
Teamficient ให้บริการสำนักงานทางไกลแบบครบวงจรและผู้ช่วยเสมือนโดยเฉพาะสำหรับธุรกิจ บริษัทซึ่งเป็นเจ้าของโดยผู้หญิงและชนกลุ่มน้อยแห่งนี้สร้างทีมงานทางไกลที่ผ่านการฝึกอบรมและสื่อสารได้สองภาษา โดยมีผู้จัดการดูแลบัญชีในสหรัฐฯ คอยสนับสนุน ช่วยให้ลูกค้าจัดการงานธุรการ งานบริการลูกค้า งานบัญชี งานด้านเทคนิค และการดำเนินงานเฉพาะทางต่าง ๆ บริษัทมีความเชี่ยวชาญในการสนับสนุนโรงเรียนสอนขับรถและสถานพยาบาล เช่น การช่วยเหลือด้านระบบเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ (EHR) การนัดหมายผู้ป่วย การประสานงานด้านใบสั่งยา ตลอดจนการฝึกอบรมเกี่ยวกับ HIPAA และความเป็นส่วนตัว นอกจากนี้ Teamficient ยังดำเนินงานศูนย์บริการทางโทรศัพท์ทางไกลแบบครบวงจร และให้บริการความร่วมมือแบบรายเดือน ซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยให้ธุรกิจเพิ่มขีดความสามารถในการให้บริการ พร้อมมอบหมายงานประจำให้ผู้อื่นดำเนินการ
ผู้ช่วยฝ่ายธุรการผู้บริหารแบบรีโมตของ Teamficient
สนับสนุนผู้บริหารของ Teamficient ในด้านปฏิทิน การสื่อสาร เอกสาร การเดินทาง และการประสานงานด้านการปฏิบัติงาน ตำแหน่งงานเต็มเวลานี้ทำงานทางไกลร่วมกับโครงการและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในทีมระดับโลกที่กระจายตัวอยู่หลายพื้นที่
รายละเอียด
- ให้การสนับสนุนด้านธุรการอย่างครอบคลุมแก่ผู้บริหารและผู้นำระดับอาวุโส
- ดูแลปฏิทิน ตารางนัดหมาย การประชุม และตารางเวลาของผู้บริหาร
- จัดการประชุมภายในและภายนอกที่ครอบคลุมหลายเขตเวลา
- จัดทำระเบียบวาระการประชุม งานนำเสนอ รายงาน และเอกสารอื่น ๆ สำหรับผู้บริหาร
- ติดตามรายการดำเนินการ กำหนดเวลา และงานต่อเนื่องหลังการประชุม
- ช่วยให้ผู้บริหารจัดระเบียบงานและจัดลำดับความสำคัญของความรับผิดชอบประจำวัน
- จัดการกล่องจดหมาย ข้อความ และการติดต่อสื่อสารอื่น ๆ ของผู้บริหาร
- เขียน แก้ไข ตรวจทาน และจัดรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจและเอกสาร
- ประสานงานกับลูกค้า ผู้ขาย พนักงาน และพันธมิตรภายนอก
- ดูแลรักษาข้อมูลที่เป็นความลับและมีความละเอียดอ่อน
- จัดระเบียบไฟล์ดิจิทัล บันทึก เอกสาร และฐานข้อมูล
- จัดการการเดินทาง กำหนดการ ที่พัก และตารางเวลาที่เกี่ยวข้องตามความจำเป็น
- สนับสนุนการติดตามค่าใช้จ่าย การเบิกคืน และบันทึกด้านธุรการ
- ช่วยจัดกิจกรรมบริษัท การประชุม และโครงการพิเศษ
- ค้นคว้าหัวข้อต่าง ๆ และจัดทำสรุปหรือรายงานสำหรับผู้นำ
- ติดตามลำดับความสำคัญ สิ่งส่งมอบ และความคืบหน้าของโครงการ
- ทำงานร่วมกับทีมภายในเพื่อปิดงานและดำเนินการตามคำขอ
- แจ้งเตือนกำหนดเวลาที่ใกล้เข้ามา ความล่าช้า และปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
- ดูแลเครื่องมือติดตามงานและติดตามผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่รับผิดชอบ
