Teamficient poskytuje spravované služby vzdialených kancelárií a špecializovaných virtuálnych asistentov pre firmy. Táto spoločnosť vo vlastníctve žien a menšín vytvára vyškolené dvojjazyčné vzdialené tímy podporované account manažérmi so sídlom v USA, ktorí klientom pomáhajú zvládať administratívne, zákaznícke, účtovnícke, technické a špecializované činnosti. Jej odborné znalosti zahŕňajú podporu autoškôl a zdravotníckych pracovísk, napríklad asistenciu pri práci s elektronickými zdravotnými záznamami, plánovanie termínov pacientov, koordináciu receptov a školenia v oblasti HIPAA a ochrany súkromia. Teamficient prevádzkuje aj spravované vzdialené call centrá a ponúka spoluprácu z mesiaca na mesiac, ktorá firmám umožňuje rozšíriť kapacitu podpory a zároveň delegovať rutinnú prácu.
Teamficient – vzdialený výkonný administratívny asistent
Podpora vedúcich pracovníkov spoločnosti Teamficient pri kalendároch, komunikácii, dokumentoch, cestovaní a operačnej koordinácii. Táto práca na plný úväzok na diaľku zahŕňa projekty a zainteresované strany v distribuovanom globálnom tíme.
Popis
- Poskytovať širokú administratívnu podporu vedúcim pracovníkom a seniorným lídrom
- Spravovať kalendáre, schôdzky, stretnutia a rozvrhy vedúcich pracovníkov
- Organizovať interné a externé stretnutia v niekoľkých časových pásmach
- Pripravovať agendy, prezentácie, reporty a ďalšie materiály pre vedúcich pracovníkov
- Sledovať úlohy, termíny a následné kroky po stretnutiach
- Pomáhať vedúcim pracovníkom udržiavať si organizáciu a určovať priority každodenných povinností
- Spravovať e-mailové schránky, správy a inú korešpondenciu vedúcich pracovníkov
- Písať, upravovať, korigovať a formátovať obchodnú komunikáciu a dokumenty
- Komunikovať s klientmi, dodávateľmi, zamestnancami a externými partnermi
- Chrániť dôverné a citlivé informácie
- Udržiavať usporiadané digitálne súbory, záznamy, dokumenty a databázy
- Podľa potreby organizovať cestovanie, itineráre, ubytovanie a súvisiace harmonogramy
- Podporovať sledovanie výdavkov, preplácanie nákladov a administratívne záznamy
- Pomáhať pri firemných podujatiach, stretnutiach a špeciálnych iniciatívach
- Vyhľadávať informácie a pripravovať zhrnutia alebo reporty pre vedenie
- Sledovať priority projektov, výstupy a pokrok
- Spolupracovať s internými tímami na dokončovaní úloh a vybavovaní požiadaviek
- Upozorňovať na blížiace sa termíny, omeškania a možné problémy
- Udržiavať prehľady úloh a nadväzovať na zodpovedné zainteresované strany
- Prispievať k efektívnejším administratívnym pracovným postupom a procesom
Požiadavky
- Minimálne dva roky profesionálnych skúseností s asistenciou vedúcim pracovníkom, administratívnou podporou, osobnou asistenciou, kancelárskou administratívou alebo porovnateľnou pozíciou
- Výborné písomné a ústne komunikačné schopnosti
- Vynikajúce organizačné schopnosti, riadenie času a schopnosť zvládať viacero úloh
- Preukázaná schopnosť koordinovať kalendáre, stretnutia, harmonogramy a konkurenčné priority
- Pokročilá pracovná znalosť Microsoft Office alebo Google Workspace vrátane Outlooku alebo Gmailu, Wordu alebo Docs, Excelu alebo Sheets a PowerPointu alebo Slides
- Dôsledne vysoká pozornosť venovaná detailom a presnosti
- Profesionálna diskrétnosť pri práci s dôvernými a citlivými informáciami
- Spoľahlivé dokončovanie úloh a schopnosti ich riadenia
- Schopnosť pracovať samostatne a proaktívne na diaľku
- Vybrúsený a profesionálny štýl komunikácie
- Vysokoškolské vzdelanie v odbore podniková administratíva, manažment, komunikácia alebo príbuznom odbore je výhodou; môže sa zohľadniť aj zodpovedajúca praktická skúsenosť
- Skúsenosti s podporou výkonných riaditeľov alebo seniorných lídrov
- Skúsenosti so spoluprácou v medzinárodných alebo distribuovaných tímoch
- Pracovná znalosť projektových a kolaboračných platforiem, ako sú Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack alebo Microsoft Teams
- Skúsenosti s organizovaním medzinárodného cestovania a komplexných harmonogramov v rôznych časových pásmach
- Skúsenosti s tvorbou prezentácií pre vedenie, reportov a obchodných dokumentov
- Dobré pochopenie postupov podnikovej administratívy a riadenia kancelárie
- Skúsenosti z rýchlo rastúceho startupu alebo prostredia profesionálnych služieb
- Schopnosť komunikovať v dvoch alebo viacerých jazykoch
- Dostupnosť v čase od 7:00 do 19:00 CST a na deväťhodinový denný pracovný režim vrátane ôsmich pracovných hodín a hodinovej prestávky
Benefity
- Plne vzdialená pracovná kultúra založená na samostatnosti, flexibilite a dôvere
- Príležitosti na medzinárodnú spoluprácu s odborníkmi z celého sveta
- Multikultúrny a globálne prepojený tím
- Príležitosti na kariérny rozvoj v medzinárodnom prostredí
- Dva dni voľna každý týždeň, pričom konkrétne dni budú určené