Teamficient fornisce servizi gestiti di ufficio da remoto e assistenti virtuali dedicati alle aziende. L’impresa, di proprietà di donne e persone appartenenti a minoranze, crea team remoti bilingui e qualificati, supportati da account manager con sede negli Stati Uniti, aiutando i clienti a gestire attività amministrative, di assistenza clienti, contabili, tecniche e specialistiche. La sua esperienza comprende il supporto ad autoscuole e strutture sanitarie, con servizi come l’assistenza con le cartelle cliniche elettroniche, la programmazione degli appuntamenti dei pazienti, il coordinamento delle prescrizioni e la formazione in materia di HIPAA e privacy. Teamficient gestisce inoltre call center da remoto e offre collaborazioni mensili pensate per aiutare le aziende ad ampliare la propria capacità di supporto, delegando al contempo le attività di routine.
Assistente amministrativo esecutivo da remoto di Teamficient
Supporta i dirigenti di Teamficient nella gestione di calendari, comunicazioni, documenti, viaggi e coordinamento operativo. Questo ruolo a tempo pieno da remoto opera su progetti con stakeholder di un team globale distribuito.
Descrizione
- Fornire un ampio supporto amministrativo a dirigenti e responsabili senior
- Gestire calendari, appuntamenti, riunioni e programmi dei dirigenti
- Organizzare riunioni interne ed esterne in diversi fusi orari
- Creare ordini del giorno, presentazioni, report e altri materiali per i dirigenti
- Monitorare le azioni da completare, le scadenze e i follow-up successivi alle riunioni
- Aiutare i dirigenti a rimanere organizzati e a definire le priorità delle attività quotidiane
- Gestire caselle di posta, messaggi e altra corrispondenza dei dirigenti
- Scrivere, modificare, correggere e formattare comunicazioni e documenti aziendali
- Fungere da collegamento con clienti, fornitori, dipendenti e partner esterni
- Proteggere le informazioni riservate e sensibili
- Mantenere organizzati file digitali, registri, documenti e database
- Organizzare viaggi, itinerari, alloggi e relativi programmi secondo necessità
- Supportare il monitoraggio delle spese, dei rimborsi e dei registri amministrativi
- Collaborare a eventi aziendali, riunioni e iniziative speciali
- Ricercare argomenti e produrre sintesi o report per la leadership
- Monitorare priorità, deliverable e avanzamento dei progetti
- Collaborare con i team interni per completare le attività e soddisfare le richieste
- Segnalare scadenze imminenti, ritardi e potenziali problemi
- Mantenere i registri delle attività e sollecitare gli stakeholder responsabili
- Contribuire a rendere più efficienti i flussi e i processi amministrativi
Requisiti
- Almeno due anni di esperienza professionale nell’assistenza esecutiva, nel supporto amministrativo, nell’assistenza personale, nell’amministrazione d’ufficio o in un ruolo comparabile
- Ottime capacità di comunicazione scritta e orale
- Eccellenti capacità organizzative, di gestione del tempo e di multitasking
- Comprovata capacità di coordinare calendari, riunioni, programmi e priorità concorrenti
- Conoscenza avanzata di Microsoft Office o Google Workspace, inclusi Outlook o Gmail, Word o Docs, Excel o Sheets e PowerPoint o Slides
- Attenzione costantemente elevata ai dettagli e alla precisione
- Discrezione professionale nella gestione di informazioni riservate e sensibili
- Affidabilità nel follow-up e capacità di gestione delle attività
- Capacità di lavorare in modo indipendente e proattivo in un ambiente da remoto
- Stile di comunicazione curato e professionale
- Laurea in amministrazione aziendale, management, comunicazione o disciplina correlata preferibile; può essere considerata un’esperienza pratica equivalente
- Esperienza nel supporto a dirigenti C-level o responsabili senior
- Esperienza nella collaborazione con team internazionali o distribuiti
- Familiarità pratica con piattaforme di gestione dei progetti e collaborazione come Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack o Microsoft Teams
- Esperienza nell’organizzazione di viaggi internazionali e programmi complessi tra diversi fusi orari
- Esperienza nello sviluppo di presentazioni esecutive, report e documenti aziendali
- Solida conoscenza delle pratiche di amministrazione aziendale e gestione d’ufficio
- Esperienza in una startup dinamica o in un ambiente di servizi professionali
- Capacità di comunicazione bilingue o multilingue
- Disponibilità nella fascia dalle 7:00 alle 19:00 CST e per una giornata lavorativa di nove ore, incluse otto ore di lavoro e un’ora di pausa
Benefit
- Cultura del lavoro completamente da remoto basata su autonomia, flessibilità e fiducia
- Opportunità di collaborare a livello internazionale con professionisti di tutto il mondo
- Team multiculturale e connesso a livello globale
- Opportunità di sviluppo professionale in un ambiente internazionale
- Due giorni liberi ogni settimana, con i giorni specifici da definire