- มีส่วนช่วยปรับปรุงขั้นตอนและกระบวนการทำงานด้านธุรการให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
คุณสมบัติ
- มีประสบการณ์ทำงานอย่างน้อยสองปีในด้านผู้ช่วยผู้บริหาร งานสนับสนุนธุรการ ผู้ช่วยส่วนตัว งานธุรการสำนักงาน หรือตำแหน่งที่เทียบเท่า
- มีทักษะการสื่อสารทั้งการเขียนและการพูดที่ดี
- มีความสามารถยอดเยี่ยมด้านการจัดระเบียบ การบริหารเวลา และการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
- มีประสบการณ์ที่แสดงให้เห็นถึงความสามารถในการประสานงานปฏิทิน การประชุม ตารางเวลา และลำดับความสำคัญที่หลากหลาย
- มีความรู้ในการใช้งาน Microsoft Office หรือ Google Workspace ในระดับสูง รวมถึง Outlook หรือ Gmail, Word หรือ Docs, Excel หรือ Sheets และ PowerPoint หรือ Slides
- ใส่ใจในรายละเอียดและความถูกต้องในระดับสูงอย่างสม่ำเสมอ
- ใช้วิจารณญาณในการทำงานอย่างมืออาชีพเมื่อจัดการข้อมูลที่เป็นความลับและมีความละเอียดอ่อน
- มีทักษะในการติดตามงานและบริหารจัดการงานที่เชื่อถือได้
- สามารถทำงานได้อย่างอิสระและเชิงรุกในสภาพแวดล้อมการทำงานทางไกล
- มีรูปแบบการสื่อสารที่เรียบร้อยและเป็นมืออาชีพ
- พิจารณาเป็นพิเศษสำหรับผู้จบปริญญาตรีด้านบริหารธุรกิจ การจัดการ การสื่อสาร หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง โดยอาจพิจารณาประสบการณ์จริงที่เทียบเท่า
- มีประสบการณ์สนับสนุนผู้บริหารระดับ C-suite หรือผู้นำระดับอาวุโส
- มีประสบการณ์ทำงานร่วมกับทีมระหว่างประเทศหรือทีมที่กระจายตัวอยู่หลายพื้นที่
- คุ้นเคยกับแพลตฟอร์มการจัดการโครงการและการทำงานร่วมกัน เช่น Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack หรือ Microsoft Teams
- มีประสบการณ์จัดการเดินทางระหว่างประเทศและตารางเวลาที่ซับซ้อนข้ามเขตเวลา
- มีประสบการณ์จัดทำงานนำเสนอ รายงาน และเอกสารทางธุรกิจสำหรับผู้บริหาร
- มีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับแนวปฏิบัติด้านการบริหารธุรกิจและการจัดการสำนักงาน
- มีประสบการณ์ในสตาร์ทอัปที่ดำเนินงานอย่างรวดเร็วหรือสภาพแวดล้อมด้านบริการวิชาชีพ
- สามารถสื่อสารได้สองภาษาหรือหลายภาษา
- สามารถทำงานในช่วงเวลา 7:00–19:00 น. ตามเวลา CST และทำงานวันละเก้าชั่วโมง ซึ่งรวมเวลาทำงานแปดชั่วโมงและเวลาพักหนึ่งชั่วโมง
สวัสดิการ
- วัฒนธรรมการทำงานทางไกลเต็มรูปแบบที่ให้ความสำคัญกับความเป็นอิสระ ความยืดหยุ่น และความไว้วางใจ
- โอกาสทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญจากนานาประเทศทั่วโลก
- ทีมงานที่มีความหลากหลายทางวัฒนธรรมและเชื่อมโยงกันทั่วโลก
- โอกาสพัฒนาความก้าวหน้าในอาชีพในสภาพแวดล้อมระดับนานาชาติ
- หยุดงานสัปดาห์ละสองวัน โดยจะกำหนดวันที่หยุดให้ชัดเจนภายหลัง