Teamficient ofrece servicios gestionados de oficina remota y asistentes virtuales dedicados para empresas. Esta empresa propiedad de mujeres y personas pertenecientes a minorías crea equipos remotos bilingües capacitados, respaldados por gestores de cuentas con sede en Estados Unidos, para ayudar a sus clientes a gestionar operaciones administrativas, de atención al cliente, contables, técnicas y especializadas. Su experiencia incluye el apoyo a autoescuelas y centros de salud, con servicios como asistencia con historiales clínicos electrónicos, programación de citas de pacientes, coordinación de recetas y formación sobre HIPAA y privacidad. Teamficient también gestiona centros de llamadas remotos y ofrece colaboraciones mes a mes diseñadas para ayudar a las empresas a ampliar su capacidad de soporte mientras delegan tareas rutinarias.
Asistente Administrativo Ejecutivo Remoto de Teamficient
Apoya a los ejecutivos de Teamficient con calendarios, comunicaciones, documentos, viajes y coordinación operativa. Este puesto remoto de tiempo completo trabaja con proyectos y partes interesadas de un equipo global distribuido.
Descripción
- Brindar amplio apoyo administrativo a ejecutivos y altos directivos
- Supervisar calendarios ejecutivos, citas, reuniones y horarios
- Coordinar reuniones internas y externas en varias zonas horarias
- Crear agendas, presentaciones, informes y otros materiales para ejecutivos
- Supervisar acciones pendientes, plazos y seguimientos posteriores a las reuniones
- Ayudar a los ejecutivos a mantenerse organizados y priorizar sus responsabilidades diarias
- Gestionar bandejas de entrada, mensajes y otra correspondencia de los ejecutivos
- Redactar, editar, corregir y dar formato a comunicaciones y documentos empresariales
- Servir de enlace con clientes, proveedores, empleados y socios externos
- Proteger información confidencial y sensible
- Mantener organizados archivos digitales, registros, documentos y bases de datos
- Coordinar viajes, itinerarios, alojamiento y horarios relacionados según sea necesario
- Apoyar el seguimiento de gastos, reembolsos y registros administrativos
- Colaborar en eventos de la empresa, reuniones e iniciativas especiales
- Investigar temas y elaborar resúmenes o informes para la dirección
- Supervisar prioridades, entregables y progreso de los proyectos
- Colaborar con equipos internos para cerrar tareas y atender solicitudes
- Señalar plazos próximos, retrasos y posibles problemas
- Mantener registros de tareas y hacer seguimiento con las partes responsables
- Contribuir a flujos y procesos administrativos más eficientes
Requisitos
- Al menos dos años de experiencia profesional en asistencia ejecutiva, apoyo administrativo, asistencia personal, administración de oficinas o un puesto comparable
- Sólidas habilidades de comunicación escrita y oral
- Excelentes capacidades de organización, gestión del tiempo y multitarea
- Capacidad demostrada para coordinar calendarios, reuniones, horarios y prioridades simultáneas
- Conocimientos avanzados de Microsoft Office o Google Workspace, incluidos Outlook o Gmail, Word o Docs, Excel o Sheets y PowerPoint o Slides
- Atención al detalle y precisión constantemente elevadas
- Discreción profesional al gestionar información confidencial y sensible
- Seguimiento fiable y habilidades de gestión de tareas
- Capacidad para trabajar de forma independiente y proactiva en un entorno remoto
- Estilo de comunicación pulido y profesional
- Se prefiere una licenciatura en administración de empresas, gestión, comunicaciones o una disciplina relacionada; se puede considerar experiencia práctica equivalente
- Experiencia apoyando a ejecutivos de la alta dirección o altos directivos
- Experiencia colaborando con equipos internacionales o distribuidos
- Familiaridad práctica con plataformas de proyectos y colaboración como Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack o Microsoft Teams
- Experiencia organizando viajes internacionales y horarios complejos en distintas zonas horarias
- Experiencia desarrollando presentaciones ejecutivas, informes y documentos empresariales
- Comprensión sólida de las prácticas de administración empresarial y gestión de oficinas
- Experiencia en una startup dinámica o en un entorno de servicios profesionales
- Capacidad de comunicación bilingüe o multilingüe
- Disponibilidad dentro del horario de 7:00 a 19:00 CST y para una jornada diaria de nueve horas, incluidas ocho horas de trabajo y una hora de descanso
Beneficios
- Cultura de trabajo totalmente remota basada en la autonomía, la flexibilidad y la confianza
- Oportunidades de colaborar internacionalmente con profesionales de todo el mundo
- Equipo multicultural y conectado globalmente
- Oportunidades de desarrollo profesional en un entorno internacional
- Dos días libres cada semana, con los días específicos por determinar