Teamficient tarjoaa yrityksille hallinnoituja etätoimistopalveluja ja omistettuja virtuaaliassistentteja. Nais- ja vähemmistöomisteinen yritys rakentaa koulutettuja, kaksikielisiä etätiimejä, joita tukevat Yhdysvalloissa toimivat asiakkuuspäälliköt. Näin asiakkaat voivat hoitaa hallinnollisia tehtäviä, asiakaspalvelua, kirjanpitoa, teknistä tukea ja erityisosaamista vaativia toimintoja. Yrityksen asiantuntemukseen kuuluu tuki autokouluille ja terveydenhuollon vastaanotoille, kuten sähköisten potilastietojärjestelmien käyttö, potilasajanvaraukset, reseptien koordinointi sekä HIPAA- ja tietosuojakoulutus. Teamficient ylläpitää myös hallinnoituja etäpuhelinpalvelukeskuksia ja tarjoaa kuukausittain uusittavia yhteistyömalleja, joiden avulla yritykset voivat kasvattaa tukikapasiteettiaan ja ulkoistaa rutiinityöt.
Teamficient etänä työskentelevä johdon hallintoassistentti
Tuet Teamficientin johtoa kalentereissa, viestinnässä, asiakirjoissa, matkajärjestelyissä ja toiminnan koordinoinnissa. Tässä kokoaikaisessa etätyössä työskentelet projektien ja sidosryhmien parissa maailmanlaajuisessa hajautetussa tiimissä.
Kuvaus
- Tarjoa laaja-alaista hallinnollista tukea johtajille ja ylimmälle johdolle
- Hallitse johdon kalentereita, tapaamisia, kokouksia ja aikatauluja
- Järjestä sisäisiä ja ulkoisia kokouksia useilla aikavyöhykkeillä
- Laadi esityslistoja, esityksiä, raportteja ja muita materiaaleja johdolle
- Seuraa toimenpiteitä, määräaikoja ja kokousten jälkeisiä jatkotoimia
- Auta johtoa pysymään järjestäytyneenä ja priorisoimaan päivittäiset tehtävät
- Hallitse johdon sähköpostilaatikoita, viestejä ja muuta kirjeenvaihtoa
- Kirjoita, muokkaa, oikolue ja muotoile liiketoimintaviestintää ja asiakirjoja
- Toimi yhteyshenkilönä asiakkaiden, toimittajien, työntekijöiden ja ulkoisten kumppaneiden välillä
- Suojaa luottamukselliset ja arkaluonteiset tiedot
- Ylläpidä järjestettyjä digitaalisia tiedostoja, rekistereitä, asiakirjoja ja tietokantoja
- Järjestä tarvittaessa matkat, matkasuunnitelmat, majoitukset ja niihin liittyvät aikataulut
- Tue kulujen seurantaa, korvauksia ja hallinnollisia rekistereitä
- Avusta yrityksen tapahtumissa, kokouksissa ja erityishankkeissa
- Tutki aiheita ja laadi johdolle yhteenvetoja tai raportteja
- Seuraa projektien prioriteetteja, toimitettavia kokonaisuuksia ja edistymistä
- Tee yhteistyötä sisäisten tiimien kanssa tehtävien päättämiseksi ja pyyntöjen täyttämiseksi
- Nosta esiin lähestyvät määräajat, viivästykset ja mahdolliset ongelmat
- Ylläpidä tehtäväseurantoja ja seuraa vastuuhenkilöiden edistymistä
- Osallistu tehokkaampien hallinnollisten työnkulkujen ja prosessien kehittämiseen
Vaatimukset
- Vähintään kahden vuoden työkokemus johdon assistentin, hallinnollisen tuen, henkilökohtaisen avustajan, toimistohallinnon tai vastaavasta tehtävästä
- Erinomaiset kirjalliset ja suulliset viestintätaidot
- Erinomaiset organisointi-, ajanhallinta- ja multitaskaustaidot
- Osoitettu kyky koordinoida kalentereita, kokouksia, aikatauluja ja kilpailevia prioriteetteja
- Microsoft Officen tai Google Workspacen edistynyt käyttötaito, mukaan lukien Outlook tai Gmail, Word tai Docs, Excel tai Sheets sekä PowerPoint tai Slides
- Jatkuvasti korkea tarkkuus ja huolellisuus
- Ammatillinen harkintakyky luottamuksellisia ja arkaluonteisia tietoja käsiteltäessä
- Luotettava toimeenpano ja tehtävienhallinta
- Kyky työskennellä itsenäisesti ja ennakoivasti etäympäristössä
- Viimeistelty ja ammattimainen viestintätyyli
- Kauppatieteiden, johtamisen, viestinnän tai vastaavan alan kandidaatin tutkinto katsotaan eduksi; vastaava käytännön kokemus voidaan huomioida
- Kokemus toimitusjohtajan, muun ylimmän johdon tai johtoryhmän tukemisesta
- Kokemus kansainvälisten tai hajautettujen tiimien kanssa työskentelystä
- Projektinhallinta- ja yhteistyöalustojen, kuten Asanan, Monday.comin, ClickUpin, Trellon, Slackin tai Microsoft Teamsin, perusteiden tuntemus
- Kokemus kansainvälisten matkojen ja monimutkaisten, eri aikavyöhykkeille sijoittuvien aikataulujen järjestämisestä
- Kokemus johdon esitysten, raporttien ja liiketoiminta-asiakirjojen laatimisesta
- Hyvä ymmärrys liiketoiminnan hallinnosta ja toimistonhallinnan käytännöistä
- Kokemus nopeasti muuttuvasta startup- tai asiantuntijapalveluympäristöstä
- Kaksikielinen tai monikielinen viestintätaito
- Mahdollisuus työskennellä klo 7–19 CST-aikavälillä sekä yhdeksän tunnin päivittäisen työajan puitteissa, johon sisältyy kahdeksan työtuntia ja yhden tunnin tauko
Edut
- Täysin etänä toimiva työkulttuuri, joka perustuu itsenäisyyteen, joustavuuteen ja luottamukseen
- Mahdollisuuksia kansainväliseen yhteistyöhön eri puolilla maailmaa työskentelevien ammattilaisten kanssa
- Monikulttuurinen ja maailmanlaajuisesti verkostoitunut tiimi
- Mahdollisuuksia urakehitykseen kansainvälisessä ympäristössä
- Kaksi vapaapäivää viikossa; tarkemmat päivät määritellään myöhemmin