счетоводни, технически и специализирани дейности. Експертизата ѝ включва подкрепа за автошколи и медицински практики, като например съдействие при работа с електронни здравни досиета, планиране на прегледи, координиране на рецепти и обучения по HIPAA и защита на личните данни. Teamficient управлява и дистанционни кол центрове и предлага ангажименти на месечна база, които помагат на бизнеса да разшири капацитета си за поддръжка, като делегира рутинната работа.
Teamficient – дистанционен изпълнителен административен асистент
Подпомагайте ръководителите на Teamficient с календари, комуникация, документи, пътувания и оперативна координация. Тази дистанционна позиция на пълен работен ден включва работа по проекти и със заинтересовани страни в разпределен глобален екип.
Описание
- Предоставяне на широк спектър от административна подкрепа на ръководители и висши служители
- Управление на календарите, срещите, назначенията и графиците на ръководителите
- Организиране на вътрешни и външни срещи в няколко часови зони
- Създаване на дневни редове, презентации, отчети и други материали за ръководителите
- Проследяване на задачи, срокове и последващи действия след срещи
- Подпомагане на ръководителите да бъдат организирани и да приоритизират ежедневните си отговорности
- Управление на служебни пощенски кутии, съобщения и друга кореспонденция на ръководителите
- Писане, редактиране, коригиране и форматиране на бизнес комуникации и документи
- Комуникация с клиенти, доставчици, служители и външни партньори
- Защита на поверителна и чувствителна информация
- Поддържане на организирани цифрови файлове, записи, документи и бази данни
- Организиране при необходимост на пътувания, маршрути, настаняване и свързани графици
- Подпомагане на проследяването на разходи, възстановяването на суми и административните регистри
- Съдействие при фирмени събития, срещи и специални инициативи
- Проучване на теми и изготвяне на обобщения или отчети за ръководството
- Проследяване на приоритетите, резултатите и напредъка по проектите
- Партньорство с вътрешни екипи за приключване на задачи и изпълнение на заявки
- Сигнализиране за наближаващи срокове, забавяния и потенциални проблеми
- Поддържане на регистри със задачи и последваща комуникация с отговорните заинтересовани страни
- Допринасяне за по-ефективни административни работни процеси и процедури
Изисквания
- Поне две години професионален опит в изпълнителна асистенция, административна подкрепа, лична асистенция, офис администрация или сходна роля
- Силни писмени и устни комуникационни умения
- Отлични организационни умения, управление на времето и способност за работа по множество задачи
- Доказана способност за координиране на календари, срещи, графици и конкуриращи се приоритети
- Напреднали практически познания по Microsoft Office или Google Workspace, включително Outlook или Gmail, Word или Docs, Excel или Sheets и PowerPoint или Slides
- Постоянно високо внимание към детайлите и точността
- Професионална дискретност при работа с поверителна и чувствителна информация
- Надеждно проследяване до приключване и умения за управление на задачи
- Способност за самостоятелна и проактивна работа в дистанционна среда
- Изпипан и професионален стил на комуникация
- Бакалавърска степен по бизнес администрация, управление, комуникации или сродна дисциплина е предимство; може да бъде разгледан и еквивалентен практически опит
- Опит в подкрепа на членове на висшето ръководство или старши ръководители
- Опит в сътрудничество с международни или разпределени екипи
- Практически познания по платформи за управление на проекти и сътрудничество като Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack или Microsoft Teams
- Опит в организирането на международни пътувания и сложни графици в различни часови зони
- Опит в разработването на презентации за ръководството, отчети и бизнес документи
- Добро разбиране на бизнес администрацията и практиките за управление на офиса
- Опит в динамичен стартъп или среда на професионални услуги
- Способност за двуезична или многоезична комуникация
- Готовност за работа в периода от 7:00 до 19:00 ч. CST и за деветчасов дневен график, включващ осем работни часа и едночасова почивка
Придобивки
- Изцяло дистанционна работна култура, изградена върху самостоятелност, гъвкавост и доверие
- Възможности за международно сътрудничество с професионалисти от цял свят
- Мултикултурен и глобално свързан екип
- Възможности за кариерно развитие в международна среда
- Два почивни дни всяка седмица, като конкретните дни ще бъдат определени