Teamficientは、企業向けにマネージド型のリモートオフィスサービスと専属バーチャルアシスタントを提供しています。女性およびマイノリティが所有する同社は、米国を拠点とするアカウントマネージャーのサポートのもと、研修を受けたバイリンガルのリモートチームを構築し、顧客の管理業務、カスタマーサービス、経理、技術業務、専門業務を支援しています。自動車教習所や医療機関向けの支援に強みがあり、電子健康記録（EHR）のサポート、患者の予約管理、処方箋の調整、HIPAAおよびプライバシー研修などに対応しています。また、マネージド型のリモートコールセンターを運営し、企業がサポート体制を拡大しながら定型業務を委託できる、月単位の契約サービスも提供しています。
Teamficientリモートエグゼクティブアドミニストレーションアシスタント
Teamficientの経営幹部を支援し、スケジュール、コミュニケーション、文書、出張、業務調整を担当します。 分散型のグローバルチームで、プロジェクトや関係者と連携するフルタイムのリモート職です。
仕事内容
- 経営幹部およびシニアリーダーに幅広い管理サポートを提供する
- 経営幹部のカレンダー、予定、会議、スケジュールを管理する
- 複数のタイムゾーンにまたがる社内外の会議を調整する
- 経営幹部向けの議題、プレゼンテーション、レポートなどの資料を作成する
- アクションアイテム、期限、会議後のフォローアップを管理する
- 経営幹部が整理された状態を保ち、日々の業務の優先順位を付けられるよう支援する
- 経営幹部の受信トレイ、メッセージ、その他の連絡を管理する
- ビジネス上のコミュニケーションや文書を作成、編集、校正、書式設定する
- 顧客、ベンダー、従業員、外部パートナーと連絡を取る
- 機密情報や重要情報を保護する
- デジタルファイル、記録、文書、データベースを整理して維持する
- 必要に応じて出張、旅程、宿泊、関連スケジュールを手配する
- 経費の追跡、精算、管理記録を支援する
- 社内イベント、会議、特別施策を支援する
- テーマを調査し、経営層向けの概要やレポートを作成する
- プロジェクトの優先事項、成果物、進捗を管理する
- 社内チームと協力してタスクを完了し、依頼に対応する
- 近づいている期限、遅延、潜在的な問題を報告する
- タスク管理表を更新し、担当者にフォローアップする
- より効率的な管理業務のワークフローとプロセスづくりに貢献する
応募要件
- エグゼクティブアシスタント、管理サポート、パーソナルアシスタント、オフィス管理、または同等の職務で2年以上の実務経験
- 優れた文章および口頭でのコミュニケーション能力
- 高い整理力、時間管理能力、マルチタスク能力
- カレンダー、会議、スケジュール、競合する優先事項を調整した実績
- OutlookまたはGmail、WordまたはDocs、ExcelまたはSheets、PowerPointまたはSlidesを含むMicrosoft OfficeまたはGoogle Workspaceの高度な実務知識
- 一貫して高い注意力と正確性を発揮できること
- 機密情報や重要情報を扱う際の職業上の守秘意識
- 確実なフォローアップとタスク管理能力
- リモート環境で自律的かつ主体的に働けること
- 洗練されたプロフェッショナルなコミュニケーションスタイル
- 経営学、マネジメント、コミュニケーション、または関連分野の学士号が望ましい。相当する実務経験も考慮される場合がある
- C-suiteの経営幹部またはシニアリーダーを支援した経験
- 国際チームまたは分散型チームとの協働経験
- Asana、Monday.com、ClickUp、Trello、Slack、Microsoft Teamsなどのプロジェクト・コラボレーションプラットフォームに関する実務知識
- 国際出張やタイムゾーンをまたぐ複雑なスケジュールを手配した経験
- 経営幹部向けのプレゼンテーション、レポート、ビジネス文書を作成した経験
- ビジネス管理およびオフィス管理の実務に関する確かな理解
- 変化の速いスタートアップまたはプロフェッショナルサービス環境での経験
- バイリンガルまたはマルチリンガルのコミュニケーション能力
- 中部標準時の午前7時から午後7時の時間帯に対応でき、1日9時間の勤務、うち実働8時間と1時間の休憩に対応できること
福利厚生
- 自律性、柔軟性、信頼を基盤とする完全リモートの職場文化
- 世界各地の専門家と国際的に協働する機会
- 多文化でグローバルにつながるチーム
- 国際的な環境でのキャリア開発機会
- 毎週2日の休日。具体的な曜日は別途決定