Teamficient pakub ettevõtetele hallatud kaugtöö kontoriteenuseid ja pühendunud virtuaalassistente. Nais- ja vähemusosalusega ettevõte loob koolitatud kakskeelseid kaugtöömeeskondi, keda toetavad USA-s asuvad kliendihaldurid. See aitab klientidel korraldada haldus-, klienditeenindus-, raamatupidamis-, tehnilise toe ja erioskusi nõudvaid toiminguid. Ettevõtte pädevus hõlmab autokoolide ja tervishoiuasutuste toetamist, sealhulgas elektrooniliste terviseandmete süsteemide kasutamise tuge, patsientide ajakava koostamist, retseptide koordineerimist ning HIPAA- ja privaatsuskoolitust. Teamficient haldab ka kaugkõnekeskusi ning pakub kuupõhiseid koostöömudeleid, mis aitavad ettevõtetel oma tugivõimekust suurendada ja rutiinseid ülesandeid delegeerida.
Teamficienti kaugtööna töötav juhtkonna administratiivassistent
Toetad Teamficienti juhte kalendrite, suhtluse, dokumentide, reisikorralduse ja töö koordineerimisega. See täiskohaga kaugtöö võimaldab töötada projektide ja sidusrühmadega ülemaailmses hajutatud meeskonnas.
Kirjeldus
- Pakud juhtidele ja tippjuhtkonnale mitmekülgset administratiivset tuge
- Haldad juhtkonna kalendreid, kohtumisi, koosolekuid ja ajakavasid
- Korraldad sise- ja väliskoosolekuid mitmes ajavööndis
- Koostad juhtkonnale päevakavasid, esitlusi, aruandeid ja muid materjale
- Jälgid tegevusi, tähtaegu ja koosolekutejärgseid järeltoiminguid
- Aitad juhtidel püsida organiseerituna ja seada igapäevaseid prioriteete
- Haldad juhtkonna postkaste, sõnumeid ja muud kirjavahetust
- Kirjutad, toimetad, korrektuurid ja vormindad ärisuhtlust ning dokumente
- Suhtled klientide, tarnijate, töötajate ja välispartneritega
- Kaitsed konfidentsiaalset ja tundlikku teavet
- Hooldad korrastatud digifaile, arvestusi, dokumente ja andmebaase
- Korraldad vajaduse korral reise, reisikavasid, majutust ja seotud ajakavasid
- Toetad kulude jälgimist, hüvitisi ja administratiivset arvestust
- Abistad ettevõtte ürituste, koosolekute ja erialgatuste korraldamisel
- Uurid teemasid ning koostad juhtkonnale kokkuvõtteid või aruandeid
- Jälgid projektide prioriteete, tulemusi ja edenemist
- Teed sisemiste meeskondadega koostööd ülesannete lõpetamiseks ja taotluste täitmiseks
- Juhid tähelepanu lähenevatele tähtaegadele, viivitustele ja võimalikele probleemidele
- Hooldad ülesannete jälgimise süsteeme ja võtad vastutavatelt sidusrühmadelt tagasisidet
- Panustad tõhusamate administratiivsete töövoogude ja protsesside loomisesse
Nõuded
- Vähemalt kaheaastane töökogemus juhtkonna assistendi, administratiivse toe, isikliku assistendi, kontorihalduse või võrreldavas rollis
- Tugev kirjalik ja suuline suhtlusoskus
- Suurepärane organiseerimis-, ajajuhtimis- ja mitme ülesande täitmise oskus
- Tõendatud võime koordineerida kalendreid, koosolekuid, ajakavasid ja konkureerivaid prioriteete
- Microsoft Office'i või Google Workspace'i edasijõudnud kasutusoskus, sealhulgas Outlook või Gmail, Word või Docs, Excel või Sheets ning PowerPoint või Slides
- Püsivalt suur tähelepanelikkus detailide suhtes ja täpsus
- Professionaalne diskreetsus konfidentsiaalse ja tundliku teabe käsitlemisel
- Usaldusväärne ülesannete lõpuleviimine ja haldamisoskus
- Võime töötada kaugtöökeskkonnas iseseisvalt ja ennetavalt
- Viimistletud ja professionaalne suhtlusstiil
- Ärijuhtimise, juhtimise, kommunikatsiooni või seotud eriala bakalaureusekraad on eelistatud; arvesse võidakse võtta samaväärset praktilist kogemust
- Kogemus C-tasandi juhtide või tippjuhtkonna toetamisel
- Kogemus rahvusvaheliste või hajutatud meeskondadega koostöötamisel
- Projektijuhtimise ja koostööplatvormide, nagu Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack või Microsoft Teams, töine tundmine
- Kogemus rahvusvaheliste reiside ja keerukate ajakavade korraldamisel eri ajavööndites
- Kogemus juhtkonna esitluste, aruannete ja äridokumentide koostamisel
- Kindel arusaam ärijuhtimise ja kontorihalduse põhimõtetest
- Kogemus kiiresti arenevas idufirmas või professionaalsete teenuste keskkonnas
- Kaks- või mitmekeelne suhtlusoskus
- Võimalus töötada ajavahemikus 7.00–19.00 CST ning üheksatunnise tööpäeva jooksul, millest kaheksa tundi on tööaeg ja üks tund paus
Hüved
- Täielikult kaugtööl põhinev töökultuur, mis väärtustab iseseisvust, paindlikkust ja usaldust
- Võimalus teha rahvusvahelist koostööd eri riikides töötavate spetsialistidega
- Mitmekultuuriline ja ülemaailmselt seotud meeskond
- Karjääriarengu võimalused rahvusvahelises keskkonnas
- Igal nädalal kaks vaba päeva; täpsed päevad määratakse kindlaks hiljem