Teamficient надає послуги керованих віддалених офісів і виділених віртуальних асистентів для компаній. Компанія, що належить жінкам і представникам етнічних меншин, формує навчені двомовні віддалені команди, роботу яких підтримують акаунт-менеджери зі США. Це допомагає клієнтам виконувати адміністративні завдання, обслуговувати клієнтів, вести бухгалтерський облік, здійснювати технічні та спеціалізовані операції. Компанія також підтримує автошколи й медичні заклади, зокрема допомагає працювати з електронними медичними картками, планувати прийоми пацієнтів, координувати рецепти, а також проводить навчання щодо вимог HIPAA і конфіденційності. Teamficient також керує віддаленими кол-центрами та пропонує помісячну співпрацю, допомагаючи компаніям розширювати можливості підтримки й делегувати рутинну роботу.
Віддалений виконавчий адміністративний асистент Teamficient
Підтримка керівників Teamficient у роботі з календарями, комунікаціями, документами, поїздками та операційною координацією. Повна зайнятість у віддаленому форматі з участю в проєктах і взаємодією з розподіленою міжнародною командою.
Опис
- Надавати керівникам і старшим менеджерам широкий спектр адміністративної підтримки
- Вести календарі керівників, зустрічі, прийоми та розклади
- Організовувати внутрішні та зовнішні зустрічі в кількох часових поясах
- Готувати порядки денні, презентації, звіти та інші матеріали для керівників
- Відстежувати завдання, дедлайни та подальші дії після зустрічей
- Допомагати керівникам підтримувати порядок у справах і визначати щоденні пріоритети
- Керувати поштовими скриньками керівників, повідомленнями та іншою кореспонденцією
- Писати, редагувати, вичитувати й форматувати ділові повідомлення та документи
- Взаємодіяти з клієнтами, постачальниками, працівниками та зовнішніми партнерами
- Забезпечувати захист конфіденційної та чутливої інформації
- Підтримувати порядок у цифрових файлах, записах, документах і базах даних
- За потреби організовувати поїздки, маршрути, проживання та пов’язані розклади
- Допомагати відстежувати витрати, відшкодування та адміністративні записи
- Допомагати в організації корпоративних заходів, зустрічей і спеціальних ініціатив
- Досліджувати теми та готувати огляди або звіти для керівництва
- Відстежувати пріоритети проєктів, результати та перебіг виконання
- Співпрацювати з внутрішніми командами для завершення завдань і виконання запитів
- Заздалегідь повідомляти про наближення дедлайнів, затримки та потенційні проблеми
- Вести трекери завдань і контролювати виконання відповідальними працівниками
- Сприяти підвищенню ефективності адміністративних робочих процесів і процедур
Вимоги
- Щонайменше два роки професійного досвіду на посаді виконавчого асистента, адміністративного чи персонального помічника, офісного адміністратора або на аналогічній посаді
- Відмінні навички усної та письмової комунікації
- Відмінні організаційні навички, уміння керувати часом і працювати в режимі багатозадачності
- Підтверджена здатність координувати календарі, зустрічі, розклади та конкуруючі пріоритети
- Впевнене володіння Microsoft Office або Google Workspace, зокрема Outlook або Gmail, Word або Docs, Excel або Sheets і PowerPoint або Slides
- Стабільно висока увага до деталей і точності
- Професійна обережність під час роботи з конфіденційною та чутливою інформацією
- Надійність у виконанні завдань і контролі їхнього статусу
- Здатність самостійно та проактивно працювати у віддаленому форматі
- Виважений і професійний стиль комунікації
- Вища освіта в галузі бізнес-адміністрування, менеджменту, комунікацій або суміжної дисципліни бажана; також може розглядатися еквівалентний практичний досвід
- Досвід підтримки керівників рівня C-suite або старших керівників
- Досвід співпраці з міжнародними або розподіленими командами
- Практичне знання платформ для управління проєктами та спільної роботи, таких як Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack або Microsoft Teams
- Досвід організації міжнародних поїздок і складних розкладів у різних часових поясах
- Досвід підготовки презентацій для керівників, звітів і ділових документів
- Ґрунтовне розуміння принципів бізнес-адміністрування та управління офісом
- Досвід роботи в динамічному стартапі або середовищі професійних послуг
- Здатність спілкуватися двома або більше мовами
- Готовність працювати в межах 7:00–19:00 за CST і за дев’ятигодинним щоденним графіком, що включає вісім робочих годин та одну годину перерви
Переваги
- Повністю віддалена культура роботи, побудована на самостійності, гнучкості та довірі
- Можливості міжнародної співпраці з професіоналами з усього світу
- Мультикультурна команда, пов’язана з колегами по всьому світу
- Можливості професійного розвитку в міжнародному середовищі
- Два вихідні дні щотижня; конкретні дні будуть визначені