Teamficient pruža usluge upravljanih udaljenih ureda i namjenske virtualne asistente za tvrtke. Tvrtka u vlasništvu žena i pripadnika manjina izgrađuje obučene dvojezične udaljene timove koje podržavaju voditelji korisničkih računa sa sjedištem u SAD-u, pomažući klijentima u administrativnim, korisničkim, knjigovodstvenim, tehničkim i specijaliziranim poslovima. Njezino stručno znanje obuhvaća podršku autoškolama i zdravstvenim ordinacijama, uključujući pomoć pri radu s elektroničkim zdravstvenim zapisima, naručivanje pacijenata, koordinaciju recepata te obuku o usklađenosti s propisima HIPAA i zaštiti privatnosti. Teamficient upravlja i udaljenim pozivnim centrima te nudi suradnju iz mjeseca u mjesec, osmišljenu kako bi tvrtkama pomogla proširiti kapacitet podrške uz delegiranje rutinskih zadataka.
Teamficient – udaljeni izvršni administrativni asistent
Pružajte podršku rukovoditeljima tvrtke Teamficient u upravljanju kalendarima, komunikacijom, dokumentima, putovanjima i operativnom koordinacijom. Ovaj posao na puno radno vrijeme na daljinu obuhvaća projekte i dionike u distribuiranom globalnom timu.
Opis
- Pružati široku administrativnu podršku rukovoditeljima i višim članovima vodstva
- Upravljati kalendarima, terminima, sastancima i rasporedima rukovoditelja
- Organizirati interne i vanjske sastanke u nekoliko vremenskih zona
- Izrađivati dnevne redove, prezentacije, izvješća i druge materijale za rukovoditelje
- Pratiti zadatke, rokove i naknadne aktivnosti nakon sastanaka
- Pomagati rukovoditeljima da ostanu organizirani i odrede prioritete svakodnevnih obveza
- Upravljati ulaznim pretincima, porukama i drugom korespondencijom rukovoditelja
- Pisati, uređivati, lektorirati i oblikovati poslovnu komunikaciju i dokumente
- Surađivati s klijentima, dobavljačima, zaposlenicima i vanjskim partnerima
- Štititi povjerljive i osjetljive informacije
- Održavati organizirane digitalne datoteke, evidencije, dokumente i baze podataka
- Prema potrebi organizirati putovanja, itinerare, smještaj i povezane rasporede
- Podržavati praćenje troškova, povrat novca i administrativne evidencije
- Pomagati pri organizaciji događaja, sastanaka i posebnih inicijativa tvrtke
- Istraživati teme i izrađivati sažetke ili izvješća za vodstvo
- Pratiti prioritete projekata, isporučene rezultate i napredak
- Surađivati s internim timovima na dovršavanju zadataka i ispunjavanju zahtjeva
- Upozoravati na nadolazeće rokove, kašnjenja i moguće probleme
- Održavati evidencije zadataka i pratiti napredak sa zaduženim dionicima
- Doprinositi učinkovitijim administrativnim tijekovima rada i procesima
Zahtjevi
- Najmanje dvije godine profesionalnog iskustva u podršci rukovoditeljima, administrativnoj podršci, osobnoj asistenciji, uredskoj administraciji ili usporedivoj ulozi
- Izvrsne pisane i usmene komunikacijske vještine
- Izvrsne organizacijske sposobnosti, upravljanje vremenom i sposobnost obavljanja više zadataka
- Dokazana sposobnost koordiniranja kalendara, sastanaka, rasporeda i konkurentskih prioriteta
- Napredno poznavanje Microsoft Officea ili Google Workspacea, uključujući Outlook ili Gmail, Word ili Docs, Excel ili Sheets te PowerPoint ili Slides
- Dosljedno visoka razina pažnje prema detaljima i točnosti
- Profesionalna diskrecija pri postupanju s povjerljivim i osjetljivim informacijama
- Pouzdano praćenje zadataka do završetka i vještine upravljanja zadacima
- Sposobnost samostalnog i proaktivnog rada na daljinu
- Uglađen i profesionalan stil komunikacije
- VSS iz poslovne administracije, menadžmenta, komunikacija ili srodnog područja je poželjan; može se uzeti u obzir i odgovarajuće praktično iskustvo
- Iskustvo u podršci članovima uprave ili višim članovima vodstva
- Iskustvo suradnje s međunarodnim ili distribuiranim timovima
- Radno poznavanje platformi za upravljanje projektima i suradnju kao što su Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack ili Microsoft Teams
- Iskustvo u organiziranju međunarodnih putovanja i složenih rasporeda kroz vremenske zone
- Iskustvo u izradi prezentacija za rukovodstvo, izvješća i poslovnih dokumenata
- Dobro razumijevanje poslovne administracije i praksi uredskog upravljanja
- Iskustvo u brzom startup okruženju ili okruženju profesionalnih usluga
- Sposobnost dvojezične ili višejezične komunikacije
- Dostupnost u razdoblju od 7 do 19 sati prema CST-u te za devetosatni dnevni raspored, uključujući osam radnih sati i jednosatnu pauzu
Pogodnosti
- Potpuno udaljena radna kultura utemeljena na samostalnosti, fleksibilnosti i povjerenju
- Prilike za međunarodnu suradnju sa stručnjacima iz cijelog svijeta
- Multikulturalan i globalno povezan tim
- Mogućnosti razvoja karijere u međunarodnom okruženju
- Dva slobodna dana svakog tjedna, uz naknadno određivanje konkretnih dana