
Teamficient świadczy usługi zarządzanych biur zdalnych oraz zapewnia firmom dedykowanych wirtualnych asystentów. Ta należąca do kobiet i mniejszości firma tworzy przeszkolone, dwujęzyczne zespoły zdalne wspierane przez menedżerów ds. obsługi klienta z siedzibą w USA. Pomaga klientom realizować zadania administracyjne, obsługę klienta, księgowość oraz operacje techniczne i specjalistyczne. Jej doświadczenie obejmuje wsparcie szkół jazdy i placówek medycznych, w tym pomoc w obsłudze elektronicznej dokumentacji medycznej, planowaniu wizyt pacjentów, koordynacji recept oraz szkoleniach z zakresu HIPAA i ochrony prywatności. Teamficient prowadzi również zarządzane zdalne centra obsługi telefonicznej i oferuje współpracę rozliczaną z miesiąca na miesiąc, pomagając firmom zwiększać możliwości obsługi i delegować rutynowe zadania.
Zdalny asystent administracyjny kadry kierowniczej Teamficient
Wsparcie kadry kierowniczej Teamficient w zakresie kalendarzy, komunikacji, dokumentów, podróży i koordynacji operacyjnej. Praca zdalna na pełny etat przy projektach i współpracy z rozproszonym globalnym zespołem.
Opis
- Zapewnianie szerokiego wsparcia administracyjnego kadrze kierowniczej i starszym liderom
- Zarządzanie kalendarzami kadry kierowniczej, terminami, spotkaniami i harmonogramami
- Organizowanie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych w kilku strefach czasowych
- Przygotowywanie agend, prezentacji, raportów i innych materiałów dla kadry kierowniczej
- Monitorowanie zadań, terminów i działań następczych po spotkaniach
- Pomaganie kadrze kierowniczej w organizacji pracy i ustalaniu codziennych priorytetów
- Zarządzanie skrzynkami odbiorczymi, wiadomościami i inną korespondencją kadry kierowniczej
- Pisanie, redagowanie, korekta i formatowanie komunikacji biznesowej oraz dokumentów
- Współpraca z klientami, dostawcami, pracownikami i partnerami zewnętrznymi
- Ochrona poufnych i wrażliwych informacji
- Utrzymywanie uporządkowanych plików cyfrowych, rejestrów, dokumentów i baz danych
- Organizowanie w razie potrzeby podróży, tras, zakwaterowania i powiązanych harmonogramów
- Wsparcie w śledzeniu wydatków, zwrotów kosztów i dokumentacji administracyjnej
- Pomoc przy organizacji wydarzeń firmowych, spotkań i specjalnych inicjatyw
- Prowadzenie analiz i przygotowywanie podsumowań lub raportów dla kierownictwa
- Monitorowanie priorytetów projektów, rezultatów i postępów
- Współpraca z zespołami wewnętrznymi w celu zamykania zadań i realizacji próśb
- Sygnalizowanie zbliżających się terminów, opóźnień i potencjalnych problemów
- Prowadzenie rejestrów zadań i monitorowanie działań osób odpowiedzialnych
- Wspieranie usprawniania administracyjnych procesów i procedur
Wymagania
- Co najmniej dwa lata doświadczenia zawodowego na stanowisku asystenta kadry kierowniczej, asystenta administracyjnego lub osobistego, administratora biura albo na porównywalnym stanowisku
- Bardzo dobre umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej
- Doskonała organizacja pracy, zarządzanie czasem i umiejętność wykonywania wielu zadań jednocześnie
- Udokumentowana umiejętność koordynowania kalendarzy, spotkań, harmonogramów i konkurujących priorytetów
- Zaawansowana znajomość Microsoft Office lub Google Workspace, w tym Outlooka lub Gmaila, Worda lub Docs, Excela lub Sheets oraz PowerPointa lub Slides
- Stale wysoka dbałość o szczegóły i dokładność
- Profesjonalna dyskrecja podczas pracy z poufnymi i wrażliwymi informacjami
- Rzetelność w realizacji zadań i zarządzaniu nimi
- Umiejętność samodzielnej i proaktywnej pracy zdalnej
- Profesjonalny i dopracowany styl komunikacji
- Wykształcenie wyższe w zakresie administracji biznesowej, zarządzania, komunikacji lub pokrewnej dziedziny mile widziane; równoważne doświadczenie praktyczne może zostać uwzględnione
- Doświadczenie we wspieraniu członków kadry kierowniczej C-suite lub starszych liderów
- Doświadczenie we współpracy z międzynarodowymi lub rozproszonymi zespołami
- Praktyczna znajomość platform do zarządzania projektami i współpracy, takich jak Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack lub Microsoft Teams
- Doświadczenie w organizowaniu podróży międzynarodowych i złożonych harmonogramów w różnych strefach czasowych
- Doświadczenie w tworzeniu prezentacji dla kadry kierowniczej, raportów i dokumentów biznesowych
- Dobre rozumienie zasad administracji biznesowej i zarządzania biurem
- Doświadczenie w szybko rozwijającym się startupie lub środowisku usług profesjonalnych
- Znajomość dwóch lub większej liczby języków
- Dyspozycyjność w godzinach 7:00–19:00 CST oraz w ramach dziewięciogodzinnego dnia pracy, obejmującego osiem godzin pracy i godzinną przerwę
Benefity
- W pełni zdalna kultura pracy oparta na samodzielności, elastyczności i zaufaniu
- Możliwość międzynarodowej współpracy z profesjonalistami z całego świata
- Wielokulturowy i globalnie połączony zespół
- Możliwości rozwoju zawodowego w międzynarodowym środowisku
- Dwa dni wolne w każdym tygodniu; konkretne dni zostaną ustalone