Teamficient
Teamficient
11 – 50 Pracownicy
LogistykaMarketingPodróże
Teamficient świadczy usługi zarządzanych biur zdalnych oraz zapewnia firmom dedykowanych wirtualnych asystentów. Ta należąca do kobiet i mniejszości firma tworzy przeszkolone, dwujęzyczne zespoły zdalne wspierane przez menedżerów ds. obsługi klienta z siedzibą w USA. Pomaga klientom realizować zadania administracyjne, obsługę klienta, księgowość oraz operacje techniczne i specjalistyczne. Jej doświadczenie obejmuje wsparcie szkół jazdy i placówek medycznych, w tym pomoc w obsłudze elektronicznej dokumentacji medycznej, planowaniu wizyt pacjentów, koordynacji recept oraz szkoleniach z zakresu HIPAA i ochrony prywatności. Teamficient prowadzi również zarządzane zdalne centra obsługi telefonicznej i oferuje współpracę rozliczaną z miesiąca na miesiąc, pomagając firmom zwiększać możliwości obsługi i delegować rutynowe zadania.

Zdalny asystent administracyjny kadry kierowniczej Teamficient

Wsparcie kadry kierowniczej Teamficient w zakresie kalendarzy, komunikacji, dokumentów, podróży i koordynacji operacyjnej. Praca zdalna na pełny etat przy projektach i współpracy z rozproszonym globalnym zespołem.

Opis

  • Zapewnianie szerokiego wsparcia administracyjnego kadrze kierowniczej i starszym liderom
  • Zarządzanie kalendarzami kadry kierowniczej, terminami, spotkaniami i harmonogramami
  • Organizowanie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych w kilku strefach czasowych
  • Przygotowywanie agend, prezentacji, raportów i innych materiałów dla kadry kierowniczej
  • Monitorowanie zadań, terminów i działań następczych po spotkaniach
  • Pomaganie kadrze kierowniczej w organizacji pracy i ustalaniu codziennych priorytetów
  • Zarządzanie skrzynkami odbiorczymi, wiadomościami i inną korespondencją kadry kierowniczej
  • Pisanie, redagowanie, korekta i formatowanie komunikacji biznesowej oraz dokumentów
  • Współpraca z klientami, dostawcami, pracownikami i partnerami zewnętrznymi
  • Ochrona poufnych i wrażliwych informacji
  • Utrzymywanie uporządkowanych plików cyfrowych, rejestrów, dokumentów i baz danych
  • Organizowanie w razie potrzeby podróży, tras, zakwaterowania i powiązanych harmonogramów
  • Wsparcie w śledzeniu wydatków, zwrotów kosztów i dokumentacji administracyjnej
  • Pomoc przy organizacji wydarzeń firmowych, spotkań i specjalnych inicjatyw
  • Prowadzenie analiz i przygotowywanie podsumowań lub raportów dla kierownictwa
  • Monitorowanie priorytetów projektów, rezultatów i postępów
  • Współpraca z zespołami wewnętrznymi w celu zamykania zadań i realizacji próśb
  • Sygnalizowanie zbliżających się terminów, opóźnień i potencjalnych problemów
  • Prowadzenie rejestrów zadań i monitorowanie działań osób odpowiedzialnych
  • Wspieranie usprawniania administracyjnych procesów i procedur

Wymagania

  • Co najmniej dwa lata doświadczenia zawodowego na stanowisku asystenta kadry kierowniczej, asystenta administracyjnego lub osobistego, administratora biura albo na porównywalnym stanowisku
  • Bardzo dobre umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej
  • Doskonała organizacja pracy, zarządzanie czasem i umiejętność wykonywania wielu zadań jednocześnie
  • Udokumentowana umiejętność koordynowania kalendarzy, spotkań, harmonogramów i konkurujących priorytetów
  • Zaawansowana znajomość Microsoft Office lub Google Workspace, w tym Outlooka lub Gmaila, Worda lub Docs, Excela lub Sheets oraz PowerPointa lub Slides
  • Stale wysoka dbałość o szczegóły i dokładność
  • Profesjonalna dyskrecja podczas pracy z poufnymi i wrażliwymi informacjami
  • Rzetelność w realizacji zadań i zarządzaniu nimi
  • Umiejętność samodzielnej i proaktywnej pracy zdalnej
  • Profesjonalny i dopracowany styl komunikacji
  • Wykształcenie wyższe w zakresie administracji biznesowej, zarządzania, komunikacji lub pokrewnej dziedziny mile widziane; równoważne doświadczenie praktyczne może zostać uwzględnione
  • Doświadczenie we wspieraniu członków kadry kierowniczej C-suite lub starszych liderów
  • Doświadczenie we współpracy z międzynarodowymi lub rozproszonymi zespołami
  • Praktyczna znajomość platform do zarządzania projektami i współpracy, takich jak Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack lub Microsoft Teams
  • Doświadczenie w organizowaniu podróży międzynarodowych i złożonych harmonogramów w różnych strefach czasowych
  • Doświadczenie w tworzeniu prezentacji dla kadry kierowniczej, raportów i dokumentów biznesowych
  • Dobre rozumienie zasad administracji biznesowej i zarządzania biurem
  • Doświadczenie w szybko rozwijającym się startupie lub środowisku usług profesjonalnych
  • Znajomość dwóch lub większej liczby języków
  • Dyspozycyjność w godzinach 7:00–19:00 CST oraz w ramach dziewięciogodzinnego dnia pracy, obejmującego osiem godzin pracy i godzinną przerwę

Benefity

  • W pełni zdalna kultura pracy oparta na samodzielności, elastyczności i zaufaniu
  • Możliwość międzynarodowej współpracy z profesjonalistami z całego świata
  • Wielokulturowy i globalnie połączony zespół
  • Możliwości rozwoju zawodowego w międzynarodowym środowisku
  • Dwa dni wolne w każdym tygodniu; konkretne dni zostaną ustalone