Teamficient menyediakan layanan kantor jarak jauh terkelola dan asisten virtual khusus untuk berbagai bisnis. Perusahaan yang dimiliki oleh perempuan dan kelompok minoritas ini membangun tim jarak jauh bilingual yang terlatih dan didukung oleh manajer akun berbasis di Amerika Serikat, sehingga membantu klien menangani operasional administratif, layanan pelanggan, pembukuan, teknis, dan khusus. Keahliannya mencakup dukungan untuk sekolah mengemudi dan praktik layanan kesehatan, seperti bantuan EHR, penjadwalan pasien, koordinasi resep, serta pelatihan HIPAA dan privasi. Teamficient juga mengoperasikan pusat panggilan jarak jauh terkelola dan menawarkan kerja sama bulanan yang membantu bisnis meningkatkan kapasitas dukungan sambil mendelegasikan pekerjaan rutin.
Asisten Administratif Eksekutif Jarak Jauh Teamficient
Mendukung para eksekutif Teamficient dalam mengelola kalender, komunikasi, dokumen, perjalanan, dan koordinasi operasional. Peran penuh waktu jarak jauh ini menangani proyek dan pemangku kepentingan dalam tim global yang tersebar.
Deskripsi
- Memberikan dukungan administratif menyeluruh kepada eksekutif dan pemimpin senior
- Mengelola kalender eksekutif, janji temu, rapat, dan jadwal
- Mengatur rapat internal dan eksternal di beberapa zona waktu
- Membuat agenda, presentasi, laporan, dan materi lainnya untuk eksekutif
- Memantau tindak lanjut, tenggat waktu, dan tindak lanjut setelah rapat
- Membantu eksekutif tetap terorganisasi dan memprioritaskan tanggung jawab harian
- Mengelola kotak masuk, pesan, dan korespondensi eksekutif lainnya
- Menulis, menyunting, mengoreksi, dan memformat komunikasi bisnis serta dokumen
- Berhubungan dengan klien, vendor, karyawan, dan mitra eksternal
- Melindungi informasi rahasia dan sensitif
- Memelihara berkas, catatan, dokumen, dan basis data digital yang terorganisasi
- Mengatur perjalanan, rencana perjalanan, akomodasi, dan jadwal terkait sesuai kebutuhan
- Mendukung pencatatan pengeluaran, penggantian biaya, dan catatan administratif
- Membantu acara perusahaan, rapat, dan inisiatif khusus
- Meneliti berbagai topik dan menyusun ringkasan atau laporan untuk pimpinan
- Memantau prioritas, hasil kerja, dan kemajuan proyek
- Berkolaborasi dengan tim internal untuk menyelesaikan tugas dan memenuhi permintaan
- Memberi tahu tentang tenggat waktu yang mendekat, keterlambatan, dan potensi masalah
- Memelihara pelacak tugas dan menindaklanjuti pemangku kepentingan yang bertanggung jawab
- Berkontribusi pada alur kerja dan proses administratif yang lebih efisien
Persyaratan
- Memiliki setidaknya dua tahun pengalaman profesional dalam bantuan eksekutif, dukungan administratif, bantuan pribadi, administrasi kantor, atau peran sebanding
- Keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang kuat
- Kemampuan organisasi, manajemen waktu, dan multitugas yang sangat baik
- Terbukti mampu mengoordinasikan kalender, rapat, jadwal, dan berbagai prioritas
- Pengetahuan kerja tingkat lanjut tentang Microsoft Office atau Google Workspace, termasuk Outlook atau Gmail, Word atau Docs, Excel atau Sheets, dan PowerPoint atau Slides
- Perhatian yang konsisten terhadap detail dan ketepatan
- Kebijaksanaan profesional saat menangani informasi rahasia dan sensitif
- Kemampuan menindaklanjuti dan mengelola tugas dengan andal
- Mampu bekerja secara mandiri dan proaktif dalam lingkungan jarak jauh
- Gaya komunikasi yang rapi dan profesional
- Gelar sarjana dalam administrasi bisnis, manajemen, komunikasi, atau bidang terkait diutamakan; pengalaman praktis yang setara dapat dipertimbangkan
- Latar belakang mendukung eksekutif tingkat C atau pemimpin senior
- Pengalaman berkolaborasi dengan tim internasional atau tersebar
- Familiaritas kerja dengan platform proyek dan kolaborasi seperti Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack, atau Microsoft Teams
- Pengalaman mengatur perjalanan internasional dan jadwal kompleks lintas zona waktu
- Pengalaman mengembangkan presentasi eksekutif, laporan, dan dokumen bisnis
- Pemahaman yang kuat tentang praktik administrasi bisnis dan manajemen kantor
- Pengalaman di lingkungan perusahaan rintisan yang bergerak cepat atau jasa profesional
- Kemampuan komunikasi dwibahasa atau multibahasa
- Ketersediaan dalam rentang pukul 07.00–19.00 CST dan untuk jadwal harian sembilan jam, termasuk delapan jam kerja dan satu jam istirahat
Tunjangan
- Budaya kerja sepenuhnya jarak jauh yang dibangun berdasarkan otonomi, fleksibilitas, dan kepercayaan
- Peluang berkolaborasi secara internasional dengan para profesional di seluruh dunia
- Tim multikultural yang terhubung secara global
- Peluang pengembangan karier dalam lingkungan internasional
- Dua hari libur setiap minggu, dengan hari yang akan ditentukan